Samenvatting Management
Interne communicatie als management instrument – Huib Koeleman
Hoofdstuk 2 – functies , kanalen en richtingen
Er zijn 4 functies van interne communicatie
- Het faciliteren van werkprocessen
Een organisatie bevat altijd een groep mensen die op een min of meer gestructureerde manier
samen iets proberen te bereiken. Dus veel verschillende processen die moeten leiden tot het
realiseren van een organisatiedoel. Hiervoor is coördinatie nodig. Communicatie(afstemmen tussen
verschillende personen) & informatie ( instructies en procedures) zoals taakinformatie ( uitvoering
van de taak) en beheerinformatie ( zorgt ervoor dat activiteiten op het juiste moment door de juiste
persoon wordt uitgevoerd.
Mintzberg onderscheid 5 manieren om werkprocessen te coördineren: directe toezicht,
standaardisering van werk, standaardisering van vaardigheden, onderlinge aanpassing, commerciële
informatie en internal branding( missiebenadering, strategiebenadering, communicatiebenadering,
organisatiebenadering).
- Het delen en vernieuwen van kennis
Bedrijven die bewust zoveel mogelijk gebruik maken van de aanwezige kennis, doen aan
kennismanagement. Expliciete kennis wordt vast gelegd en kan dus worden opgezocht. Deze
informatie kan beoordeeld worden door werknemers waardoor de juiste informatie bij iedereen
terecht komt. Impliciete kennis vergt meer discipline omdat dit om kennis in het hoofd gaat. Kan
worden verworven via bijv. sociale media het vindbaar maken van kennis en ondersteunen van
kennisuitwisseling.
Er is ook de mogelijkheid om met externe mensen te communiceren, door informatie uit te delen (
gezamenlijke vak discussies, spiegelgroepen)
- Het motiveren en verbinden van medewerkers
Bij motiveren van medewerkers is het moeilijk omdat er geen specifieke communicatiemiddel is, het
gaat hier om motiveren en dus feedback geven. Sociale media kan worden ingezet voor grotere
openheid over beleidszaken waardoor de medewerkers zich betrokken voelen.
- Richten van de organisatie en versterken van identificatie
Hiermee word het bewerkstellen van gezamenlijke doelen en gezamenlijke koers voor de hele
organisatie bedoeld. Het communicatieproces dat hierbij hoort is beleidscommunicatie (=
communiceren over beleid, bevorderen van gemeenschappelijk gevoel). De informatie die hierbij
hoort zit in beleidsnotities, vision & mission statements, kaderbrieven enz.. Onvrede binnen een
organisatie kan ontstaan als beleidsinformatie niet helder is, dit kan te maken hebben met onkunde
maar soms is dit een strategische keuze ( ligt aan de organisatie). Bij vroegtijdige
informatieverstrekking kunnen medewerkers meedenken en sneller mee veranderen. Bij deze
nieuwe wijze van werken ( ook via sociale media info verstrekken) ligt het initiatief niet perse meer
bij de directie. De medewerkers kunnen op deze manier hun zegje doen en ideeën inbrengen maar
de directie/manager zal nog steeds bepalen en een goed/duidelijk plan opstellen.
Communicatie in het werkproces vertelt de individuele medewerker wat hij wanneer en op welke
wijze het beste kan doen, hat het doel is en of hij voldoende is afgestemd met collega’s. Hiervoor is
wel kennis nodig. Communicatie en informatie zijn dus van groot belang voor een individu, om
doelen te bereiken. Motiverende communicatie vertelt de medewerker waarom hij zich inspant.
Beleidscommunicatie helpt de medewerker zich te oriënteren, dus in welk kader het werk gedaan
wordt.
Bovenstaande punten toegepast op de overheid:
, - Faciliteren van het werkproces: er zijn veel werkzaamheden tegelijk aan de gang.
Werkzaamheden zijn: beleidscyclus, agendering, probleemdefinitie, beleidsvorming,
beleidsvaststelling, beleidsuitvoering, terugkoppeling.
- Kennismanagement: belangrijk is de informatie over vroegere nota’s, ontwikkelingen. Dit is
niet anders dan bij een bedrijf.
- Motiveren: ambtenaren willen bijdragen aan een maatschappelijke zaak. Interne
communicatie kan bijdragen aan het thuis laten voelen van ambtenaren in de organisatie.
Externe communicatie kan ook motiverend zijn door als de organisatie een positief beeld
heeft, de ambtenaren ook positiever worden.
- Richten van de organisatie: binnen de organisatie heeft men niet alleen te maken met de
beslissingen van de ambtelijke top maar ook de politiek. Dit is een verwarringsschepper
aangezien beslissingen van de politiek soms gelezen moeten worden in de krant.
Binnen een bedrijf kunnen verschillende communicatiekanalen worden gehanteerd. Om de
mediamix te kunnen bepalen moet de ‘fit’ tussen de functie en medium worden gevonden. Er zijn
vier criteria die de rijkheid van een medium bepalen volgens Daft en Lengel: De mogelijkheid tot
feedback, de mogelijkheid tot het gebruik van verschillende cues zoals stembuigingen en
gezichtsuitdrukkingen, het gebruik van de natuurlijke taal, de persoonlijke focus van het medium ( of
het medium wel of niet goed aansluit op de persoonlijke vaardigheden van de mens).
Het bekendste en rijkste kanaal is de persoonlijke communicatie, dit gaat dan vaak ook om hele
belangrijke veranderingen/informatie. Ook wordt er veel informatie verstrekt via digitale en
schriftelijke media, dit is ter ondersteuning van het primaire proces.
Aan persoonlijke communicatie wordt veel waarde gehecht maar dit wordt ook snel weer vergeten.
Voorbeelden zijn werkoverleg, brainstormsessies, stafvergaderingen enz..
Communiceren via interne media is minder effectief dan mondelinge communicatie maar het kan
goed informatie verspreiden. De keuze voor gebruik van een medium is belangrijk. Factoren die een
rol spelen bij de keuze zijn: de beschikbaarheid van een medium, het risico van misperceptie,
populariteit van het medium, vroegere ervaringen, past de boodschap bij het medium, de mate
waarin iets nieuws oproepbaar kan zijn. Voordelen van interne media zijn: snel veel mensen bereiken
binnen de organisatie, iedereen ontvangt dezelfde informatie, relatief goedkoop, mededelingen
kunnen worden nagelezen.
Intranet is een digitale omgeving waarbinnen oude bestaande media opgenomen kunnen worden en
worden aangevuld met nieuwe vormen. Dit netwerk kan alleen gebruikt worden door medewerkers
waardoor bedrijfsinformatie niet uitlekt. Intranet bevat interactie, statische databases, dynamisch
opvraagbare informatie en maakt archiveren en terugkoppelen van documenten mogelijk. Intranet
kan worden gebruikt als medium voor taakinformatie, kennisdeling, beleidsinformatie en HRM-info.
De organisatie stelt op intranet heel veel informatie beschikbaar en de medewerker kan zelf kiezen
welke informatie voor hem bedoeld is.
Video-blogs en audioblogs zijn een goede vorm van informatie verspreiden omdat de medewerker
dit beter onthoud dan als je alleen iets verteld.
Er zijn 4 vormen van informatiestromen
- Top-downcommunicatie
Gaat vanuit het management naar de medewerker en bevat taak- en beleidsinformatie. Wordt
verspreid via de interne media. Binnen grote organisaties kunnen zich problemen voordoen zoals te
grote afstand tussen zender en ontvanger of overbelasting van het middenkader ( overvloed aan
informatie).
- Bottom-upcommunicatie
Interne communicatie als management instrument – Huib Koeleman
Hoofdstuk 2 – functies , kanalen en richtingen
Er zijn 4 functies van interne communicatie
- Het faciliteren van werkprocessen
Een organisatie bevat altijd een groep mensen die op een min of meer gestructureerde manier
samen iets proberen te bereiken. Dus veel verschillende processen die moeten leiden tot het
realiseren van een organisatiedoel. Hiervoor is coördinatie nodig. Communicatie(afstemmen tussen
verschillende personen) & informatie ( instructies en procedures) zoals taakinformatie ( uitvoering
van de taak) en beheerinformatie ( zorgt ervoor dat activiteiten op het juiste moment door de juiste
persoon wordt uitgevoerd.
Mintzberg onderscheid 5 manieren om werkprocessen te coördineren: directe toezicht,
standaardisering van werk, standaardisering van vaardigheden, onderlinge aanpassing, commerciële
informatie en internal branding( missiebenadering, strategiebenadering, communicatiebenadering,
organisatiebenadering).
- Het delen en vernieuwen van kennis
Bedrijven die bewust zoveel mogelijk gebruik maken van de aanwezige kennis, doen aan
kennismanagement. Expliciete kennis wordt vast gelegd en kan dus worden opgezocht. Deze
informatie kan beoordeeld worden door werknemers waardoor de juiste informatie bij iedereen
terecht komt. Impliciete kennis vergt meer discipline omdat dit om kennis in het hoofd gaat. Kan
worden verworven via bijv. sociale media het vindbaar maken van kennis en ondersteunen van
kennisuitwisseling.
Er is ook de mogelijkheid om met externe mensen te communiceren, door informatie uit te delen (
gezamenlijke vak discussies, spiegelgroepen)
- Het motiveren en verbinden van medewerkers
Bij motiveren van medewerkers is het moeilijk omdat er geen specifieke communicatiemiddel is, het
gaat hier om motiveren en dus feedback geven. Sociale media kan worden ingezet voor grotere
openheid over beleidszaken waardoor de medewerkers zich betrokken voelen.
