Hoofdstuk 7 Het inkoopproces
De inkoopfunctie, een beschikkende functie ondergebracht in de inkoopafdeling, verzorgt in veel
organisaties de inkoop van grondstoffen en handelsartikelen en heeft als taak zo goed mogelijk in te
kopen.
7.1 Risico’s, gevolgen en beheersingsmaatregelen ten aanzien van het inkoopproces
① Een risico is de beïnvloeding van inkopers door middel van geschenken of steekpenningen. Het
gevolg is dat de organisatie te duur inkoopt. Dit risico heeft betrekking op COSO-doelstelling kwaliteit
van de informatieverzorging. Interne beheersingsmaatregelen die genomen kunnen worden zijn:
Het goed screenen en belonen van inkopers (preventief);
Een gedragscode die het aannemen van geschenken, steekpenningen, etc. verbiedt
(preventief);
Het hanteren van een offerteprocedure (preventief);
Cijferbeoordeling op de inkoopprijzen van inkopers door de financiële administratie
(repressief en preventief).
② Een risico is het te duur inkopen (zonder beïnvloeding door verkopers, maar door in te kopen
tegen de niet meest optimale condities). Het gevolg is te hoge inkoopkosten. Dit risico heeft
betrekking op COSO-doelstelling effectiviteit en efficiëntie van de bedrijfsvoering. Interne
beheersingsmaatregelen die genomen kunnen worden zijn:
Het hanteren van een offerteprocedure;
Het afstemmen van de inkoopprijs met de prijslijst voordat de inkoop wordt gesloten;
Het belonen van inkopers op basis van inkoopresultaat.
③ Een risico is het teveel of te weinig inkopen. Het gevolg is te hoge voorraadkosten of ontevreden
klanten of vertraging bij de productie. Interne beheersingsmaatregelen zijn:
Te veel: de inkoopafdeling niet zelfstandig laten bepalen hoeveel goederen worden
ingekocht;
Te weinig: leveranciers regelmatig beoordelen op het leveren van ingekochte goederen;
Beiden: een adequate kantoorvoorraadadministratie.
Zie nog tabel 7.1
7.2 Geven van inkoopopdracht
Het inkoopproces wordt in gang gezet doordat er van de verkoopafdeling of productieafdeling een
impuls tot inkoop komt. De totstandkoming van een inkoopopdracht bij productieondernemingen
gaat als volgt:
Produceren op order
1. Het bedrijfsbureau bepaalt welke goederen per wanneer en in welke hoeveelheden de
productieafdelingen nodig hebben;
Het bedrijfsbureau heeft als taak de ontvangen orders te coördineren en aan de
productieafdelingen door te geven welke producten per wanneer en in welke hoeveelheden
moeten worden geproduceerd.
2. Op basis van de productieplanning geeft het bedrijfsbureau aan de inkoopafdeling opdracht
om bepaalde goederen in te kopen;
,Produceren op voorraad
1. Het bedrijfsbureau stelt in overleg met de inkoopafdeling van de daarvoor in aanmerking
komende goederen een bestelvoorraad vast (er wordt dan nagegaan bij welke voorraad een
bestelling moet plaatsvinden) en de hoeveelheid die moet worden besteld bij bereiking van
de bestelvoorraad;
Het bereiken van de bestelvoorraad kan op drie plaatsen worden gesignaleerd: in het magazijn door
de magazijnmeester, met behulp van de kantoorvoorraadadministratie, door de inkoper zelf.
Magazijnmeester
De magazijnmeester kan het volgende doen:
Aan het bedrijfsbureau doorgeven dat de bestelvoorraad bereikt is. Deze gaat dan kijken of,
en zo ja, hoeveel er per wanneer aanwezig moet zijn en geeft een opdracht om te bestellen
aan de inkoopafdeling;
Aan de inkoopafdeling doorgeven dat de bestelvoorraad is bereikt. De inkoopafdeling bestelt
vervolgens de vastgestelde hoeveelheid.
Het nadeel van het feit dat de magazijnmeester bestelt: als hij bij het signaleren van de
bestelvoorraad (on)bewust een fout maakt, wordt dat niet op korte termijn ontdekt. Hij kan
daardoor eerder bestellen dan noodzakelijk is (bewuste fout) en daarmee het ontdekken van
voorraadtekorten tegen gaan. Dit beheersingsprobleem kan worden vermeden door de signalering te
automatiseren.
