Hoofdstuk 8 Inkooporganisatie
Op basis van de bedrijfsprocessen binnen een organisatie kun je vaststellen hoe je de
bedrijfsactiviteiten en dus ook de inkoopactiviteiten het best kunt organiseren. Je zult
rekening moeten houden met de doelstellingen van de organisatie, waaraan de
inkoopfunctie een belangrijke bijdrage kan leveren. Daarnaast zul je moeten kijken naar de
beschikbaarheid van mensen, procedures en hulpmiddelen.
Er bestaat niet zoiets als de ideale organisatiestructuur voor de inrichting van een
inkoopfunctie binnen een organisatie. Een algemeen toepasbare invulling van de
inrichting bestaat dan ook niet. Je kunt wel wat zeggen over de richting die je aan de
invulling kunt geven. En 1 ding is zeker: zonder structuur functioneert je
inkooporganisatie niet.
Positie van de inkoopfunctie
Je moet bij het ontwerpen van een inkooporganisatie nadenken over de taakverdeling,
verdeling van verantwoordelijkheden en van bevoegdheden en daarmee samenhangend het
coördineren van die taken en verantwoordelijkheden.
Bij de uitwerking van de inkooporganisatie stel je ook vast met welk soort
inkoopmedewerkers je invulling gaat geven aan de inkoopwerkzaamheden.
De plaats van de inkoopafdeling binnen een organisatie of bedrijf varieert en is sterk
afhankelijk van de volgende factoren:
- Historie
- Visie directie of inkoopmanager
- Ontwikkelingsstadium inkoopfunctie
- Omvang organisatie en/of inkoopvolume
- Type organisatie
- Complexiteit van de producten of diensten
- Complexiteit van de logistiek
- Kwaliteit inkoopmedewerkers
- Cultuur organisatie
- Automatisering
- Geografische spreiding
Taken en verantwoordelijkheden inkoopfunctie
Onder inkooporganisatie wordt verstaan de organisatorische verdeling van de
inkoopactiviteiten binnen een organisatie of bedrijf. Hierbij wordt onderscheid gemaakt
tussen activiteiten op strategisch, tactisch en operationeel niveau.
De inkooporganisatie geeft aan welke medewerker binnen een organisatie welke activiteiten
binnen de inkoopfunctie uitvoert, inclusief de daarbij benodigde bevoegdheden en
verantwoordelijkheden. Tevens is er beschreven hoe de bij inkoop betrokken medewerkers
samenwerken met de interne klanten.
Strategisch niveau
De strategische inkoop omvat de inkoopactiviteiten die de organisatiekoers van een
organisatie op het gebied van inkoop op de lange termijn beïnvloeden. Voorbeelden van
deze activiteiten zijn:
- Het vaststellen van het inkoopbeleid op hoofdlijnen en op deelgebieden
- Make or buy-beslissingen: zelf doen of uitbesteden
, - Terugwaartse integratie: overnemen van toeleveranciers uit de keten
- Klanten en leveranciers: hoe ga je daarmee om?
- Vaststellen van de inkoopdoelstellingen
- Afsluiten van meerjarencontracten en het aangaan van partnerships
- Aanschaffen van investeringsgoederen als gebouwen en machines
Tactisch niveau
De tactische inkoop betreft het kopen van goederen en diensten voor de bedrijfsvoering.
Voorbeelden van activiteiten op dit niveau zijn:
- Opstellen van programma’s van eisen met de interne klant
- Selecteren, contracteren en evalueren van leveranciers
- Uitvoeren van contract- en leveranciersmanagement
- Betrekken van leverancier bij productontwikkeling
- Aanschaffen, implementeren en gebruiken van inkoopinformatiesystemen
- Uitwerken van procedures en methoden
- Opleiden van medewerkers, zowel binnen als buiten de inkoopafdeling
Operationeel niveau
De operationele inkoop omvat alle activiteiten binnen de fasen bestellen, bewaken en
nazorg, waarbij de inkoper fungeert als intermediair tussen interne klant en leverancier.
Voorbeelden van activiteiten op dit niveau zijn:
- Behandelen van bestelaanvragen van interne klanten
- Plaatsen van bestellingen of afroeporders
- Bewaken van de levering van de geplaatste bestellingen
- Oplossen van problemen met bestellingen, leveringen of facturen
- Laten betalen van facturen
Organisatievormen inkoop
Elke organisatie heeft een eigen specifieke inkooporganisatie en zal altijd wel ergens
afwijken van andere inkooporganisaties. Je wilt als organisatie ook op de 1 of andere
manier opvallen. Toch kun je 3 hoofdvormen onderscheiden die aan de basis liggen
van elke inkooporganisatie:
- Centrale inkooporganisatie
- Decentrale inkooporganisatie
- Gecoördineerde inkooporganisatie
De 3 hoofdvormen zijn op elk niveau toepasbaar: voor een land, divisie die bestaat uit
verschillende afdeling of samenwerkingsverband.