- Richten van de organisatie en versterken van identificatie
Hiermee word het bewerkstellen van gezamenlijke doelen en gezamenlijke koers voor de hele
organisatie bedoeld. Het communicatieproces dat hierbij hoort is beleidscommunicatie (=
communiceren over beleid, bevorderen van gemeenschappelijk gevoel). De informatie die hierbij
hoort zit in beleidsnotities, vision & mission statements, kaderbrieven enz.. Onvrede binnen een
organisatie kan ontstaan als beleidsinformatie niet helder is, dit kan te maken hebben met onkunde
maar soms is dit een strategische keuze ( ligt aan de organisatie). Bij vroegtijdige
informatieverstrekking kunnen medewerkers meedenken en sneller mee veranderen. Bij deze
nieuwe wijze van werken ( ook via sociale media info verstrekken) ligt het initiatief niet perse meer
bij de directie. De medewerkers kunnen op deze manier hun zegje doen en ideeën inbrengen maar
de directie/manager zal nog steeds bepalen en een goed/duidelijk plan opstellen.
Communicatie in het werkproces vertelt de individuele medewerker wat hij wanneer en op welke
wijze het beste kan doen, hat het doel is en of hij voldoende is afgestemd met collega’s. Hiervoor is
wel kennis nodig. Communicatie en informatie zijn dus van groot belang voor een individu, om
doelen te bereiken. Motiverende communicatie vertelt de medewerker waarom hij zich inspant.
Beleidscommunicatie helpt de medewerker zich te oriënteren, dus in welk kader het werk gedaan
wordt.
Bovenstaande punten toegepast op de overheid:
, - Faciliteren van het werkproces: er zijn veel werkzaamheden tegelijk aan de gang.
Werkzaamheden zijn: beleidscyclus, agendering, probleemdefinitie, beleidsvorming,
beleidsvaststelling, beleidsuitvoering, terugkoppeling.
- Kennismanagement: belangrijk is de informatie over vroegere nota’s, ontwikkelingen. Dit is
niet anders dan bij een bedrijf.
- Motiveren: ambtenaren willen bijdragen aan een maatschappelijke zaak. Interne
communicatie kan bijdragen aan het thuis laten voelen van ambtenaren in de organisatie.
Externe communicatie kan ook motiverend zijn door als de organisatie een positief beeld
heeft, de ambtenaren ook positiever worden.
- Richten van de organisatie: binnen de organisatie heeft men niet alleen te maken met de
beslissingen van de ambtelijke top maar ook de politiek. Dit is een verwarringsschepper
aangezien beslissingen van de politiek soms gelezen moeten worden in de krant.
Binnen een bedrijf kunnen verschillende communicatiekanalen worden gehanteerd. Om de
mediamix te kunnen bepalen moet de ‘fit’ tussen de functie en medium worden gevonden. Er zijn
vier criteria die de rijkheid van een medium bepalen volgens Daft en Lengel: De mogelijkheid tot
feedback, de mogelijkheid tot het gebruik van verschillende cues zoals stembuigingen en
gezichtsuitdrukkingen, het gebruik van de natuurlijke taal, de persoonlijke focus van het medium ( of
het medium wel of niet goed aansluit op de persoonlijke vaardigheden van de mens).
Het bekendste en rijkste kanaal is de persoonlijke communicatie, dit gaat dan vaak ook om hele
belangrijke veranderingen/informatie. Ook wordt er veel informatie verstrekt via digitale en
schriftelijke media, dit is ter ondersteuning van het primaire proces.
Aan persoonlijke communicatie wordt veel waarde gehecht maar dit wordt ook snel weer vergeten.
Voorbeelden zijn werkoverleg, brainstormsessies, stafvergaderingen enz..
Communiceren via interne media is minder effectief dan mondelinge communicatie maar het kan
goed informatie verspreiden. De keuze voor gebruik van een medium is belangrijk. Factoren die een
rol spelen bij de keuze zijn: de beschikbaarheid van een medium, het risico van misperceptie,
populariteit van het medium, vroegere ervaringen, past de boodschap bij het medium, de mate
waarin iets nieuws oproepbaar kan zijn. Voordelen van interne media zijn: snel veel mensen bereiken
binnen de organisatie, iedereen ontvangt dezelfde informatie, relatief goedkoop, mededelingen
kunnen worden nagelezen.
Intranet is een digitale omgeving waarbinnen oude bestaande media opgenomen kunnen worden en
worden aangevuld met nieuwe vormen. Dit netwerk kan alleen gebruikt worden door medewerkers
waardoor bedrijfsinformatie niet uitlekt. Intranet bevat interactie, statische databases, dynamisch
opvraagbare informatie en maakt archiveren en terugkoppelen van documenten mogelijk. Intranet
kan worden gebruikt als medium voor taakinformatie, kennisdeling, beleidsinformatie en HRM-info.
De organisatie stelt op intranet heel veel informatie beschikbaar en de medewerker kan zelf kiezen
welke informatie voor hem bedoeld is.
Video-blogs en audioblogs zijn een goede vorm van informatie verspreiden omdat de medewerker
dit beter onthoud dan als je alleen iets verteld.
Er zijn 4 vormen van informatiestromen
- Top-downcommunicatie
Gaat vanuit het management naar de medewerker en bevat taak- en beleidsinformatie. Wordt
verspreid via de interne media. Binnen grote organisaties kunnen zich problemen voordoen zoals te
grote afstand tussen zender en ontvanger of overbelasting van het middenkader ( overvloed aan
informatie).
- Bottom-upcommunicatie