Ook onbewuste fouten, zoals telfouten, kunnen nadelige gevolgen hebben: als er door een fout te
vroeg wordt besteld, wordt de voorraad onnodig groot. Als er door een fout te laat besteld wordt
kan een deel van de productie stagneren. Door voor ‘kantoorvoorraadadministratie’ te kiezen
worden deze nadelen ondervangen.
Kantoorvoorraadadministratie
Als de kantoorvoorraadadministratie voortdurend bij wordt gewerkt, kan deze gebruikt worden voor
het doorgeven van de aanvraag voor bestelling aan de inkoop. Is dit niet zo? Dan zal de
magazijnmeester aan de inkoop signaleren dat de bestelvoorraad is bereikt waarop de inkoop bij de
kantoorvoorraadadministratie checkt of dit terecht is.
Als opdrachten tot bestelling rechtstreeks door de magazijnmeester of kantoorvoorraadadministratie
aan de afdeling Inkoop worden gegeven, heet dat automatische bestelling.
Inkoper
Het geautomatiseerde systeem kan door middel van een geprogrammeerde procedure het bereiken
van het bestelniveau op basis van de kantoorvoorraadadministratie aan de inkoopafdeling
signaleren.
7.3 Uitvoering van inkoopopdrachten
De ontvangen inkoopopdrachten worden als volgt afgehandeld:
1. De inkoopafdeling gaat na welke leveranciers de gevraagde goederen kunnen leveren;
Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het inkoopbronnenbestand met daarin de productdocumentatie
waarin vermeld staat welke leveranciers (geïdentificeerd met een leverancierscode) een product
, kunnen leveren. De code verwijst naar de leveranciersdocumentatie, waarin allerlei gegevens over de
leverancier staan.
2. Het gaat na wat de leveringscondities zijn;
Hiervoor is het soms nodig om de betreffende leveranciers te verzoeken een offerte te doen. De
gegevens van de offerteaanvraag worden ingevoerd in het informatiesysteem en krijgen middels een
geprogrammeerde procedure automatisch een doorlopend nummer. Ideaal is dat er functiescheiding
bestaat tussen degene die de offertes aanvraagt en degene die ze ontvangt en checkt of van alle
leveranciers een offerte is ontvangen.
3. Het beslist bij welke leverancier de bestelling moet worden geplaatst;
Het hoofd van de afdeling Inkoop maakt deze keuze met behulp van de gegevens van het
leveranciersbestand, nadat de ontvanger van offertes heeft vastgesteld dat alle aanschreven
leveranciers hebben gereageerd op de offerteaanvraag.
4. Het maakt het een bestelorder en verzendt deze.
De bestelorder wordt gemaakt en verzonden door de bestelafdeling (onderafdeling afdeling Inkoop).
Deze afdeling houdt ook toezicht op de tijdige en juiste afwikkeling van de bestellingen aan de hand
van de ontvangstmeldingen.
Bij gebruik van een offerte: de bestelafdeling maakt een bestelorder aan de hand van de door het
management of hoofd inkoop voor akkoord getekende offerte, die na ondertekening door het
management of hoofd inkoop naar de leverancier wordt gezonden.
De gegevens van de bestelorders worden opgenomen in het bestelorderbestand, o.a. de productcode
(verwijst naar het productbestand) en de leverancierscode (verwijst naar het leveranciersbestand).
Het productbestand, het leveranciersbestand en het bestelorderbestand zijn opgenomen in de
inkoopdatabase.
Het geautomatiseerde systeem moet voorzien in het signaleren van te late levering en in overzichten
van te ontvangen goederen per magazijn. De gegevens m.b.t. de bestelorder moeten beschikbaar zijn
voor de afdeling factuurcontrole.
7.4 Ontvangst van goederen
Uit de ontvangstvaststelling moet blijken dat de leverancier heeft geleverd wat hem door de
inkoopafdeling werd gevraagd. Bij de ontvangst moet worden vastgesteld:
De juistheid van de ontvangen goederen;
De volledigheid van de uitvoering van de bestelling;
De levering op het juiste tijdstip tegen de overeengekomen voorwaarden.
Zowel de magazijnmeester als een afzonderlijke ontvangstafdeling (in grotere organisaties) kan
goederen ontvangen.
1. De ontvangstafdeling stelt vast dat de door de leveranciers vermelde aantallen en gewichten
overeenstemmen met de vrachtbrief of geleidelijst van de leverancier;
2. De magazijnafdeling pakt de goederen uit, voert de relevante gegevens in, zorgt voor een
gedetailleerde ontvangstmelding en het opslaan van de ontvangen goederen op de juiste
plaats.
