Hoofdstuk 5 Inkoopsamenwerking
Inkoopsamenwerking is het gevolg van een steeds dynamischere en veeleisendere
omgeving van organisaties. Het is een uitdaging om daar effectieve en efficiënte
oplossingen voor te vinden. Het gaat vaak om ingrijpende oplossingen, die niet op 1 dag te
realiseren zijn en die verregaande consequenties hebben. Het gevolg van dit soort
belangrijke beslissingen is wel dat jouw afhankelijkheid van andere organisaties toeneemt
op strategisch gebied voor een langere periode. Dit noodzaakt je tot het stellen van
duidelijke voorwaarden voor de samenwerking, zodat deze een duurzaam karakter krijgt. Bij
inkoopsamenwerking is het niet anders. Je bent verplicht met alle betrokken partijen
duidelijke afspraken te maken over het doel, noodzakelijke stappen, voorwaarden en
mogelijke resultaten.
Hoe intensiever je samenwerkt, des te minder vrijblijvend deel je:
- Informatie
- Hulpmiddelen / expertise
- Inkoopvolume
- Een combinatie van voorgaande zaken
Doelstellingen inkoopsamenwerking
Het begrip inkoopsamenwerking wordt vaak geassocieerd met de bundeling van
inkoopvolumes. Inkoopsamenwerking heeft echter een veel bredere context.
Definitie inkoopsamenwerking: het samen bundelen en/of delen van informatie en expertise,
hulpmiddelen en/of volume op het gebied van inkoop, met als doel het behalen van voordeel
voor alle deelnemende organisaties.
Als je met inkoopsamenwerking begint, leg je de overeengekomen doelstellingen en
voorwaarden vast in een startnotitie. Die startnotitie gebruik je om alle belanghebbenden
binnen je organisatie te informeren. Houd hierbij in gedachte dat inkoopsamenwerking geen
doel op zich is, maar een hulpmiddel.
Keiharde en niet zo keiharde feiten
Als je gaat zoeken naar feiten over inkoopsamenwerking, zul je zien dat er over dit
onderwerp meer informatie te vinden is bij overheidsorganisaties dan bij profitorganisaties.
Dat is niet zo gek, want de barrières om samen te gaan werken zijn voor bijvoorbeeld
gemeenten minder hoog dan voor commerciële organisaties. Commerciële organisaties
denken eerst aan hun concurrentiepositie en de bescherming van kennis en ervaring.
Argumenten voor samenwerking
De doelstellingen om te gaan samenwerken zijn divers. Vaak is het een combinatie van
doelstellingen die leidt tot inkoopsamenwerking. Een deel van de doelstellingen is
kwantificeerbaar en goed te meten. Er zijn ook minder goed te meten kwalitatieve
doelstellingen.
Volumes bundelen
De meest voorkomende doelstelling van inkoopsamenwerking is het bundelen van volumes.
Volumes bundelen levert je over het algemeen meer korting op en betere
inkoopvoorwaarden. Hierbij geldt de nadrukkelijke voorwaarde dat de in te kopen producten
en diensten min of meer vergelijkbaar zijn. Als dat niet zo is, levert het nauwelijks
schaalvoordeel op voor de leverancier en zal hij over het algemeen minder korting verlenen.
, Vermindering transactiekosten en risico’s
Door het samenwerken ben je in staat de transactiekosten omlaag te brengen. Onder
transactiekosten verstaan we alle kosten die je maakt voor het tot stand komen van een
overeenkomst of inkooporder. Als je bepaalde transacties aan 1 van de samenwerkende
partijen kunt overlaten, scheelt dat tijd en geld. Bovendien worden de risico’s kleiner, omdat
je als grotere partij belangrijker bent voor een leverancier en hij meer inspanning zal leveren
om zijn verplichtingen na te komen.
Delen informatie en specialisatiemogelijkheden
Vertrouwen vormt de basis van het delen van informatie over kennis en ervaring. Het gaat
hierbij om kennis en ervaring over onder andere productie, markten, techniek en
toekomstige ontwikkelingen. Daarvoor maak je een matrix, waarin je op de horizontale as de
samenwerkende partijen benoemt en op de verticale as de kennis en ervaringsgebieden. Je
kunt je wel de vraag stellen of de informatie voor alle samenwerkende partijen even goed
toepasbaar is.
Verder biedt een inkoopsamenwerking op termijn de mogelijkheid om je binnen het
samenwerkingsverband te specialiseren. Heeft de ene partner meer kennis van een bepaald
vakgebied, dan laat je dat aan die partner over. Je deelt en verdeelt capaciteit en
deskundigheid.
Delen inkooptools
Bij het delen van inkooptools is het aan- of afwezig zijn van vertrouwen minder essentieel.
Het levert je veel voordelen op als je bepaalde inkooptools (nog) niet hebt en de andere
partij deze ter beschikking stelt. Ook hier is de vraag gerechtvaardigd of de inkooptools wel
1-op-1 aansluiten, maar met wat aanpassingen blijven de voordelen grotendeels overeind.
Een tegenwicht voor geconsolideerde markt
Binnen een aantal verkoopmarkten zie je de laatste jaren een consolidatieslag. Het aantal
aanbieders vermindert door fusies, overnames en faillissemente. Daardoor worden de
keuzes voor opdrachtgevers kleiner en loopt je invloed terug. Als tegenreactie bundelen
partijen aan de inkoopzijde hun volume, om zo een deel van de invloed die verloren is
gegaan terug te winnen.
