Voorwoord, samenvatting
De kandidaat stelt zichzelf voor in het voorwoord. Zij geeft een prima samenvatting.
1/6 – Inleiding (max. 1A4)
• Introductie van jouw evenementenbureau
• Introductie van de opdrachtgever op basis van bovenstaande informatie uit de case
• Leeswijzer
De kandidaat voldoet aan alle onderdelen. Haar evenementenbureau heet Ohana Events, dat passie
voor mode heeft en een scherp oog voor detail. Zij geeft een goed overzicht van wie de
opdrachtgever is en hun wensen en eisen. Ook heeft zij een leeswijzer opgenomen. Direct volgt het
plan van aanpak; dat behoort op een nieuwe pagina te staan.
2/6 – Plan van aanpak (max. 1A4)
• Soort evenement
• Doel en doelstelling evenement
• Beschrijving doelgroep
• Korte weergave van de belangrijke wensen/eisen vanuit de opdrachtgever
• Begroting
De kandidaat voldoet aan alle onderdelen. De begroting is in tekst opgenomen. Het doel van het
evenement is goed SMART geformuleerd. De doelgroep is helder; zakelijke relaties van United
Fashion (100 + partner). Wensen en eisen van de opdrachtgever benoemt zij.
3/6 – Overzicht sfeer (2-3 A4, incl. 1A4 moodboard)
• Kies een concrete locatie en onderbouw deze keuze op basis van doelgroep, doel en wensen
opdrachtgever. Stel een locatie-keuzematrix op en neem deze op in de bijlage.
• Voeg een overzichtelijk programma toe en onderbouw de keuze van het programma op basis
van de doelgroep en het doel.
• Beschrijf voor welk cateringconcept je kiest, hoe dit eruit komt te zien en motiveer de keuze
voor het eten.
• Onderbouw de keuze van entertainment (in hoeverre zorgt dit voor een bijdrage aan het
doel?)
• Hoe wordt de sfeer op de locatie gecreëerd? Wat is belangrijk aan de decoratie om deze
sfeer terug te laten komen?
• Vergunningen, veiligheid en verzekeringen: Beschrijf kort de belangrijke elementen waar
rekening mee gehouden dient te worden met betrekking tot mogelijke vergunningen,
verzekeringen en de veiligheid.
• Voeg op basis van bovenstaande keuzes en onderbouwingen een moodboard toe die de
sfeer op een juiste manier weergeeft (1 A4'tje in de hoofdtekst, niet in bijlage, omdat dit een
te beoordelen onderdeel is van de moduleopdracht).
De kandidaat voldoet aan bijna alle onderdelen. Het is duidelijk waarom zij voor Strandzuid in
Amsterdam heeft gekozen. Een locatiekeuzematrix mist echter (exameneis). Welke andere opties
had zij nog meer? Het event vindt plaats op een zaterdag 29 juni 2024 van 16.00-23.30 uur. In de
uitnodiging maakt zij gebruik van een QR code. Catering, entertainment en decoratie goed
uitgewerkt, alsook veiligheid, vergunningen en verzekeringen. Een moodboard is toegevoegd, alsook
een globaal draaiboek.
,4/6 – Uitnodiging + traject (max. 1A4)
• Beschrijf hoe het uitnodigingstraject verloopt en welke middelen je gaat inzetten om de
uitnodigingen te versturen. Stel een tijdsplanning omtrent het gehele uitnodigingstraject
op. Onderbouw ook welke elementen je in de uitnodiging gaat verwerken en welke sfeer
jouw uitnodiging wil uitstralen.
• Ontwikkel eigenhandig een visuele uitnodiging die direct tot de verbeelding en die de relaties
prikkelen om het event bij te wonen. De uitnodiging neem je op in de bijlage.
• Verwerk ook de inzet van social media als onderdeel van het uitnodigingstraject. Motiveer de
keuze voor bepaalde social mediakanalen.
De kandidaat voldoet aan alle onderdelen heeft een tijdschema opgenomen van het
uitnodigingstraject. Zij wil doorlopend content plaatsen op Instagram, naast een fysieke uitnodiging.
Ook gaat zij foto’s en filmpjes delen op de website en Instagram na het event.
5/6 – Draaiboek (max. 1A4)
• Voeg een gedeelte (verkorte versie) van het programmadraaiboek toe.
