Inkoop in de publieke sector
Bij inkopen in de publieke sector moet altijd rekening worden gehouden met
maatschappelijke waarden, transparantie en economische en ecologische impact.
Inkoop is alles waar een externe factuur tegenover staat. De publieke sector omvat alle
organisaties en instellingen die op de een of andere manier activiteiten ontplooien die in
het algemeen belang zijn en die voor het grootste deel door de overheid worden
gefinancieerd.
Het inkoopproces bestaat uit drie fasen:
- De voorbereidingsfase
o Stap 1: voortraject. Collega’s met expertise en marktonderzoek inclusief
risico’s in kaart brengen
o Stap 2: specificeren. De scope, planning en aanpak worden vastgesteld.
Ook wel opdrachtomschrijving, raming en aanbestedingsstrategie.
- De tactische of initiële inkoop
o Stap 2: specificeren. Vertalen van behoefte
o Stap 3: selecteren. Leveranciers die de opdracht mogen uitvoeren.
o Stap 4: Contracteren. Overeenkomst wordt gesloten inclusief het
vastleggen van de condities en voorwaarden.
- De operationele inkoop
o Stap 5: bestellen. Uitvoeren van de overeenkomst
o Stap 6: Bewaken. Komt de uitvoering overeen met de afspraken?
o Stap 7: Nazorg. Maken, controleren en archiveren van het inkoop- en
aanbestedingsdossier inclusief de conclude stap van CM.
Nevi onderscheidt drie niveaus in de inkoopfunctie van werkzaamheden die tijdens het
inkoopproces moeten worden uitgevoerd. Op ieder niveau worden randvoorwaarden
gecreëerd voor het onderliggende niveau, terwijl het bovenliggende niveau de
noodzakelijke gegevens levert voor de niveaus daarboven.
Gemaakt door F.T. van Straaten
, 1. Strategische inkoper
De strategisch inkoper bepaalt de visie op de lange termijn binnen de kaders van het
organisatiebeleid. Activiteiten zijn het opstellen van een inkoopvisie en -missie,
ontwikkelen van inkoopbeleid en -doelen, bepalen en verbeteren van het inkoopproces,
uitvoeren van inkoopdiagnoses en bepalen van de brede inkoopstrategie.
De
inkoopmissie en -
visie worden
vertaald in een
inkoopbeleid met
concrete
inkoopdoelen en
algemene
uitgangspunten.
Een koers wordt
vaak SMART
geformuleerd; Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsbestek.
Inkoopbeleid sluit vaak aan bij modelverklaringen van koepelorganisaties en periodieke
evaluatie is gewenst. Succesvol inkoopbeleid is te toetsen met een kwalitatieve of
kwantitatieve inkoopdiagnose met betrekking tot spend (voor wie, wat, waar?),
organisatie (inkooptaken en -verantwoordelijkheden & door wie), met welke tools en
procedures. Met deze managementinformatie kan je sturen op inkoop (kosten, kwaliteit
en omvang).
Gemaakt door F.T. van Straaten
, 2. Tactische inkoper
De tactische inkoper bepaalt wie wat mag leveren inclusief de voorwaarden. Dit wordt
vastgelegd in een Programma van Eisen (PvE). Het specificeren zorgt voor een beste
prijs-kwaliteitsverhouding. De inhoudelijke eindverantwoordelijkheid ligt doorgaans bij
de specialist. De tactische inkoper controleert de behoefte, beoordeelt de haalbaarheid
en bepaalt de aanbestedingsstrategie.
3. Operationeel inkoper
Operationele inkoop betreft activiteiten die gerelateerd zijn aan bestellen, bewaken en
nazorg (contractbeheer en -management).
4. Ondersteunende activiteiten
Deze activiteiten scheppen de voorwaarden voor een goede uitvoering van de
inkoopactiviteiten.
Afhankelijk van de professionalisering, ontwikkeling, inkoopvolume, wat ingekocht wordt
en het type organisatie is de inkoopfunctie centraal decentraal of gecoördineerd
ingericht.
- Bij een centrale inkooporganisatie is één afdeling verantwoordelijk voor de
inkoop van de gehele organisatie, waarbij voor de operationele inkoop gekozen
kan worden voor een decentrale inkoop (uitgevoerd door de gebruiker). Voordelen
zijn een positief effect op rechtmatigheid, (financiële) doelmatigheid, uniformiteit
en een heldere communicatie. Nadelen zijn het gebrek aan draagvlak,
onvoldoende praktijkgerichte afgesloten overeenkomsten en een vertragend of
inflexibel effect.
- Bij een decentrale inkooporganisatie vindt de gehele tactische en operationele
inkoop in de verschillende afdelingen van de organisatie plaats. Hierbij liggen
(resultaat) verantwoordelijkheden integraal bij een afdelingshoofd or directeur.
