Samenvatting Inkopen voor dummies H7 Inkoopactieplan

Hoofdstuk 7 Inkoopactieplan
De aandacht voor de inkoopfunctie is toegenomen en brengt met zich mee dat een
inkoopafdeling nadrukkelijk wordt gevraagd een bijdrage te leveren aan de strategische
inkoopfunctie van een organisatie. De inkoopafdeling kan niet meer volstaan met een ‘to-do’-
lijstje of alleen maar ad hoc reageren. Het inkoopactieplan doet zijn intrede.

Noodzaak tot daadkracht
Het inkoopactieplan is een middel waarmee een inkoopafdeling aandacht kan claimen voor
de doelstellingen van de inkoopfunctie in relatie tot de algemene organisatiedoelstellingen.
Verder kun je met het inkoopactieplan de inkoopfunctie structureel op een hoger niveau
brengen.

Van transactie naar strategische actie
In het verleden werd binnen de inkoopafdeling voornamelijk transactiegericht
gewerkt. Als gevolg van de toegenomen aandacht voor de inkoopfunctie als
toegevoegde waarde voor een organisatie, krijgt de inkoopafdeling een andere rol. Ze
wordt gedwongen na te denken over de strategische rol die ze kan spelen binnen het
grotere geheel.

Van actie naar reactie
Nadenken over die rol betekent dat je als inkoopafdeling een beeld vormt van het strategisch
beleid, van de visie en missie die de inkoopfunctie voor ogen heeft. Proactief denken in
plaats van reactief handelen; strategische inkoop versus tactische en operationele inkoop.
Het vraagt een omschakeling die je niet van de ene op de andere dag kunt realiseren.

Bijdrage aan organisatiedoelen
Met een inkoopactieplan kan de inkoopafdeling doelstellingen formuleren. En op een
objectieve wijze duidelijk maken aan het hoger management welke bijdrage ze kan leveren
aan de organisatiedoelstellingen en wat daarvan de strategische meerwaarde is. Het
opstellen van een inkoopactieplan biedt je geen garantie op succes, maar verhoogt wel de
kans op een professionelere inkoopfunctie.

En de doelstellingen zijn?
De doelstelling van een inkoopactieplan moet zijn dat met inzet van alle denkbare middelen
op alle onderdelen van de inkoopfunctie een structurele verbetering van het inkoopresultaat
mogelijk wordt. Het verbeterde inkoopresultaat levert weer een duidelijke bijdrage aan het
totaalresultaat van de onderneming. Het inkoopactieplan is van groot belang voor een
inkoopafdeling en de rest van de organisatie. De inkoopmanager is dan ook een groot deel
van zijn tijd bezig met het (laten) opstellen en (laten) uitvoeren van het inkoopactieplan.

Inkoopbeleid leidt tot actieplan
Onderwerpen die je vanuit het inkoopbeleid laat terugkomen in het inkoopactieplan zijn:
- Strategie. De inkoopdoelen die je formuleert, de weg die jou naar die doelen leidt en
de relatie met het algemene organisatiebeleid.
- Structuur. De inrichting van de inkooporganisatie met bijbehorende taken,
verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

, - Cultuur. De waarden en normen binnen een organisatie in relatie tot de
geformuleerde doelstellingen.
- Personeel en vaardigheden. De vakkennis, opleidingen en de eigenschappen die je
nodig hebt om de inkoopfunctie op een hoger plan te brengen.
- Systemen en hulpmiddelen. De formele en informele procedures, processen en
hulpmiddelen die je vastlegt en doorloopt om de gewenste inkoop- en
organisatieresultaten te bereiken.




Concrete uitwerking
Het inkoopbeleid bevat doelstellingen en uitgangspunten voor de (middel)lange
termijn en het inkoopactieplan vormt de concrete uitwerking hiervan voor de korte
termijn (1 tot 3 jaar):
- Wat wil de inkoopafdeling realiseren? Dit verwoord je in de uitgangspunten, de
concrete doelstellingen en de te bereiken resultaten.
- Hoe gaat de inkoopafdeling dit tot stand brengen? Langs welke route en via
welke tussenstations wil je de uiteindelijke doelen en resultaten bereiken?
- Waarmee gaat de inkoopafdeling dit realiseren? Welke mensen en middelen
heb je nodig om de activiteiten uit te voeren en de gestelde doelen te
realiseren?
- Wanneer zal de inkoopafdeling deze doelen bereiken? Het opstellen van een
planning en een prioriteitenlijst vormt de basis van dit onderdeel.
- Wie moeten deze resultaten tot stand brengen? De uitvoering van het
inkoopactieplan zal de taak en verantwoordelijkheid worden van verschillende
inkoopteams, die ieder aangesproken kunnen worden op de tijdige uitvoering
en realisatie van de doelstellingen. Aan de hand van planningen kun je op
regelmatige basis controleren in hoeverre je op koers ligt.

Werkwijze
Het opstellen van een inkoopactieplan en het bewaken van de uitvoering valt onder de
verantwoordelijkheid van de inkoopmanager. Hij heeft het onderwerp inkoopactieplan hoog