Inkoopsamenwerking is het gevolg van een steeds dynamischere en veeleisendere
omgeving van organisaties. Het is een uitdaging om daar effectieve en efficiënte
oplossingen voor te vinden. Het gaat vaak om ingrijpende oplossingen, die niet op 1 dag te
realiseren zijn en die verregaande consequenties hebben. Het gevolg van dit soort
belangrijke beslissingen is wel dat jouw afhankelijkheid van andere organisaties toeneemt
op strategisch gebied voor een langere periode. Dit noodzaakt je tot het stellen van
duidelijke voorwaarden voor de samenwerking, zodat deze een duurzaam karakter krijgt. Bij
inkoopsamenwerking is het niet anders. Je bent verplicht met alle betrokken partijen
duidelijke afspraken te maken over het doel, noodzakelijke stappen, voorwaarden en
mogelijke resultaten.
Hoe intensiever je samenwerkt, des te minder vrijblijvend deel je:
- Informatie
- Hulpmiddelen / expertise
- Inkoopvolume
- Een combinatie van voorgaande zaken
Doelstellingen inkoopsamenwerking
Het begrip inkoopsamenwerking wordt vaak geassocieerd met de bundeling van
inkoopvolumes. Inkoopsamenwerking heeft echter een veel bredere context.
Definitie inkoopsamenwerking: het samen bundelen en/of delen van informatie en expertise,
hulpmiddelen en/of volume op het gebied van inkoop, met als doel het behalen van voordeel
voor alle deelnemende organisaties.
Als je met inkoopsamenwerking begint, leg je de overeengekomen doelstellingen en
voorwaarden vast in een startnotitie. Die startnotitie gebruik je om alle belanghebbenden
binnen je organisatie te informeren. Houd hierbij in gedachte dat inkoopsamenwerking geen
doel op zich is, maar een hulpmiddel.
Keiharde en niet zo keiharde feiten
Als je gaat zoeken naar feiten over inkoopsamenwerking, zul je zien dat er over dit
onderwerp meer informatie te vinden is bij overheidsorganisaties dan bij profitorganisaties.
Dat is niet zo gek, want de barrières om samen te gaan werken zijn voor bijvoorbeeld
gemeenten minder hoog dan voor commerciële organisaties. Commerciële organisaties
denken eerst aan hun concurrentiepositie en de bescherming van kennis en ervaring.
Argumenten voor samenwerking
De doelstellingen om te gaan samenwerken zijn divers. Vaak is het een combinatie van
doelstellingen die leidt tot inkoopsamenwerking. Een deel van de doelstellingen is
kwantificeerbaar en goed te meten. Er zijn ook minder goed te meten kwalitatieve
doelstellingen.
Volumes bundelen
De meest voorkomende doelstelling van inkoopsamenwerking is het bundelen van volumes.
Volumes bundelen levert je over het algemeen meer korting op en betere
inkoopvoorwaarden. Hierbij geldt de nadrukkelijke voorwaarde dat de in te kopen producten
en diensten min of meer vergelijkbaar zijn. Als dat niet zo is, levert het nauwelijks
schaalvoordeel op voor de leverancier en zal hij over het algemeen minder korting verlenen.
, Vermindering transactiekosten en risico’s
Door het samenwerken ben je in staat de transactiekosten omlaag te brengen. Onder
transactiekosten verstaan we alle kosten die je maakt voor het tot stand komen van een
overeenkomst of inkooporder. Als je bepaalde transacties aan 1 van de samenwerkende
partijen kunt overlaten, scheelt dat tijd en geld. Bovendien worden de risico’s kleiner, omdat
je als grotere partij belangrijker bent voor een leverancier en hij meer inspanning zal leveren
om zijn verplichtingen na te komen.
Delen informatie en specialisatiemogelijkheden
Vertrouwen vormt de basis van het delen van informatie over kennis en ervaring. Het gaat
hierbij om kennis en ervaring over onder andere productie, markten, techniek en
toekomstige ontwikkelingen. Daarvoor maak je een matrix, waarin je op de horizontale as de
samenwerkende partijen benoemt en op de verticale as de kennis en ervaringsgebieden. Je
kunt je wel de vraag stellen of de informatie voor alle samenwerkende partijen even goed
toepasbaar is.
Verder biedt een inkoopsamenwerking op termijn de mogelijkheid om je binnen het
samenwerkingsverband te specialiseren. Heeft de ene partner meer kennis van een bepaald
vakgebied, dan laat je dat aan die partner over. Je deelt en verdeelt capaciteit en
deskundigheid.
Delen inkooptools
Bij het delen van inkooptools is het aan- of afwezig zijn van vertrouwen minder essentieel.
Het levert je veel voordelen op als je bepaalde inkooptools (nog) niet hebt en de andere
partij deze ter beschikking stelt. Ook hier is de vraag gerechtvaardigd of de inkooptools wel
1-op-1 aansluiten, maar met wat aanpassingen blijven de voordelen grotendeels overeind.
Een tegenwicht voor geconsolideerde markt
Binnen een aantal verkoopmarkten zie je de laatste jaren een consolidatieslag. Het aantal
aanbieders vermindert door fusies, overnames en faillissemente. Daardoor worden de
keuzes voor opdrachtgevers kleiner en loopt je invloed terug. Als tegenreactie bundelen
partijen aan de inkoopzijde hun volume, om zo een deel van de invloed die verloren is
gegaan terug te winnen.