De kandidaat voldoet aan alle onderdelen. Een uitvoerig draaiboek heeft zij opgenomen met de
contactgegevens.
6/6 – Evaluatie (max. 1A4)
• Breng de verschillende onderdelen in kaart die je na afloop moet gaan evalueren. Je kan
hierbij denken aan de opdrachtgever, de doelstelling, de doelgroep, toeleveranciers, het
projectteam etc. Motiveer op welke wijze je dit gaat evalueren.
De kandidaat voldoet aan alle onderdelen. Zij maakt geen gebruik van een matrix. Zij gaat reflecteren
met het projectteam, de opdrachtgever en de toeleveranciers. In de bijlage heeft zij de
enquêtevragen opgenomen.
Taalgebruik + grammatica
De kandidaat schrijft goed en praktisch foutloos. Wel vergeet zij vaak een punt achter een zin te
zetten.
Lay-out + verzorging + literatuurlijst + verwijzing literatuur
Net verzorgde lay-out en paginanummers, hoofdstukken en tussenkopjes. Mooi dat in het watermerk
rechtsonder haar logo te zien is. Literatuurlijst aanwezig. Geen overschrijding van pagina’s van
hoofdtekst en bijlagen. De kandidaat verwijst goed naar gebruikte literatuur in de hoofdtekst.
Verplichte bijlagen toegevoegd: locatiekeuzematrix met uitleg niet opgenomen, uitnodiging met QR
code. In de bijlagen ook een gedetaileerde begroting, plattegrond strandzuid Amsterdam en
gedetailleerd draaiboek en evaluatievragen. Zelfs een GANTT planning heeft zij opgenomen.
1
United Fashion 10 jaar Ohana Events
, Creatief voorstel
10 jarig jubileum feest United Fashion
zaterdag 29 juni 2024
Naam:
Studentennummer:
Datum: 13 oktober 2024
Opleidingsgroep: Schoevers
Opleiding: Event- en projectmanagement
Module: Event management
Docent:
2
United Fashion 10 jaar Ohana Events
, Voorwoord
Mijn naam is ???, ?? jaar oud, getrouwd met ?? en moeder van twee prachtige dochters ?? van ?? en
?? van ??. In mijn vrije tijd ben ik graag aan het knutselen of bakken met mijn dochter(s), haken,
stippen, kaarsen maken, geo-cachen met het gezin, een lekker stuk wandelen met de hond, een boek
lezen op de bank en zo kan ik nog wel even doorgaan.
Sinds ?? ben ik werkzaam bij ?? als project assistent voor de afdeling ??. Onze afdeling is
verantwoordelijk voor alle dagelijks beheer werkzaamheden welke er in de stad plaats vinden. Zo
houden wij ons bezig met het groenonderhoud, afval & reiniging, rioleringswerkzaamheden, kleine
civiele werkzaamheden, speeltoestellen en straatmeubilair.
Als project assistent ben ik verantwoordelijk voor de verplichtingen administratie, communicatie naar
bewoners bij projecten, web redacteur, beheerder van de kennisbank, coördinator schades en het
organiseren van diverse evenementen.
Ik ben gek op plannen en organiseren en droom ervan om ooit een eigen evenementen bureau op te
zetten voor het organiseren van bruiloften, vrijgezellenfeestjes, babyshowers en kinderfeestjes. Via
mijn werkgever kon ik aanmerking komen voor een Persoonlijk Ontwikkelings Budget en mocht ik de
opleiding Event Management volgen waar ik erg dankbaar voor ben.
3
United Fashion 10 jaar Ohana Events
, Samenvatting
Het creatieve voorstel voor het 10-jarig jubileum van United Fashion, georganiseerd door Ohana
Events, omvat een groots opgezet business-to-business evenement op 29 juni 2024. Dit evenement
wordt georganiseerd om de zakelijke relaties en partners van United Fashion te bedanken voor hun
loyaliteit en om de toekomstplannen van het bedrijf te presenteren.
Evenementdoelstellingen:
• Het vieren van het 10-jarig bestaan van United Fashion.
• Bedanken van zakelijke relaties voor hun bijdrage aan het succes van United Fashion.
• Presentatie van de plannen voor de uitbreiding met 20 nieuwe winkels in de komende 5 jaar.
De doelgroep bestaat uit zakelijke relaties van United Fashion, internationale mode-agentschappen,
en top-50 mode-influencers, in totaal ongeveer 200 gasten inclusief de partners.
