DEEL 3 - ontwerpen van flexibele structure
Hoofdstuk 9 - Uitgangspunten voor flexibel ontwerp
9.1 Inleiding
et tegenovergestelde van de integrale aanpak is departiële aanpak. Dit houdt in dat men voor elk
H
probleem en oplossing binnen de bestaande structuur van arbeidsdelen zoekt. Logistieke problemen
worden opgelost door afdeling logistiek, personele problemen door de afdeling personeel et cetera.
Vaak zijn problemen en beperkingen echter diepgeworteld in de structuur en hangen ze onderling
samen. Daarom: een integrale ontwerpbenadering.
9.2 Omgevingsdynamiek, regelkring en arbeidsdeling
In onzekere, veranderlijke omstandigheden zijn waarnemen, beoordelen en ingrijpen onlosmakelijk
met elkaar en met het uitvoerend proces verbonden, omdat deze stappen voortdurend op elkaar
moeten worden afgestemd. De verschillende regelaspecten zijn om dezelfde reden nauw met elkaar
verbonden.
m te komen tot een effectieve beheersing van processen bij hoge procesvariabiliteit zullen de
O
stappen van de regelkring zoveel mogelijk geïntegreerd moeten worden. Pas dan wordt een soepele
afstemming tussen de regelstappen mogelijk en ontstaan betere condities om te leren van
voorgaande situaties. De basis voor een goede structuur wordt gelegd in de productiestructuur, het
primaire proces. Hierdoor wordt vaak een groot deel van de besturingsproblemen al opgelost.
Naarmate de arbeidsdeling van de uitvoerende arbeid toeneemt, zal ook de regelbehoefte
toenemen.
ntwerpen op basis van minimale arbeidsdeling leidt tot een dratische reductie van de structurele
O
complexiteit van de organisatie. Interactienetwerk heeft minder knooppunten en dus minder
interfaces. Dit leidt tot minder kans op problemen als storingen, vertragingen, misverstanden,
afstemmingsverliezen en conflicten.
9.3 Stappen in de richting van de vereenvoudiging van organisatiecomplexiteit
E r zijn verschillende ingrepen in de structuur mogelijk om het principe van minimale arbeidsdeling te
realiseren:
63
, 1 inputvereenvoudiging door parallelliseren
et parallelliseren van gevarieerde orderstromen in meerhomogene substromen, bijvoorbeeld op
H
basis van product, soort klant, locatie et cetera. Elk van deze substromen kan worden toegewezen
aan eenzelfstandige organisatorische eenheid. Dezeoplossing komt zeker in aanmerking voor het
macroniveau, omdat het op dat niveau kan leiden tot eenheden waarin alle voorbereidende,
uitvoerende en ondersteunende activiteiten kunnen worden gebundeld binnen deze zelfstandig
operationele eenheden.
2 Vereenvoudiging van procescomplexiteit door segmenteren
acro-eenheden moeten verder worden opgedeeld in hanteerbare taaksegmenten →
M
geparallelliseerde eenheden verder door segmenteren. Onder segmenten verstaan we taken die aan
een groep kunnen worden toebedeeld. Binnen een team dat zich bezighoudt met een compleet
proces kan directe, wederzijdse afstemming plaatsvinden op basis van interne regelcapaciteit, zonder
alle interfaceproblemen die kleven aan klassieke arbeidsdeling. Segmenteren op productniveau
houdt in dat het totale product wordt opgeknipt omdat deze te complex of omvangrijk is voor één
team.
( Paragraaf 7.6): 8 parameters die iets zeggen over de arbeidsdeling in de productiestructuur.
Complexiteitsreductie in de productiestructuur is gericht op de parameters die iets zeggen over de
productiestructuur:
● functionele deconcentratie (het groeperen van verschillende activiteiten rond complete
producten)
● Integratie van de voorbereidende, uitvoerende en ondersteunende activiteiten
● Integratie van de uitvoerende deelactiviteiten
3 Vergroting van de lokale regelcapaciteit
ij het ontwerpen van flexibele organisaties wordt gestreefd naar het vergroten van regelcapaciteit.
B
Deze kan pas substantieel opgevoerd worden wanneer de complexiteit van de productiestructuur
drastisch is gereduceerd.
( paragraaf 7.6): parameters voor de structuur van arbeidsdeling van de besturingsstructuur. Een
vergroting van de lokale regelcapaciteit resulteert uit:
● integratie van uitvoerende en regelende activiteiten
● Integratie van de regeling van alle activiteiten in het complete proces
● Integratie van de regeling van alle aspecten die een rol spelen bij de afweging
● Integratie van de regeling op de verschillende niveaus
64
, 4 Minimale noodzakelijk specificatie
et is niet voldoende om de bureaucratische structuur te flexibiliseren, de regelgeving moet ook
H
worden aangepakt. Het principe van minimaal noodzakelijke specificatie wordt belangrijk, alleen het
strikt noodzakelijke moet worden vastgelegd.