Voordelen zijn flexibiliteit, snelheid, meer draagvlak door vrijheid voor inkopen
door budgethouders zelf. Nadelen zijn een omslachtige communicatie, het
bewaken en naleven van Europese wetgeving is lastiger, versnippering door
onvoldoende sturing en daarmee achterblijvende (financiële) inkoopresultaten &
complexiteit bij de opbouw en borging van kennis.
- Bij de gecoördineerde inkoop worden de voordelen van de coördinatie en
afstemming vanuit de centrale en decentrale inkoop gecombineerd met het
draagvlak en behoud van beleidsvrijheid. Recht- en doelmatigheid neemt toe.
Samenwerking zorgt voor efficiëntie en standaardisatie in het
aanbestedingsproces. Helaas kost dit wel extra fte’s.
Gemaakt door F.T. van Straaten
, Aanbestedende diensten kunnen kiezen om samen te werken op het gebied van inkoop
met als doel bundeling van volumes (let op; aanbestedingswet), efficiëntie,
professionalisering, vergroten van inkoopkennis, specialisatie, ontwikkeling en tools,
kosten- en risicoreductie & uitwisseling van personeel.
Een goed functionerende inkoopafdeling kan de algehele operationele efficiëntie
verbeteren, rechtmatigheid, kosten besparen, risico’s beheersen, duurzaamheid en
maatschappelijke verantwoordelijkheid, innovatie en bijdragen aan het realiseren van de
doelstellingen van de publieke organisatie.
Stakeholdermanagement
Een stakeholder is een persoon of partij die zelf invloed ondervindt van of kan uitoefenen
op inkoop, in positieve of negatieve zin. Baat bij goed resultaat of last van slecht
resultaat. Je hebt interne en externe stakeholders, maar ook directe (primaire)
stakeholders en indirecte (secundaire) stakeholders met betrekking tot invloed.
Belangrijkste groepen binnen de publieke sector zijn het bestuur/ directie, medewerkers
van organisatie en de maatschappij. Van belang is kennis over machtsverhoudingen,
relaties en communicatieve vaardigheden. Een stakeholderanalyse geeft inzicht in de
belangrijkste stakeholders en in hoe er met stakeholders moet worden omgegaan.
1. Inventariseer alle betrokken partijen. Je kan hiervoor een relatieschema maken,
zoals het procesmanagementmodel RASCI
Gemaakt door F.T. van Straaten
Bij inkopen in de publieke sector moet altijd rekening worden gehouden met
maatschappelijke waarden, transparantie en economische en ecologische impact.
Inkoop is alles waar een externe factuur tegenover staat. De publieke sector omvat alle
organisaties en instellingen die op de een of andere manier activiteiten ontplooien die in
het algemeen belang zijn en die voor het grootste deel door de overheid worden
gefinancieerd.
Het inkoopproces bestaat uit drie fasen:
- De voorbereidingsfase
o Stap 1: voortraject. Collega’s met expertise en marktonderzoek inclusief
risico’s in kaart brengen
o Stap 2: specificeren. De scope, planning en aanpak worden vastgesteld.
Ook wel opdrachtomschrijving, raming en aanbestedingsstrategie.
- De tactische of initiële inkoop
o Stap 2: specificeren. Vertalen van behoefte
o Stap 3: selecteren. Leveranciers die de opdracht mogen uitvoeren.
o Stap 4: Contracteren. Overeenkomst wordt gesloten inclusief het
vastleggen van de condities en voorwaarden.
- De operationele inkoop
o Stap 5: bestellen. Uitvoeren van de overeenkomst
o Stap 6: Bewaken. Komt de uitvoering overeen met de afspraken?
o Stap 7: Nazorg. Maken, controleren en archiveren van het inkoop- en
aanbestedingsdossier inclusief de conclude stap van CM.
Nevi onderscheidt drie niveaus in de inkoopfunctie van werkzaamheden die tijdens het
inkoopproces moeten worden uitgevoerd. Op ieder niveau worden randvoorwaarden
gecreëerd voor het onderliggende niveau, terwijl het bovenliggende niveau de
noodzakelijke gegevens levert voor de niveaus daarboven.
Gemaakt door F.T. van Straaten
, 1. Strategische inkoper
De strategisch inkoper bepaalt de visie op de lange termijn binnen de kaders van het
organisatiebeleid. Activiteiten zijn het opstellen van een inkoopvisie en -missie,
ontwikkelen van inkoopbeleid en -doelen, bepalen en verbeteren van het inkoopproces,
uitvoeren van inkoopdiagnoses en bepalen van de brede inkoopstrategie.
De
inkoopmissie en -
visie worden
vertaald in een
inkoopbeleid met
concrete
inkoopdoelen en
algemene
uitgangspunten.
Een koers wordt
vaak SMART
geformuleerd; Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsbestek.
Inkoopbeleid sluit vaak aan bij modelverklaringen van koepelorganisaties en periodieke
evaluatie is gewenst. Succesvol inkoopbeleid is te toetsen met een kwalitatieve of
kwantitatieve inkoopdiagnose met betrekking tot spend (voor wie, wat, waar?),
organisatie (inkooptaken en -verantwoordelijkheden & door wie), met welke tools en
procedures. Met deze managementinformatie kan je sturen op inkoop (kosten, kwaliteit
en omvang).
Gemaakt door F.T. van Straaten
, 2. Tactische inkoper
De tactische inkoper bepaalt wie wat mag leveren inclusief de voorwaarden. Dit wordt
vastgelegd in een Programma van Eisen (PvE). Het specificeren zorgt voor een beste
prijs-kwaliteitsverhouding. De inhoudelijke eindverantwoordelijkheid ligt doorgaans bij
de specialist. De tactische inkoper controleert de behoefte, beoordeelt de haalbaarheid
en bepaalt de aanbestedingsstrategie.
3. Operationeel inkoper
Operationele inkoop betreft activiteiten die gerelateerd zijn aan bestellen, bewaken en
nazorg (contractbeheer en -management).
4. Ondersteunende activiteiten
Deze activiteiten scheppen de voorwaarden voor een goede uitvoering van de
inkoopactiviteiten.
Afhankelijk van de professionalisering, ontwikkeling, inkoopvolume, wat ingekocht wordt
en het type organisatie is de inkoopfunctie centraal decentraal of gecoördineerd
ingericht.
- Bij een centrale inkooporganisatie is één afdeling verantwoordelijk voor de
inkoop van de gehele organisatie, waarbij voor de operationele inkoop gekozen
kan worden voor een decentrale inkoop (uitgevoerd door de gebruiker). Voordelen
zijn een positief effect op rechtmatigheid, (financiële) doelmatigheid, uniformiteit
en een heldere communicatie. Nadelen zijn het gebrek aan draagvlak,
onvoldoende praktijkgerichte afgesloten overeenkomsten en een vertragend of
inflexibel effect.
- Bij een decentrale inkooporganisatie vindt de gehele tactische en operationele
inkoop in de verschillende afdelingen van de organisatie plaats. Hierbij liggen
(resultaat) verantwoordelijkheden integraal bij een afdelingshoofd or directeur.
Voordelen zijn flexibiliteit, snelheid, meer draagvlak door vrijheid voor inkopen
door budgethouders zelf. Nadelen zijn een omslachtige communicatie, het
bewaken en naleven van Europese wetgeving is lastiger, versnippering door
onvoldoende sturing en daarmee achterblijvende (financiële) inkoopresultaten &
complexiteit bij de opbouw en borging van kennis.
- Bij de gecoördineerde inkoop worden de voordelen van de coördinatie en
afstemming vanuit de centrale en decentrale inkoop gecombineerd met het
draagvlak en behoud van beleidsvrijheid. Recht- en doelmatigheid neemt toe.
Samenwerking zorgt voor efficiëntie en standaardisatie in het
aanbestedingsproces. Helaas kost dit wel extra fte’s.
Gemaakt door F.T. van Straaten
, Aanbestedende diensten kunnen kiezen om samen te werken op het gebied van inkoop
met als doel bundeling van volumes (let op; aanbestedingswet), efficiëntie,
professionalisering, vergroten van inkoopkennis, specialisatie, ontwikkeling en tools,
kosten- en risicoreductie & uitwisseling van personeel.
Een goed functionerende inkoopafdeling kan de algehele operationele efficiëntie
verbeteren, rechtmatigheid, kosten besparen, risico’s beheersen, duurzaamheid en
maatschappelijke verantwoordelijkheid, innovatie en bijdragen aan het realiseren van de
doelstellingen van de publieke organisatie.
Stakeholdermanagement
Een stakeholder is een persoon of partij die zelf invloed ondervindt van of kan uitoefenen
op inkoop, in positieve of negatieve zin. Baat bij goed resultaat of last van slecht
resultaat. Je hebt interne en externe stakeholders, maar ook directe (primaire)
stakeholders en indirecte (secundaire) stakeholders met betrekking tot invloed.
Belangrijkste groepen binnen de publieke sector zijn het bestuur/ directie, medewerkers
van organisatie en de maatschappij. Van belang is kennis over machtsverhoudingen,
relaties en communicatieve vaardigheden. Een stakeholderanalyse geeft inzicht in de
belangrijkste stakeholders en in hoe er met stakeholders moet worden omgegaan.
1. Inventariseer alle betrokken partijen. Je kan hiervoor een relatieschema maken,
zoals het procesmanagementmodel RASCI
Gemaakt door F.T. van Straaten