Belangrijkste kenmerken van het evenement:
• Locatie: Strandzuid, Amsterdam, met een centrale ligging en uitstekende bereikbaarheid, zowel
voor nationale als internationale gasten. Er zijn overnachtingsmogelijkheden in het nabijgelegen
nhow Amsterdam RAI hotel.
• Programma: Het evenement begint met een welkomstwoord door de eigenaresse van United
Fashion, gevolgd door een modeshow waarin de nieuwe collectie van Fashion You wordt
gepresenteerd. Het programma bevat verder een informeel diner via foodtrucks, een DJ met
lichtshow en een fotobooth.
• Catering: De catering sluit aan bij de informele, trendy sfeer van United Fashion, met foodtrucks
en een cocktailbar.
• Entertainment: Er zullen 'complimentenmeisjes' aanwezig zijn, gekleed in de nieuwe collectie,
die de gasten complimenten geven op handgeschreven kaartjes. De avond wordt afgesloten met
een lichtshow en goodiebags met vouchers voor een kledingstuk naar keuze uit de nieuwe
fashion lijn van Fashion You.
Budget en evaluatie: Het totale budget voor het evenement is €100.000,00. Na afloop zal een
evaluatieformulier worden verstuurd met een verwachte respons van 80%, en het evenement wordt
als succesvol beschouwd bij een tevredenheidsscore van minimaal een 8,5.
Het doel van dit evenement is niet alleen het versterken van de relaties, maar ook het inspireren van
de gasten door middel van een onvergetelijke ervaring die de visie en waarden van United Fashion
weerspiegelt.
4
United Fashion 10 jaar Ohana Events
, Inhoudsopgave
1 INLEIDING ........................................................................................................................................................... 6
1.1 INTRODUCTIE EVENEMENTENBUREAU: OHANA EVENTS ................................................................................................... 6
1.2 INTRODUCTIE OPDRACHTGEVER: UNITED FASHION ......................................................................................................... 6
1.3 LEESWIJZER............................................................................................................................................................. 6
2 PLAN VAN AANPAK ............................................................................................................................................. 6
2.1 SOORT EVENEMENT .................................................................................................................................................. 6
2.2 DOEL EN DOELSTELLING EVENEMENT............................................................................................................................ 6
2.3 DOELGROEP BESCHRIJVING ........................................................................................................................................ 7
2.4 BELANGRIJKE WENSEN EN EISEN VAN DE OPDRACHTGEVER ............................................................................................... 7
2.5 BEGROTING ............................................................................................................................................................ 7
3 OVERZICHT SFEERBELEVING ................................................................................................................................ 7
3.1 LOCATIE ................................................................................................................................................................. 7
3.2 PROGRAMMA ......................................................................................................................................................... 8
3.3 CATERING............................................................................................................................................................... 8
3.4 ENTERTAINMENT ..................................................................................................................................................... 8
3.5 DECORATIE ............................................................................................................................................................. 9
3.6 VERGUNNINGEN, VEILIGHEID EN VERZEKERINGEN ........................................................................................................... 9
3.7 MOODBOARD ......................................................................................................................................................... 9
4 UITNODIGINGSTRAJECT .....................................................................................................................................11
4.1 VERLOOP UITNODIGINGSTRAJECT EN TIJDSPLANNING ..................................................................................................... 11
4.2 FYSIEKE UITNODIGING ............................................................................................................................................. 11
4.3 INZET SOCIAL MEDIA ............................................................................................................................................... 11
5 DRAAIBOEK ........................................................................................................................................................11
6 EVALUATIE .........................................................................................................................................................12
LITERATUURLIJST .......................................................................................................................................................13
BIJLAGEN ...................................................................................................................................................................14
BIJLAGE 1. BEGROTING ....................................................................................................................................................... 14
BIJLAGE 2. PLATTEGROND STRANDZUID AMSTERDAM ............................................................................................................... 15
BIJLAGE 3. UITNODIGING .................................................................................................................................................... 16
BIJLAGE 4. OVER-ALL-DRAAIBOEK ......................................................................................................................................... 18
BIJLAGE 5. EVALUATIE ........................................................................................................................................................ 19
BIJLAGE 6. GANTT PLANNING ............................................................................................................................................. 20
5
United Fashion 10 jaar Ohana Events