De inkoopfunctie, een beschikkende functie ondergebracht in de inkoopafdeling, verzorgt in veel
organisaties de inkoop van grondstoffen en handelsartikelen en heeft als taak zo goed mogelijk in te
kopen.
7.1 Risico’s, gevolgen en beheersingsmaatregelen ten aanzien van het inkoopproces
① Een risico is de beïnvloeding van inkopers door middel van geschenken of steekpenningen. Het
gevolg is dat de organisatie te duur inkoopt. Dit risico heeft betrekking op COSO-doelstelling kwaliteit
van de informatieverzorging. Interne beheersingsmaatregelen die genomen kunnen worden zijn:
Het goed screenen en belonen van inkopers (preventief);
Een gedragscode die het aannemen van geschenken, steekpenningen, etc. verbiedt
(preventief);
Het hanteren van een offerteprocedure (preventief);
Cijferbeoordeling op de inkoopprijzen van inkopers door de financiële administratie
(repressief en preventief).
② Een risico is het te duur inkopen (zonder beïnvloeding door verkopers, maar door in te kopen
tegen de niet meest optimale condities). Het gevolg is te hoge inkoopkosten. Dit risico heeft
betrekking op COSO-doelstelling effectiviteit en efficiëntie van de bedrijfsvoering. Interne
beheersingsmaatregelen die genomen kunnen worden zijn:
Het hanteren van een offerteprocedure;
Het afstemmen van de inkoopprijs met de prijslijst voordat de inkoop wordt gesloten;
Het belonen van inkopers op basis van inkoopresultaat.
③ Een risico is het teveel of te weinig inkopen. Het gevolg is te hoge voorraadkosten of ontevreden
klanten of vertraging bij de productie. Interne beheersingsmaatregelen zijn:
Te veel: de inkoopafdeling niet zelfstandig laten bepalen hoeveel goederen worden
ingekocht;
Te weinig: leveranciers regelmatig beoordelen op het leveren van ingekochte goederen;
Beiden: een adequate kantoorvoorraadadministratie.
Zie nog tabel 7.1
7.2 Geven van inkoopopdracht
Het inkoopproces wordt in gang gezet doordat er van de verkoopafdeling of productieafdeling een
impuls tot inkoop komt. De totstandkoming van een inkoopopdracht bij productieondernemingen
gaat als volgt:
Produceren op order
1. Het bedrijfsbureau bepaalt welke goederen per wanneer en in welke hoeveelheden de
productieafdelingen nodig hebben;
Het bedrijfsbureau heeft als taak de ontvangen orders te coördineren en aan de
productieafdelingen door te geven welke producten per wanneer en in welke hoeveelheden
moeten worden geproduceerd.
2. Op basis van de productieplanning geeft het bedrijfsbureau aan de inkoopafdeling opdracht
om bepaalde goederen in te kopen;
,Produceren op voorraad
1. Het bedrijfsbureau stelt in overleg met de inkoopafdeling van de daarvoor in aanmerking
komende goederen een bestelvoorraad vast (er wordt dan nagegaan bij welke voorraad een
bestelling moet plaatsvinden) en de hoeveelheid die moet worden besteld bij bereiking van
de bestelvoorraad;
Het bereiken van de bestelvoorraad kan op drie plaatsen worden gesignaleerd: in het magazijn door
de magazijnmeester, met behulp van de kantoorvoorraadadministratie, door de inkoper zelf.
Magazijnmeester
De magazijnmeester kan het volgende doen:
Aan het bedrijfsbureau doorgeven dat de bestelvoorraad bereikt is. Deze gaat dan kijken of,
en zo ja, hoeveel er per wanneer aanwezig moet zijn en geeft een opdracht om te bestellen
aan de inkoopafdeling;
Aan de inkoopafdeling doorgeven dat de bestelvoorraad is bereikt. De inkoopafdeling bestelt
vervolgens de vastgestelde hoeveelheid.
Het nadeel van het feit dat de magazijnmeester bestelt: als hij bij het signaleren van de
bestelvoorraad (on)bewust een fout maakt, wordt dat niet op korte termijn ontdekt. Hij kan
daardoor eerder bestellen dan noodzakelijk is (bewuste fout) en daarmee het ontdekken van
voorraadtekorten tegen gaan. Dit beheersingsprobleem kan worden vermeden door de signalering te
automatiseren.