Lees de casus op pagina 228 - 232 ter voorbeeld!
65
, Hoofdstuk 10 - De integrale ontwerpketen
10.1 Inleiding
innen de systeemtheorie wordt de organisatie gezien als een sociaal systeem. De systeemtheorie
B
vormt de basis voor de integrale aanpak.
10.2 Theorievorming en de landkaartmetafoor
entrale vraag ‘Welke kenmerken van haar conceptuele structuur stellen de integrale aanpak in staat
C
haar pragmatische doelstellingen te verwezenlijken’? Deze vraag kan in vier stappen beantwoord
worden.
Stap 1: Reductie van complexiteit en landkaart
eductie van de complexiteit van de werkelijkheid waarop de theorie zich richt is essentieel omdat
R
de wereld te complex is om in zijn volledigheid te beschouwen. Voor integraal organiseren geld dat
we de hele organisatie kunnen bekijken vanuit de optiek van arbeidsdeling. Daarna gaan we de
complexiteit opbouwen.
● We kijken naar zowel micro, macro als meso niveau.
● We kijken naar productie- en besturingsstructuur.
● We kunnen kijken naar variabelen zoals bedrijfscultuur en manier van leidinggeven.
● We gaan ervan uit dat de structuur moet aansluiten bij de strategie van de organisatie
hristis: metafoor van de landkaart. Een landkaartreduceert de complexiteit van haar object. Ze
C
brengt een aantal relevante kenmerken van haar object in beeld, maar laat andere buiten beeld. Het
is goed mogelijk om meerdere kaarten van hetzelfde gebied te maken met steeds een andere
nadruk. Een theorie definiëren als een kaart brengt twee belangrijke onderwerpen aan de orde:
● Het brengt de noodzakelijkheid van reductie van complexiteit plastisch in beeld
● Het laat iets zien over een belangrijke kant van wetenschappelijke theorieconstructie, nl.
focussen op 1 aspect (arbeidsdeling)
eze metafoor is net als de integrale ontwerptheorie gebaseerd op het kritisch realisme. De integrale
D
ontwerptheorie is namelijk een theoretische constructie die iets anders is dan de objectieve
werkelijkheid, maar die wel naar de werkelijkheid verwijst. Anders dan positivisme, waarin
wetenschap de spiegel is van de werkelijkheid. Ook anders dan postmodernisme/constructivisme,
waarin wetenschappers ‘verhalen’ construeren over de werkelijkheid, zonder dat het duidelijk is hoe
deze verbonden is met de werkelijkheid.
66
Hoofdstuk 9 - Uitgangspunten voor flexibel ontwerp
9.1 Inleiding
et tegenovergestelde van de integrale aanpak is departiële aanpak. Dit houdt in dat men voor elk
H
probleem en oplossing binnen de bestaande structuur van arbeidsdelen zoekt. Logistieke problemen
worden opgelost door afdeling logistiek, personele problemen door de afdeling personeel et cetera.
Vaak zijn problemen en beperkingen echter diepgeworteld in de structuur en hangen ze onderling
samen. Daarom: een integrale ontwerpbenadering.
9.2 Omgevingsdynamiek, regelkring en arbeidsdeling
In onzekere, veranderlijke omstandigheden zijn waarnemen, beoordelen en ingrijpen onlosmakelijk
met elkaar en met het uitvoerend proces verbonden, omdat deze stappen voortdurend op elkaar
moeten worden afgestemd. De verschillende regelaspecten zijn om dezelfde reden nauw met elkaar
verbonden.
m te komen tot een effectieve beheersing van processen bij hoge procesvariabiliteit zullen de
O
stappen van de regelkring zoveel mogelijk geïntegreerd moeten worden. Pas dan wordt een soepele
afstemming tussen de regelstappen mogelijk en ontstaan betere condities om te leren van
voorgaande situaties. De basis voor een goede structuur wordt gelegd in de productiestructuur, het
primaire proces. Hierdoor wordt vaak een groot deel van de besturingsproblemen al opgelost.
Naarmate de arbeidsdeling van de uitvoerende arbeid toeneemt, zal ook de regelbehoefte
toenemen.
ntwerpen op basis van minimale arbeidsdeling leidt tot een dratische reductie van de structurele
O
complexiteit van de organisatie. Interactienetwerk heeft minder knooppunten en dus minder
interfaces. Dit leidt tot minder kans op problemen als storingen, vertragingen, misverstanden,
afstemmingsverliezen en conflicten.
9.3 Stappen in de richting van de vereenvoudiging van organisatiecomplexiteit
E r zijn verschillende ingrepen in de structuur mogelijk om het principe van minimale arbeidsdeling te
realiseren:
63
, 1 inputvereenvoudiging door parallelliseren
et parallelliseren van gevarieerde orderstromen in meerhomogene substromen, bijvoorbeeld op
H
basis van product, soort klant, locatie et cetera. Elk van deze substromen kan worden toegewezen
aan eenzelfstandige organisatorische eenheid. Dezeoplossing komt zeker in aanmerking voor het
macroniveau, omdat het op dat niveau kan leiden tot eenheden waarin alle voorbereidende,
uitvoerende en ondersteunende activiteiten kunnen worden gebundeld binnen deze zelfstandig
operationele eenheden.
