PRINCE2 SAMENVATTING
(2021)
Gebaseerd op het boek Projectmanagement op basis van PRINCE2
,Hoofdstuk 1 – Inleiding in projectmanagement
Een goede projectmanagementmethode mag niet statisch zijn; ondersteunt de projectmanager bij het inrichten en
managen van een project in een veranderende omgeving
DEFINITIE van een PROJECT: een tijdelijke organisatie die is opgezet met als doel één of meer zakelijke producten op te
leveren volgens een overeengekomen Business Case
- Tijdelijke organisatie: medewerkers werken tijdelijk binnen een andere setting dan in hun lijnfunctie, met andere
verantwoordelijkheden en bevoegdheden
- Zakelijke producten: producten die een toegevoegde waarde hebben voor een klant
- Business Case: de rechtvaardiging voor het opzetten en uitvoeren van een project, waarin de verwachte kosten en
risico’s worden afgezet tegen de baten van een project (dit is het “leidend element”)
Waarom zijn projecten belangrijk?
i. Een van de belangrijkste redenen om met projecten te werken, is dat de gewenste resultaten in de
bestaande lijnorganisaties simpelweg niet of slechts moeizaam gerealiseerd kunnen worden
ii. Bestaande (bedrijfs)structuren en processen zijn vooral gericht op efficiency en veel minder geschikt om
snel en adequaat om te gaan met wijzigingen en veranderingen
iii. Werken in projecten is een goede mogelijkheid om draagvlak en betrokkenheid bij belanghebbenden voor
het gebruik van het projectresultaat al in de ontwikkelingsfase te borgen, door hen al bij de inrichting en
uitvoering van het project te betrekken
Wat maakt projecten anders dan reguliere activiteiten? De vijf karakteristieken waarin dit verschilt, zijn:
1. Verandering - Het opleveren van een projectresultaat zorgt voor verandering van de status quo en dat
laatste roept vrijwel altijd weerstanden op;
2. Tijdelijk – Er is geen project als er geen sprake is van een gedefinieerd start- en eindpunt. Het project
eindigt zodra de vooraf gesproken producten en/of diensten overgedragen zijn aan de klant;
3. Multidisciplinair – Een projectorganisatie bestaat uit personen met verschillende competenties en
functies (in de lijnorganisatie), die nodig zijn om het projectresultaat te realiseren. Het maakt niet uit of
de teamleden uit dezelfde of verschillende lijnorganisaties komen;
4. Uniek – Iedere verandering is anders, dus ieder project is anders op doelstellingen, resultaten,
personen en/of context. Geen project is gelijk;
5. Onzekerheid – Projecten zijn vaak risicovoller dan reguliere werkzaamheden, wat het managen van
risico’s een onmisbaar onderdeel maakt
DEFINITIE van PROJECTMANAGEMENT: het plannen, delegeren, bewaken en beheersen van alle aspecten van een
project en het motiveren van alle betrokken partijen om de doelstellingen van het project te realiseren binnen de
overeengekomen targets/aspecten van een project (tijd, kosten, kwaliteit, scope, risico’s, baten).
Figuur 1: De beheerscyclus van projectmanagement
Het doel is om alle specialistenwerkzaamheden zodanig te beheersen, dat de gewenste projectresultaten op tijd, binnen
budget en volgens specificatie worden opgeleverd. Dit kan enkel door een gezamenlijke inspanning.
1
, Er zijn zes aspecten die tijdens ieder project door de Projectmanager beheerst moeten worden, te weten:
1. Tijd – de totale levenscyclus van het project, inclusief het overdragen van het projectresultaat
2. Kosten – de kosten die gemaakt moeten worden voor het realiseren van het projectresultaat, inclusief
de kosten van projectmanagement
3. Kwaliteit – het projectresultaat moet voldoen aan de (vooraf) gestelde eisen en wensen én geschikt
zijn voor het doel waarvoor het is bedoeld, binnen het budget en de tijd
4. Scope – de werkzaamheden en resultaten die opgeleverd moeten worden, en vooral welke niet
5. Risico’s – zowel het managen van bedreigingen, evenals het managen van kansen die zich voordoen
tijdens het project
6. Baten – waarom doen we dit? Wat willen we ermee bereiken? Welke voordelen kunnen we halen met
het projectresultaat? Staan de kosten en de risico’s nog in juiste verhouding met verwachte baten?
Hoofdstuk 2 – Inleiding PRINCE2
PRINCE2 legt meer nadruk op het beheersen van het proces (inclusief veranderingen) dan op het vasthouden aan de
oorspronkelijke uitgangspunten
De PRINCE2-methode bestaat uit vier geïntegreerde elementen:
Principes Thema’s Processen Op maat maken van
methode
De grondslagen waaraan De minimale De uit te voeren processen PRINCE2 kan pas
een willekeurig project managementaspecten die vanaf het opstarten tot en succesvol zijn als het
moet voldoen, wil het beheert moeten worden met het afsluiten van het ‘verstandig’ wordt
een PRINCE2-project gedurende het gehele project. Ieder proces toegepast: aanpassen
zijn (geen keuze) project. Ieder thema beschrijft de noodzakelijke van de methode aan het
beschrijft de specifieke activiteiten, op te leveren type project en de
toepassing en noodzaak managementproducten en omgeving is daarom
ervan de bijbehorende cruciaal
verantwoordelijkheden
Er zijn een aantal elementen die heel bewust uit de methode worden gehouden, om deze generiek te houden:
- Specialistenwerk – specifieke inhoudelijke activiteiten voor een branche of type project worden niet
beschreven
- Technieken – afhankelijk van het type project en branche kunnen diverse technieken worden toegepast. In
PRINCE2 staan enkel technieken beschreven die direct de toepassing van de methode ondersteunen,
zoals de techniek productgerichte aanpak
- Leiderschapskwaliteiten – PRINCE2 omvat geen sociale vaardigheden, het ondersteunt door de structuur
wel het sociale gedrag dat nodig is om een project effectief te kunnen managen
De belangrijkste voordelen uit PRINCE2 zijn:
- Best practice – de methode is ontwikkeld in de praktijk van alledag en hierdoor zeer herkenbaar en
bruikbaar, maar verder wel generiek
- Duidelijke gedefinieerde organisatiestructuur – taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van alle
rollen binnen een project worden duidelijk beschreven incl. hoe belanghebbenden te betrekken (op basis
van ‘managen by exception’)
- Focus op bestaansrecht en producten – een continue focus op de levensvatbaarheid van een project, en
in het verlengde daarvan de scope van het project
- Beheersing en controle – de kwaliteit van zowel product als project wordt constant beoordeeld en waar
nodig bijsturing, en eventuele wijzigingen, problemen en risico’s worden beoordeeld en opgevolgd
- Leren en ontwikkelen – PRINCE2 stimuleert het hergebruik van producten om projecten steeds beter te
kunnen managen
2
(2021)
Gebaseerd op het boek Projectmanagement op basis van PRINCE2
,Hoofdstuk 1 – Inleiding in projectmanagement
Een goede projectmanagementmethode mag niet statisch zijn; ondersteunt de projectmanager bij het inrichten en
managen van een project in een veranderende omgeving
DEFINITIE van een PROJECT: een tijdelijke organisatie die is opgezet met als doel één of meer zakelijke producten op te
leveren volgens een overeengekomen Business Case
- Tijdelijke organisatie: medewerkers werken tijdelijk binnen een andere setting dan in hun lijnfunctie, met andere
verantwoordelijkheden en bevoegdheden
- Zakelijke producten: producten die een toegevoegde waarde hebben voor een klant
- Business Case: de rechtvaardiging voor het opzetten en uitvoeren van een project, waarin de verwachte kosten en
risico’s worden afgezet tegen de baten van een project (dit is het “leidend element”)
Waarom zijn projecten belangrijk?
i. Een van de belangrijkste redenen om met projecten te werken, is dat de gewenste resultaten in de
bestaande lijnorganisaties simpelweg niet of slechts moeizaam gerealiseerd kunnen worden
ii. Bestaande (bedrijfs)structuren en processen zijn vooral gericht op efficiency en veel minder geschikt om
snel en adequaat om te gaan met wijzigingen en veranderingen
iii. Werken in projecten is een goede mogelijkheid om draagvlak en betrokkenheid bij belanghebbenden voor
het gebruik van het projectresultaat al in de ontwikkelingsfase te borgen, door hen al bij de inrichting en
uitvoering van het project te betrekken
Wat maakt projecten anders dan reguliere activiteiten? De vijf karakteristieken waarin dit verschilt, zijn:
1. Verandering - Het opleveren van een projectresultaat zorgt voor verandering van de status quo en dat
laatste roept vrijwel altijd weerstanden op;
2. Tijdelijk – Er is geen project als er geen sprake is van een gedefinieerd start- en eindpunt. Het project
eindigt zodra de vooraf gesproken producten en/of diensten overgedragen zijn aan de klant;
3. Multidisciplinair – Een projectorganisatie bestaat uit personen met verschillende competenties en
functies (in de lijnorganisatie), die nodig zijn om het projectresultaat te realiseren. Het maakt niet uit of
de teamleden uit dezelfde of verschillende lijnorganisaties komen;
4. Uniek – Iedere verandering is anders, dus ieder project is anders op doelstellingen, resultaten,
personen en/of context. Geen project is gelijk;
5. Onzekerheid – Projecten zijn vaak risicovoller dan reguliere werkzaamheden, wat het managen van
risico’s een onmisbaar onderdeel maakt
DEFINITIE van PROJECTMANAGEMENT: het plannen, delegeren, bewaken en beheersen van alle aspecten van een
project en het motiveren van alle betrokken partijen om de doelstellingen van het project te realiseren binnen de
overeengekomen targets/aspecten van een project (tijd, kosten, kwaliteit, scope, risico’s, baten).