Ook onbewuste fouten, zoals telfouten, kunnen nadelige gevolgen hebben: als er door een fout te
vroeg wordt besteld, wordt de voorraad onnodig groot. Als er door een fout te laat besteld wordt
kan een deel van de productie stagneren. Door voor ‘kantoorvoorraadadministratie’ te kiezen
worden deze nadelen ondervangen.
Kantoorvoorraadadministratie
Als de kantoorvoorraadadministratie voortdurend bij wordt gewerkt, kan deze gebruikt worden voor
het doorgeven van de aanvraag voor bestelling aan de inkoop. Is dit niet zo? Dan zal de
magazijnmeester aan de inkoop signaleren dat de bestelvoorraad is bereikt waarop de inkoop bij de
kantoorvoorraadadministratie checkt of dit terecht is.
Als opdrachten tot bestelling rechtstreeks door de magazijnmeester of kantoorvoorraadadministratie
aan de afdeling Inkoop worden gegeven, heet dat automatische bestelling.
Inkoper
Het geautomatiseerde systeem kan door middel van een geprogrammeerde procedure het bereiken
van het bestelniveau op basis van de kantoorvoorraadadministratie aan de inkoopafdeling
signaleren.
7.3 Uitvoering van inkoopopdrachten
De ontvangen inkoopopdrachten worden als volgt afgehandeld:
1. De inkoopafdeling gaat na welke leveranciers de gevraagde goederen kunnen leveren;
Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het inkoopbronnenbestand met daarin de productdocumentatie
waarin vermeld staat welke leveranciers (geïdentificeerd met een leverancierscode) een product
, kunnen leveren. De code verwijst naar de leveranciersdocumentatie, waarin allerlei gegevens over de
leverancier staan.
2. Het gaat na wat de leveringscondities zijn;
Hiervoor is het soms nodig om de betreffende leveranciers te verzoeken een offerte te doen. De
gegevens van de offerteaanvraag worden ingevoerd in het informatiesysteem en krijgen middels een
geprogrammeerde procedure automatisch een doorlopend nummer. Ideaal is dat er functiescheiding
bestaat tussen degene die de offertes aanvraagt en degene die ze ontvangt en checkt of van alle
leveranciers een offerte is ontvangen.
3. Het beslist bij welke leverancier de bestelling moet worden geplaatst;
Het hoofd van de afdeling Inkoop maakt deze keuze met behulp van de gegevens van het
leveranciersbestand, nadat de ontvanger van offertes heeft vastgesteld dat alle aanschreven
leveranciers hebben gereageerd op de offerteaanvraag.
4. Het maakt het een bestelorder en verzendt deze.
De bestelorder wordt gemaakt en verzonden door de bestelafdeling (onderafdeling afdeling Inkoop).
Deze afdeling houdt ook toezicht op de tijdige en juiste afwikkeling van de bestellingen aan de hand
van de ontvangstmeldingen.
Bij gebruik van een offerte: de bestelafdeling maakt een bestelorder aan de hand van de door het
management of hoofd inkoop voor akkoord getekende offerte, die na ondertekening door het
management of hoofd inkoop naar de leverancier wordt gezonden.
De gegevens van de bestelorders worden opgenomen in het bestelorderbestand, o.a. de productcode
(verwijst naar het productbestand) en de leverancierscode (verwijst naar het leveranciersbestand).
Het productbestand, het leveranciersbestand en het bestelorderbestand zijn opgenomen in de
inkoopdatabase.
Het geautomatiseerde systeem moet voorzien in het signaleren van te late levering en in overzichten
van te ontvangen goederen per magazijn. De gegevens m.b.t. de bestelorder moeten beschikbaar zijn
voor de afdeling factuurcontrole.
7.4 Ontvangst van goederen
Uit de ontvangstvaststelling moet blijken dat de leverancier heeft geleverd wat hem door de
inkoopafdeling werd gevraagd. Bij de ontvangst moet worden vastgesteld:
De juistheid van de ontvangen goederen;
De volledigheid van de uitvoering van de bestelling;
De levering op het juiste tijdstip tegen de overeengekomen voorwaarden.
Zowel de magazijnmeester als een afzonderlijke ontvangstafdeling (in grotere organisaties) kan
goederen ontvangen.
1. De ontvangstafdeling stelt vast dat de door de leveranciers vermelde aantallen en gewichten
overeenstemmen met de vrachtbrief of geleidelijst van de leverancier;
2. De magazijnafdeling pakt de goederen uit, voert de relevante gegevens in, zorgt voor een
gedetailleerde ontvangstmelding en het opslaan van de ontvangen goederen op de juiste
plaats.