De inrichting van een inkoopafdeling zelf kan plaatsvinden op verschillende niveaus:
- Divisieniveau
- Groepsniveau
- Geografisch niveau
- Leveranciersniveau
- Artikel- of artikelgroepniveau
Centrale inkooporganisatie
Bij een centrale inkooporganisatie voert 1 inkoopafdeling de tactische inkoop uit. Dit is
normaal gesproken het geval bij grotere organisaties. Kleinere organisaties hebben meestal
Op basis van de bedrijfsprocessen binnen een organisatie kun je vaststellen hoe je de
bedrijfsactiviteiten en dus ook de inkoopactiviteiten het best kunt organiseren. Je zult
rekening moeten houden met de doelstellingen van de organisatie, waaraan de
inkoopfunctie een belangrijke bijdrage kan leveren. Daarnaast zul je moeten kijken naar de
beschikbaarheid van mensen, procedures en hulpmiddelen.
Er bestaat niet zoiets als de ideale organisatiestructuur voor de inrichting van een
inkoopfunctie binnen een organisatie. Een algemeen toepasbare invulling van de
inrichting bestaat dan ook niet. Je kunt wel wat zeggen over de richting die je aan de
invulling kunt geven. En 1 ding is zeker: zonder structuur functioneert je
inkooporganisatie niet.
Positie van de inkoopfunctie
Je moet bij het ontwerpen van een inkooporganisatie nadenken over de taakverdeling,
verdeling van verantwoordelijkheden en van bevoegdheden en daarmee samenhangend het
coördineren van die taken en verantwoordelijkheden.
Bij de uitwerking van de inkooporganisatie stel je ook vast met welk soort
inkoopmedewerkers je invulling gaat geven aan de inkoopwerkzaamheden.
De plaats van de inkoopafdeling binnen een organisatie of bedrijf varieert en is sterk
afhankelijk van de volgende factoren:
- Historie
- Visie directie of inkoopmanager
- Ontwikkelingsstadium inkoopfunctie
- Omvang organisatie en/of inkoopvolume
- Type organisatie
- Complexiteit van de producten of diensten
- Complexiteit van de logistiek
- Kwaliteit inkoopmedewerkers
- Cultuur organisatie
- Automatisering
- Geografische spreiding
Taken en verantwoordelijkheden inkoopfunctie
Onder inkooporganisatie wordt verstaan de organisatorische verdeling van de
inkoopactiviteiten binnen een organisatie of bedrijf. Hierbij wordt onderscheid gemaakt
tussen activiteiten op strategisch, tactisch en operationeel niveau.
De inkooporganisatie geeft aan welke medewerker binnen een organisatie welke activiteiten
binnen de inkoopfunctie uitvoert, inclusief de daarbij benodigde bevoegdheden en
verantwoordelijkheden. Tevens is er beschreven hoe de bij inkoop betrokken medewerkers
samenwerken met de interne klanten.
Strategisch niveau
De strategische inkoop omvat de inkoopactiviteiten die de organisatiekoers van een
organisatie op het gebied van inkoop op de lange termijn beïnvloeden. Voorbeelden van
deze activiteiten zijn:
- Het vaststellen van het inkoopbeleid op hoofdlijnen en op deelgebieden
- Make or buy-beslissingen: zelf doen of uitbesteden
, - Terugwaartse integratie: overnemen van toeleveranciers uit de keten
- Klanten en leveranciers: hoe ga je daarmee om?
- Vaststellen van de inkoopdoelstellingen
- Afsluiten van meerjarencontracten en het aangaan van partnerships
- Aanschaffen van investeringsgoederen als gebouwen en machines
Tactisch niveau
De tactische inkoop betreft het kopen van goederen en diensten voor de bedrijfsvoering.
Voorbeelden van activiteiten op dit niveau zijn:
- Opstellen van programma’s van eisen met de interne klant
- Selecteren, contracteren en evalueren van leveranciers
- Uitvoeren van contract- en leveranciersmanagement
- Betrekken van leverancier bij productontwikkeling
- Aanschaffen, implementeren en gebruiken van inkoopinformatiesystemen
- Uitwerken van procedures en methoden
- Opleiden van medewerkers, zowel binnen als buiten de inkoopafdeling
Operationeel niveau
De operationele inkoop omvat alle activiteiten binnen de fasen bestellen, bewaken en
nazorg, waarbij de inkoper fungeert als intermediair tussen interne klant en leverancier.
Voorbeelden van activiteiten op dit niveau zijn:
- Behandelen van bestelaanvragen van interne klanten
- Plaatsen van bestellingen of afroeporders
- Bewaken van de levering van de geplaatste bestellingen
- Oplossen van problemen met bestellingen, leveringen of facturen
- Laten betalen van facturen
Organisatievormen inkoop
Elke organisatie heeft een eigen specifieke inkooporganisatie en zal altijd wel ergens
afwijken van andere inkooporganisaties. Je wilt als organisatie ook op de 1 of andere
manier opvallen. Toch kun je 3 hoofdvormen onderscheiden die aan de basis liggen
van elke inkooporganisatie:
- Centrale inkooporganisatie
- Decentrale inkooporganisatie
- Gecoördineerde inkooporganisatie
De 3 hoofdvormen zijn op elk niveau toepasbaar: voor een land, divisie die bestaat uit
verschillende afdeling of samenwerkingsverband.
De inrichting van een inkoopafdeling zelf kan plaatsvinden op verschillende niveaus:
- Divisieniveau
- Groepsniveau
- Geografisch niveau
- Leveranciersniveau
- Artikel- of artikelgroepniveau
Centrale inkooporganisatie
Bij een centrale inkooporganisatie voert 1 inkoopafdeling de tactische inkoop uit. Dit is
normaal gesproken het geval bij grotere organisaties. Kleinere organisaties hebben meestal