2 Vereenvoudiging van procescomplexiteit door segmenteren
acro-eenheden moeten verder worden opgedeeld in hanteerbare taaksegmenten →
M
geparallelliseerde eenheden verder door segmenteren. Onder segmenten verstaan we taken die aan
een groep kunnen worden toebedeeld. Binnen een team dat zich bezighoudt met een compleet
proces kan directe, wederzijdse afstemming plaatsvinden op basis van interne regelcapaciteit, zonder
alle interfaceproblemen die kleven aan klassieke arbeidsdeling. Segmenteren op productniveau
houdt in dat het totale product wordt opgeknipt omdat deze te complex of omvangrijk is voor één
team.
( Paragraaf 7.6): 8 parameters die iets zeggen over de arbeidsdeling in de productiestructuur.
Complexiteitsreductie in de productiestructuur is gericht op de parameters die iets zeggen over de
productiestructuur:
● functionele deconcentratie (het groeperen van verschillende activiteiten rond complete
producten)
● Integratie van de voorbereidende, uitvoerende en ondersteunende activiteiten
● Integratie van de uitvoerende deelactiviteiten
3 Vergroting van de lokale regelcapaciteit
ij het ontwerpen van flexibele organisaties wordt gestreefd naar het vergroten van regelcapaciteit.
B
Deze kan pas substantieel opgevoerd worden wanneer de complexiteit van de productiestructuur
drastisch is gereduceerd.
( paragraaf 7.6): parameters voor de structuur van arbeidsdeling van de besturingsstructuur. Een
vergroting van de lokale regelcapaciteit resulteert uit:
● integratie van uitvoerende en regelende activiteiten
● Integratie van de regeling van alle activiteiten in het complete proces
● Integratie van de regeling van alle aspecten die een rol spelen bij de afweging
● Integratie van de regeling op de verschillende niveaus
64
, 4 Minimale noodzakelijk specificatie
et is niet voldoende om de bureaucratische structuur te flexibiliseren, de regelgeving moet ook
H
worden aangepakt. Het principe van minimaal noodzakelijke specificatie wordt belangrijk, alleen het
strikt noodzakelijke moet worden vastgelegd.
Lees de casus op pagina 228 - 232 ter voorbeeld!
65
, Hoofdstuk 10 - De integrale ontwerpketen
10.1 Inleiding
innen de systeemtheorie wordt de organisatie gezien als een sociaal systeem. De systeemtheorie
B
vormt de basis voor de integrale aanpak.
10.2 Theorievorming en de landkaartmetafoor
entrale vraag ‘Welke kenmerken van haar conceptuele structuur stellen de integrale aanpak in staat
C
haar pragmatische doelstellingen te verwezenlijken’? Deze vraag kan in vier stappen beantwoord
worden.
Stap 1: Reductie van complexiteit en landkaart
eductie van de complexiteit van de werkelijkheid waarop de theorie zich richt is essentieel omdat
R
de wereld te complex is om in zijn volledigheid te beschouwen. Voor integraal organiseren geld dat
we de hele organisatie kunnen bekijken vanuit de optiek van arbeidsdeling. Daarna gaan we de
complexiteit opbouwen.
● We kijken naar zowel micro, macro als meso niveau.
● We kijken naar productie- en besturingsstructuur.
● We kunnen kijken naar variabelen zoals bedrijfscultuur en manier van leidinggeven.
● We gaan ervan uit dat de structuur moet aansluiten bij de strategie van de organisatie
hristis: metafoor van de landkaart. Een landkaartreduceert de complexiteit van haar object. Ze
C
brengt een aantal relevante kenmerken van haar object in beeld, maar laat andere buiten beeld. Het
is goed mogelijk om meerdere kaarten van hetzelfde gebied te maken met steeds een andere
nadruk. Een theorie definiëren als een kaart brengt twee belangrijke onderwerpen aan de orde:
● Het brengt de noodzakelijkheid van reductie van complexiteit plastisch in beeld
● Het laat iets zien over een belangrijke kant van wetenschappelijke theorieconstructie, nl.
focussen op 1 aspect (arbeidsdeling)
eze metafoor is net als de integrale ontwerptheorie gebaseerd op het kritisch realisme. De integrale
D
ontwerptheorie is namelijk een theoretische constructie die iets anders is dan de objectieve
werkelijkheid, maar die wel naar de werkelijkheid verwijst. Anders dan positivisme, waarin
wetenschap de spiegel is van de werkelijkheid. Ook anders dan postmodernisme/constructivisme,
waarin wetenschappers ‘verhalen’ construeren over de werkelijkheid, zonder dat het duidelijk is hoe
deze verbonden is met de werkelijkheid.
66
