Inhoud
BIV..........................................................................................................................................................2
Functiescheiding.................................................................................................................................2
Algemeen...........................................................................................................................................3
COSO-model:......................................................................................................................................5
Typologien..........................................................................................................................................5
Algemeen...........................................................................................................................................7
Inkoopprocess....................................................................................................................................8
Verkoopprocess................................................................................................................................10
Seriestuk- en stukproductie..........................................................................................................15
Verkoopprocess (handelsbedrijf)......................................................................................................19
Vaste activa......................................................................................................................................20
Kasprocedure:...................................................................................................................................20
Productiehuishouding.......................................................................................................................23
Dienstverlening.................................................................................................................................28
,BIV
Functiescheiding
Essentie van de controletechnische functiescheiding: • Dat een medewerker zichzelf niet controleert.
In het kader van deze controletechnische (of primaire) functiescheiding. In het kader onderscheiden
we vier functies: o Beschikken o Bewaren o Registreren o Uitvoeren
Beschikkingsfunctie • functies waarbij er bevoegdheden zijn om te kunnen beschikken over waarden
van de huishouding zoals goed, goederen, vorderingen (verkoopfunctie, procuratie, recht om
vorderingen te laten afschrijven), het aangaan van verplichtingen (inkopen) incasso.
Bewaarfuncties: • het zorg dragen voor toevertrouwde waarden, zoals geld, goederen, vorderingen
(magazijnmeester, kassier, debiteurenadministratie) De registrerende functie houdt aantekeningen
van de beheersdaden en van de waarden in bewaring, en legt de verbanden. De doelstelling van deze
functie is tweeledig: o Controle o Informatievoorziening
Registrerende functies • administratieve activiteiten (met als kernpunt de boekhouding), die
gescheiden van beschikbare en bewarende functies worden verricht en naast een
informatiedoelstelling een controledoelstelling hebben.
Betekenis van tegengesteld belang voor de interne controle: • De primaire controlescheiding kan
alleen werken als er tussen de opeenvolgende functies sprake is van tegengesteld belang (illegitiem
belang). Magazijnmeester zal niet bereid zijn meer goederen af te leveren dan waartoe de
verkoopafdeling hem schriftelijk opdracht geeft en die hij moet verantwoorden. De verkoopafdeling
zal niet minder goederen willen ontvangen dan voor de levering waarvan zij opdracht heeft gegeven
en waarvoor de cliënt bereid zal zijn te betalen.
Voorbeeld :
De inkoper heeft 100 stuks besteld en legt dit vast. De magazijnmedewerker ontvangt de bestelling
(100 stuks) en legt de ontvangst vast. De medewerker administratie ontvangt een factuur voor 100
stuks en legt dit vast. Door de gegevens van de inkoper (100) te vergelijken met de gegevens van de
magazijnmedewerker (100) en de administratief medewerker (100) is via drie onafhankelijk tot stand
gekomen gegevens vastgesteld dat de informatie (inkoop van 100 stuks) klopt.
2 voorbeelden functiescheiding:
1. Bij een detailhandelzaak met één of een paar verkoopmedewerkers zal bijvoorbeeld de
functiescheiding een probleem opleveren en door grotere betrokkenheid van de eigenaar
opgelost worden. De eigenaar zal bepaalde onderdelen van de beschikbare functie zelf willen
houden, zoals het beschikken over liquide middelen (het doen van betalingen) omdat deze
het kwetsbaarst zijn.
2. Voorkomen dat onbevoegden mutaties invoeren: • Door een gebruikersidentificatie (user
i.d.) en een password (toegangscode) De toegangsregeling kan bv zo zijn opgezet, dat de
medewerker die de inkoop- en verkoopfacturen invoert, niet bevoegd is om de
dagafschriften van de bank in te voeren.
Problemen met functiescheidingen:
• Medewerkers die samenspanning > Doel fraude.
o Hoe groter het aantal medewerkers dat bij een activiteit betrokken is, hoe kleiner de kans
, op fraude. Samenspannen is tegen te gaan door:
• Rouleren van werkzaamheden
• Iedere medewerker moet met vakantie, zodat een plaatsvervanger tijdelijk
overneemt
• Beoordelen van de ontwikkeling van relevante bedrijfscijfers in de loop van de tijd
en signaleren van afwijkingen van het normale patroon
Algemeen
Functie creatieregister: • Het vastleggen van verbintenissen met derden die worden aangegaan of
herzien. (Hiertoe behoren verbintenissen zoals het verlenen van kwijtingen of het creëren van
waardepapieren en het tekenen van polissen. Maar ook kan worden gedacht aan het aangaan van
verplichtingen zoals het sluiten van in- en verkoopcontracten of het afsluiten van leningen.)
Invloed van de typologie: • De keuze van de maatregelen van interne controle wordt in belangrijke
mate bepaald door het type huishouding (onderverdeling).
Beïnvloeding interne controle beïnvloed door de omvang van een huishouding: • Naarmate de
huishouding groter is, zal de beheersing van de leiding (op diverse niveaus) moeilijker zijn en dus een
omvangrijker stelsel van interne controle vereisen. Dit is in het algemeen ook rationeel, omdat de
kosten de kosten ervan door de huishouding wel gedragen kunnen worden. In kleinere
huishoudingen is dat duidelijk minder het geval. Toch zal ook daar de leiding (eigenaar?) de zekerheid
willen hebben, dat er goed en accuraat gewerkt wordt, dat er geen waarden ten onrechte
verdwijnen, dat alle opbrengsten verantwoord worden enz.
Relatie tussen de begrippen "informatievoorziening" en "interne controle": • In het kader van de
interne controle is de informatievoorziening erg belangrijk. Enerzijds is een goede interne controle
niet mogelijk als er geen goede informatievoorziening en rapportages zijn; anderzijds dient de
geleverde informatie juist, tijdig en volledig te zijn. Daarom zal de informatievoorziening zelf ook
onderwerp van interne controle zijn.
Voorkomen dat onbevoegden mutaties invoeren: • Door een gebruikersidentificatie (user i.d.) en een
password (toegangscode) De toegangsregeling kan bv zo zijn opgezet, dat de medewerker die de
inkoop- en verkoopfacturen invoert, niet bevoegd is om de dagafschriften van de bank in te voeren.
Begrippen:
• positieve controle o Vaststelling van de juistheid van hetgeen in de administratie is opgenomen.
• negatieve controle o Het verschaffen van zekerheid omtrent de volledigheid van het
geregistreerde. (Is alles geboekt wat er geboekt moet worden)
• Totaalcontrole o Groepen gelijksoortige posten worden eerst op de een of andere wijze
samengevoegd tot totalen, die worden vergeleken met controletotalen die langs andere weg uit
hetzelfde grondmateriaal of uit andere daarmee innerlijk samenhangende gegevens zijn verkregen of
afgeleid.
• Detailcontrole o Iedere post wordt afzonderlijk gecontroleerd.
• verbandscontrole. o Hier wordt gebruik gemaakt van cijfermatige verbanden die op de innerlijke
samenhang tussen prestatie en tegenprestatie of op technische samenhangen in het interne
bedrijfsgebeuren gebaseerd zijn
BIV..........................................................................................................................................................2
Functiescheiding.................................................................................................................................2
Algemeen...........................................................................................................................................3
COSO-model:......................................................................................................................................5
Typologien..........................................................................................................................................5
Algemeen...........................................................................................................................................7
Inkoopprocess....................................................................................................................................8
Verkoopprocess................................................................................................................................10
Seriestuk- en stukproductie..........................................................................................................15
Verkoopprocess (handelsbedrijf)......................................................................................................19
Vaste activa......................................................................................................................................20
Kasprocedure:...................................................................................................................................20
Productiehuishouding.......................................................................................................................23
Dienstverlening.................................................................................................................................28
,BIV
Functiescheiding
Essentie van de controletechnische functiescheiding: • Dat een medewerker zichzelf niet controleert.
In het kader van deze controletechnische (of primaire) functiescheiding. In het kader onderscheiden
we vier functies: o Beschikken o Bewaren o Registreren o Uitvoeren
Beschikkingsfunctie • functies waarbij er bevoegdheden zijn om te kunnen beschikken over waarden
van de huishouding zoals goed, goederen, vorderingen (verkoopfunctie, procuratie, recht om
vorderingen te laten afschrijven), het aangaan van verplichtingen (inkopen) incasso.
Bewaarfuncties: • het zorg dragen voor toevertrouwde waarden, zoals geld, goederen, vorderingen
(magazijnmeester, kassier, debiteurenadministratie) De registrerende functie houdt aantekeningen
van de beheersdaden en van de waarden in bewaring, en legt de verbanden. De doelstelling van deze
functie is tweeledig: o Controle o Informatievoorziening
Registrerende functies • administratieve activiteiten (met als kernpunt de boekhouding), die
gescheiden van beschikbare en bewarende functies worden verricht en naast een
informatiedoelstelling een controledoelstelling hebben.
Betekenis van tegengesteld belang voor de interne controle: • De primaire controlescheiding kan
alleen werken als er tussen de opeenvolgende functies sprake is van tegengesteld belang (illegitiem
belang). Magazijnmeester zal niet bereid zijn meer goederen af te leveren dan waartoe de
verkoopafdeling hem schriftelijk opdracht geeft en die hij moet verantwoorden. De verkoopafdeling
zal niet minder goederen willen ontvangen dan voor de levering waarvan zij opdracht heeft gegeven
en waarvoor de cliënt bereid zal zijn te betalen.
Voorbeeld :
De inkoper heeft 100 stuks besteld en legt dit vast. De magazijnmedewerker ontvangt de bestelling
(100 stuks) en legt de ontvangst vast. De medewerker administratie ontvangt een factuur voor 100
stuks en legt dit vast. Door de gegevens van de inkoper (100) te vergelijken met de gegevens van de
magazijnmedewerker (100) en de administratief medewerker (100) is via drie onafhankelijk tot stand
gekomen gegevens vastgesteld dat de informatie (inkoop van 100 stuks) klopt.
2 voorbeelden functiescheiding:
1. Bij een detailhandelzaak met één of een paar verkoopmedewerkers zal bijvoorbeeld de
functiescheiding een probleem opleveren en door grotere betrokkenheid van de eigenaar
opgelost worden. De eigenaar zal bepaalde onderdelen van de beschikbare functie zelf willen
houden, zoals het beschikken over liquide middelen (het doen van betalingen) omdat deze
het kwetsbaarst zijn.
2. Voorkomen dat onbevoegden mutaties invoeren: • Door een gebruikersidentificatie (user
i.d.) en een password (toegangscode) De toegangsregeling kan bv zo zijn opgezet, dat de
medewerker die de inkoop- en verkoopfacturen invoert, niet bevoegd is om de
dagafschriften van de bank in te voeren.
Problemen met functiescheidingen:
• Medewerkers die samenspanning > Doel fraude.
o Hoe groter het aantal medewerkers dat bij een activiteit betrokken is, hoe kleiner de kans
, op fraude. Samenspannen is tegen te gaan door:
• Rouleren van werkzaamheden
• Iedere medewerker moet met vakantie, zodat een plaatsvervanger tijdelijk
overneemt
• Beoordelen van de ontwikkeling van relevante bedrijfscijfers in de loop van de tijd
en signaleren van afwijkingen van het normale patroon
Algemeen
Functie creatieregister: • Het vastleggen van verbintenissen met derden die worden aangegaan of
herzien. (Hiertoe behoren verbintenissen zoals het verlenen van kwijtingen of het creëren van
waardepapieren en het tekenen van polissen. Maar ook kan worden gedacht aan het aangaan van
verplichtingen zoals het sluiten van in- en verkoopcontracten of het afsluiten van leningen.)
Invloed van de typologie: • De keuze van de maatregelen van interne controle wordt in belangrijke
mate bepaald door het type huishouding (onderverdeling).
Beïnvloeding interne controle beïnvloed door de omvang van een huishouding: • Naarmate de
huishouding groter is, zal de beheersing van de leiding (op diverse niveaus) moeilijker zijn en dus een
omvangrijker stelsel van interne controle vereisen. Dit is in het algemeen ook rationeel, omdat de
kosten de kosten ervan door de huishouding wel gedragen kunnen worden. In kleinere
huishoudingen is dat duidelijk minder het geval. Toch zal ook daar de leiding (eigenaar?) de zekerheid
willen hebben, dat er goed en accuraat gewerkt wordt, dat er geen waarden ten onrechte
verdwijnen, dat alle opbrengsten verantwoord worden enz.
Relatie tussen de begrippen "informatievoorziening" en "interne controle": • In het kader van de
interne controle is de informatievoorziening erg belangrijk. Enerzijds is een goede interne controle
niet mogelijk als er geen goede informatievoorziening en rapportages zijn; anderzijds dient de
geleverde informatie juist, tijdig en volledig te zijn. Daarom zal de informatievoorziening zelf ook
onderwerp van interne controle zijn.
Voorkomen dat onbevoegden mutaties invoeren: • Door een gebruikersidentificatie (user i.d.) en een
password (toegangscode) De toegangsregeling kan bv zo zijn opgezet, dat de medewerker die de
inkoop- en verkoopfacturen invoert, niet bevoegd is om de dagafschriften van de bank in te voeren.
Begrippen:
• positieve controle o Vaststelling van de juistheid van hetgeen in de administratie is opgenomen.
• negatieve controle o Het verschaffen van zekerheid omtrent de volledigheid van het
geregistreerde. (Is alles geboekt wat er geboekt moet worden)
• Totaalcontrole o Groepen gelijksoortige posten worden eerst op de een of andere wijze
samengevoegd tot totalen, die worden vergeleken met controletotalen die langs andere weg uit
hetzelfde grondmateriaal of uit andere daarmee innerlijk samenhangende gegevens zijn verkregen of
afgeleid.
• Detailcontrole o Iedere post wordt afzonderlijk gecontroleerd.
• verbandscontrole. o Hier wordt gebruik gemaakt van cijfermatige verbanden die op de innerlijke
samenhang tussen prestatie en tegenprestatie of op technische samenhangen in het interne
bedrijfsgebeuren gebaseerd zijn
