H11
Projectorganisatie:
- Taken
- Verantwoordelijkheden
- Bevoegdheden
Projectorganogram = Een schematische weergave van de organistische
structuur binnen en aan de rand van het project.
- Lijnposities: Projectrollen die uitvoerende en coördinerende taken
hebben
- Stafposities: Medewerkers met een ondersteunende taak
PRC – Project Responsibility Chart
De uit te voeren taken en de verantwoordelijkheden worden
samengevoegd.
Projectsamenwerking:
1. Intensief onderling contact
2. ‘Legosteen’-project iedereen levert een eigen bijdrage en dat
wordt tot een geheel gemaakt
Multi-projectmanagement = Een groot aantal projecten tegelijkertijd die
geen inhoudelijke samenhang hebben, maar wel door 1 opdracht nemende
organisatie wordt uitgevoerd.
‘Zandlopermodel’ de formele relatie tussen de interne en externe
projectstructuur loopt alleen via de opdrachtgever en projectleider.
Aanstuurders (Raad van Bestuur + Stuurgroep)
Opdrachtgever
Opdrachtnemer
Uitvoerders (Projectteam)
H13
Verschillen vergaderen en samenwerken:
Tegen elkaar Met elkaar
Vooral discussie Ook ruimte voor dialoog
Gericht op convergeren Gericht op divergeren
Gericht op besluitvorming Gericht op ideevorming
Formeel overleg Informeel overleg
4 niveaus communicatie:
Inhoud
Procedures (agenda, manier van werken)
Interactie
Gevoel
,Kenmerken communicatie:
- Het kan zowel bewust als onbewust zijn
- Zowel de ‘zender’ als de ‘ontvanger’ heeft een eigen referentiekader
- Kenmerken van de verschillende mogelijke communicatiemedia
spelen ook een rol
- Communicatie is tweerichtingsverkeer
Doelgroepen communicatieplan:
Variabelen samenhangend met communicatieve kenmerken (voor
kennis, informatiebehoefte)
Demografische en sociaal-economische variabelen (leeftijd, inkomen,
woonplaats etc.)
Projectkaart Maakt duidelijk wie de belangrijke spelers voor het
realiseren van het project en aan wie dus veel communicatie-aandacht
moet worden besteed.
Doelstellingen communicatie:
Bijdrage aan kennisvergroting
Bijdrage aan wijziging van de houding
Bijdrage aan gedragsverandering
Communicatiemiddelen/media:
Persoonlijke (gesprek, open dag)
Auditieve (telefoon, radio)
Visuele (foto, film)
Schriftelijke (e-mail, brief)
Audiovisuele (video, cd-rom)
H14
Omgevingsanalyse = Analyse waarbij het team onderzoek doet naar de
belangen, energie, posities en de politieke context van het project.
Voor welke projecten? Projecten met een politieke omgeving
(rijksoverheid) en waar verschillende afdelingen of organisaties met
elkaar samenwerken.
Op welk moment? In een vroeg stadium, bij de project start-up.
Vervolgens herhalen op momenten dat relaties en belangen extra
aandacht vragen (bijvoorbeeld vastlopen).
Door wie? Het projectteam zelf, zij moeten hun persoonlijke
oordelen geven.
Wat levert het op? Informatie die meer greep geeft op het project.
Welke instrumenten? Krachtenveldanalyse, beïnvloedingsanalyse,
SWOT-analyse.
, Krachtenveldanalyse = Analyse waarbij het relatiepatroon tussen de
belangrijkste spelers in het krachtenveld en hun houding ten opzichte van
het project worden onderzocht.
Stap 1: Actorenanalyse: wie zijn betrokken bij het project?
Stap 2: Energieprofiel: hoe verhouden de betrokkenen zich tot het
project?
Stap 3: Relevantieanalyse: hoe belangrijk zijn de betrokkenen
voor het project?
Stap 4: Projectkaart: hoe kan deze informatie visueel worden
gemaakt?
Stap 5: Relatieanalyse: wat is de kwaliteit van de belangrijkste
relaties?
Stap 6: Risicogebieden
Stap 7: Conclusies: wat staat het projectteam te doen?
Beïnvloedingsanalyse = Analyse waarbij de projectomgeving, politieke
problemen en welke personen het team bij het project kan gebruiken
worden onderzocht.
Stap 1: Actorenanalyse
Stap 2: Kwalificeren houding actoren: positief of negatief
Stap 3: Beoordelen beïnvloedbaarheid betrokkenen
Stap 4: Beïnvloedingskaart
Stap 5: Formuleren potentiële kansen met randvoorwaarden
Stap 6: Conclusies
SWOT-analyse = Analyse waarbij het oordeel over het intern functioneren
van het project met een beschrijving van wat er op het project afkomt
vanuit de omgeving.
H15
4 Hoofd aandachtsgebieden projectleider:
Leiding geven aan het projectteam
Beheren van de relatie met de opdrachtgever
Opleveren van het resultaat binnen grenzen van tijd, geld en
kwaliteit
Beheren van de relaties met de omgeving
Projectleider als coördinator:
Geen sprake van een team. De projectleden doen uitsluitend wat hun
gevraagd wordt en dragen alleen verantwoordelijkheid voor hun eigen
werk. Alles komt aan op de inhoudelijke kennis van de projectleider die
zorgt voor samenhang (legosteen-projectmanagement).