Figuur 1: De beheerscyclus van projectmanagement
Het doel is om alle specialistenwerkzaamheden zodanig te beheersen, dat de gewenste projectresultaten op tijd, binnen
budget en volgens specificatie worden opgeleverd. Dit kan enkel door een gezamenlijke inspanning.
1
, Er zijn zes aspecten die tijdens ieder project door de Projectmanager beheerst moeten worden, te weten:
1. Tijd – de totale levenscyclus van het project, inclusief het overdragen van het projectresultaat
2. Kosten – de kosten die gemaakt moeten worden voor het realiseren van het projectresultaat, inclusief
de kosten van projectmanagement
3. Kwaliteit – het projectresultaat moet voldoen aan de (vooraf) gestelde eisen en wensen én geschikt
zijn voor het doel waarvoor het is bedoeld, binnen het budget en de tijd
4. Scope – de werkzaamheden en resultaten die opgeleverd moeten worden, en vooral welke niet
5. Risico’s – zowel het managen van bedreigingen, evenals het managen van kansen die zich voordoen
tijdens het project
6. Baten – waarom doen we dit? Wat willen we ermee bereiken? Welke voordelen kunnen we halen met
het projectresultaat? Staan de kosten en de risico’s nog in juiste verhouding met verwachte baten?
Hoofdstuk 2 – Inleiding PRINCE2
PRINCE2 legt meer nadruk op het beheersen van het proces (inclusief veranderingen) dan op het vasthouden aan de
oorspronkelijke uitgangspunten
De PRINCE2-methode bestaat uit vier geïntegreerde elementen:
Principes Thema’s Processen Op maat maken van
methode
De grondslagen waaraan De minimale De uit te voeren processen PRINCE2 kan pas
een willekeurig project managementaspecten die vanaf het opstarten tot en succesvol zijn als het
moet voldoen, wil het beheert moeten worden met het afsluiten van het ‘verstandig’ wordt
een PRINCE2-project gedurende het gehele project. Ieder proces toegepast: aanpassen
zijn (geen keuze) project. Ieder thema beschrijft de noodzakelijke van de methode aan het
beschrijft de specifieke activiteiten, op te leveren type project en de
toepassing en noodzaak managementproducten en omgeving is daarom
ervan de bijbehorende cruciaal
verantwoordelijkheden
Er zijn een aantal elementen die heel bewust uit de methode worden gehouden, om deze generiek te houden:
- Specialistenwerk – specifieke inhoudelijke activiteiten voor een branche of type project worden niet
beschreven
- Technieken – afhankelijk van het type project en branche kunnen diverse technieken worden toegepast. In
PRINCE2 staan enkel technieken beschreven die direct de toepassing van de methode ondersteunen,
zoals de techniek productgerichte aanpak
- Leiderschapskwaliteiten – PRINCE2 omvat geen sociale vaardigheden, het ondersteunt door de structuur
wel het sociale gedrag dat nodig is om een project effectief te kunnen managen
De belangrijkste voordelen uit PRINCE2 zijn:
- Best practice – de methode is ontwikkeld in de praktijk van alledag en hierdoor zeer herkenbaar en
bruikbaar, maar verder wel generiek
- Duidelijke gedefinieerde organisatiestructuur – taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van alle
rollen binnen een project worden duidelijk beschreven incl. hoe belanghebbenden te betrekken (op basis
van ‘managen by exception’)
- Focus op bestaansrecht en producten – een continue focus op de levensvatbaarheid van een project, en
in het verlengde daarvan de scope van het project
- Beheersing en controle – de kwaliteit van zowel product als project wordt constant beoordeeld en waar
nodig bijsturing, en eventuele wijzigingen, problemen en risico’s worden beoordeeld en opgevolgd
- Leren en ontwikkelen – PRINCE2 stimuleert het hergebruik van producten om projecten steeds beter te
kunnen managen
2