Projectleider als teamleider:
Projectorganisatie:
- Taken
- Verantwoordelijkheden
- Bevoegdheden
Projectorganogram = Een schematische weergave van de organistische
structuur binnen en aan de rand van het project.
- Lijnposities: Projectrollen die uitvoerende en coördinerende taken
hebben
- Stafposities: Medewerkers met een ondersteunende taak
PRC – Project Responsibility Chart
De uit te voeren taken en de verantwoordelijkheden worden
samengevoegd.
Projectsamenwerking:
1. Intensief onderling contact
2. ‘Legosteen’-project iedereen levert een eigen bijdrage en dat
wordt tot een geheel gemaakt
Multi-projectmanagement = Een groot aantal projecten tegelijkertijd die
geen inhoudelijke samenhang hebben, maar wel door 1 opdracht nemende
organisatie wordt uitgevoerd.
‘Zandlopermodel’ de formele relatie tussen de interne en externe
projectstructuur loopt alleen via de opdrachtgever en projectleider.
Aanstuurders (Raad van Bestuur + Stuurgroep)
Opdrachtgever
Opdrachtnemer
Uitvoerders (Projectteam)
H13
Verschillen vergaderen en samenwerken:
Tegen elkaar Met elkaar
Vooral discussie Ook ruimte voor dialoog
Gericht op convergeren Gericht op divergeren
Gericht op besluitvorming Gericht op ideevorming
Formeel overleg Informeel overleg
4 niveaus communicatie:
Inhoud
Procedures (agenda, manier van werken)
Interactie
Gevoel
,Kenmerken communicatie:
- Het kan zowel bewust als onbewust zijn
- Zowel de ‘zender’ als de ‘ontvanger’ heeft een eigen referentiekader
- Kenmerken van de verschillende mogelijke communicatiemedia
spelen ook een rol
- Communicatie is tweerichtingsverkeer
Doelgroepen communicatieplan:
Variabelen samenhangend met communicatieve kenmerken (voor
kennis, informatiebehoefte)
Demografische en sociaal-economische variabelen (leeftijd, inkomen,
woonplaats etc.)
Projectkaart Maakt duidelijk wie de belangrijke spelers voor het
realiseren van het project en aan wie dus veel communicatie-aandacht
moet worden besteed.
Doelstellingen communicatie:
Bijdrage aan kennisvergroting
Bijdrage aan wijziging van de houding
Bijdrage aan gedragsverandering
Communicatiemiddelen/media:
Persoonlijke (gesprek, open dag)
Auditieve (telefoon, radio)
Visuele (foto, film)
Schriftelijke (e-mail, brief)
Audiovisuele (video, cd-rom)
H14
Omgevingsanalyse = Analyse waarbij het team onderzoek doet naar de
belangen, energie, posities en de politieke context van het project.
Voor welke projecten? Projecten met een politieke omgeving
(rijksoverheid) en waar verschillende afdelingen of organisaties met
elkaar samenwerken.
Op welk moment? In een vroeg stadium, bij de project start-up.
Vervolgens herhalen op momenten dat relaties en belangen extra
aandacht vragen (bijvoorbeeld vastlopen).
Door wie? Het projectteam zelf, zij moeten hun persoonlijke
oordelen geven.
Wat levert het op? Informatie die meer greep geeft op het project.
Welke instrumenten? Krachtenveldanalyse, beïnvloedingsanalyse,
SWOT-analyse.
, Krachtenveldanalyse = Analyse waarbij het relatiepatroon tussen de
belangrijkste spelers in het krachtenveld en hun houding ten opzichte van
het project worden onderzocht.
Stap 1: Actorenanalyse: wie zijn betrokken bij het project?
Stap 2: Energieprofiel: hoe verhouden de betrokkenen zich tot het
project?
Stap 3: Relevantieanalyse: hoe belangrijk zijn de betrokkenen
voor het project?
Stap 4: Projectkaart: hoe kan deze informatie visueel worden
gemaakt?
Stap 5: Relatieanalyse: wat is de kwaliteit van de belangrijkste
relaties?
Stap 6: Risicogebieden
Stap 7: Conclusies: wat staat het projectteam te doen?
Beïnvloedingsanalyse = Analyse waarbij de projectomgeving, politieke
problemen en welke personen het team bij het project kan gebruiken
worden onderzocht.
Stap 1: Actorenanalyse
Stap 2: Kwalificeren houding actoren: positief of negatief
Stap 3: Beoordelen beïnvloedbaarheid betrokkenen
Stap 4: Beïnvloedingskaart
Stap 5: Formuleren potentiële kansen met randvoorwaarden
Stap 6: Conclusies
SWOT-analyse = Analyse waarbij het oordeel over het intern functioneren
van het project met een beschrijving van wat er op het project afkomt
vanuit de omgeving.
H15
4 Hoofd aandachtsgebieden projectleider:
Leiding geven aan het projectteam
Beheren van de relatie met de opdrachtgever
Opleveren van het resultaat binnen grenzen van tijd, geld en
kwaliteit
Beheren van de relaties met de omgeving
Projectleider als coördinator:
Geen sprake van een team. De projectleden doen uitsluitend wat hun
gevraagd wordt en dragen alleen verantwoordelijkheid voor hun eigen
werk. Alles komt aan op de inhoudelijke kennis van de projectleider die
zorgt voor samenhang (legosteen-projectmanagement).
Projectleider als teamleider:
