NEVI 2 – Expert Publiek deel 1
1
,Inhoudsopgave
Hoofdstuk 1. Begrippenkader Inkoop................................................................................................3
Hoofdstuk 2. Publieke context en inkoopbeleid................................................................................8
Hoofdstuk 3. Inkoopbeleid en integriteit.........................................................................................10
Hoofdstuk 4. Spendanalyse..............................................................................................................12
Hoofdstuk 5. Rechtmatgheid..........................................................................................................14
Hoofdstuk 6. Portolioanalyse..........................................................................................................15
Hoofdstuk 7. Kostenmanagement...................................................................................................18
Hoofdstuk 8. Marktonderzoek.........................................................................................................20
Hoofdstuk 9. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen.....................................................................28
Hoofdstuk 10. Categorieplan en aanbestedingskalender................................................................30
Hoofdstuk 11. Contractvormen.......................................................................................................32
Hoofdstuk 12. Aanbestedingswet en opdrachtormulering.............................................................54
Hoofdstuk 13. Procedures en procedurekeuzes..............................................................................56
Hoofdstuk 14. Aanbestedingsstrategie............................................................................................63
2
,Hoofdstuk 1. Begrippenkader Inkoop
Volgens welk organisatemodel is inkoop hier ingericht? Centraal, decentraal of gecoördineerd?
Centraal = strategische en tactsche taken zijn centraal belegd bij een inkoopafdeling of (bij een
kleine organisatee een inkoper; besluitvorming inzake strategische taken ligt bij het bestuur.
Operatonele taken kunnen zowel centraal als decentraal zijn belegd (indien decentraal zal de
inkoopafdeling hiervoor doorgaans ondersteuning biedene.
Decentraal = ieder organisateonderdeel is zelf geheel verantwoordelijk voor de uitvoering van
inkooptaken. Besluitvorming kan eventueel (bij organisate breed belange wel centraal belegd
worden. Er is geen afstemming met andere onderdelen over bijvoorbeeld gezamenlijke inkoop van
vergelijkbare producten en diensten.
Gecoördineerd = strategische en tactsche taken zijn decentraal belegd tenzij centraal voordeliger
is. Zowel centraal als decentraal inkopers en/of inkoopafdelingen mogelijk. Operatonele
inkooptaken zijn decentraal belegd eventueel centraal ondersteund met bestelsysteem.
o Vrijwillige coördinate = tussen verschillende inkoopgroepen worden allerlei
leveranciersgegevens uitgewisseld. Op basis hiervan kan de vestging of werkmaatschappij
zelf beslissen al dan niet in een jaarcontract te partciperen.
o Penvoerderschap (lead buyership) = jaarcontract wordt afgesloten door de vestging of
werkmaatschappij die als grootste gebruiker kan worden aangemerkt. De penvoerder
coördineert de jaarbehoefen van verschillende werkgroepen en voert hierover
onderhandelingen met leveranciers. De werkgroepen roepen naar behoefe rechtstreeks
tegen deze contracten af.
Lijnstaforganisate = leidinggevenden worden bijgestaan door stafafdelingen met
staffunctonarissen die het lijnmanagement adviseren en informeren. De werknemer staat direct of
indirect in verband met de leidinggevende en die weer met het lijnmanagement. Structuur is vooral
voor zeer grote internatonaal opererende ondernemingen die qua actviteiten sterk verschillen.
Ook bij de overheid komt deze organisatevorm voor.
Inkoopcombinate = bundelen van inkoopkracht van een organisate met andere organisates.
Wie is verantwoordelijk voor de inkooptaken en welke rol heef de afdeling inkoop?
Verantwoordelijk Rol inkoopafdeling
Goedkeuren Gemeenteraad Adviseur
inkoopbeleid College van B&W
Actueel houden van Inkoop bewaakt dit neemt Initator
inkoopbeleid initatef tot evaluate en
herziening
Besluit nemen inzake College van B&W Adviseur
zelf doen of
uitbesteden
Goedkeuren Opdrachtgever met mandaat Opsteller van de strategie
aanbestedingsstrategie voor de verplichtng trekker van het proces om tot
strategie te komen
Goedkeuren budget Opdrachtgever op basis van Verifiëren dat de goedkeuring er
voor in te kopen procurateregeling is alvorens aanbesteding te
producten diensten starten
en/of werken
Accorderen Opdrachtgever met procurate Opsteller van het besluit op
gunningsbesluit (mandaate voor de basis van resultaten
3
, verplichtng aanbesteding /
beoordelingsteam
Tips inzake de posite van de inkoopafdeling om het inkoop- en aanbestedingsbeleid na te leven,
bijvoorbeeld inkoop betrekken bij alle uitgaven boven de 50K.
- Communicate over het beleid (naar stakeholderse
- Informateve pagina op intranet
- Inkoopuitgaven inzichtelijk maken door middel van een spend analyse
- Uitleggen aan stakeholders wat inkooprechtmatgheid precies inhoudt
Ontwikkelstadia Inkoopfuncte (inkoopontwikkelingsmodel)
Fase 1 – Gericht op transacte
- Strategievorming en leveranciersmanagement uiterst intuïtef
- Toegevoegde waarde inkoopfuncte is realiseren van beschikbaarheid van goederen
- Inkopen staat gelijk aan bestellen vooral operatonele inkoop (uitvoerend administratefe
Weinig tot geen specifieke scholing en sterk taak georiënteerd
- Geen inkoopprocedures en inkoopoverzicht
- Gestuurd op basis van klachten
- Systemen (indien gebruikte vooral zelf ontwikkeld en logistek ingericht
Fase 2 – Commercieel gericht
- Inkoopfuncte en leveranciersmanagement vooral gericht op prijs
- Inkoop gaat een eigen afdeling vormen en inkoopfuncte functoneel specificeren
- Contracteren wordt één van de hoofdtaken
- Management houdt zich bezig met jaarplannen en focus op besparingen
- Gebruik maken van gescheiden zelf ontwikkelde systemen met prijsinformate
- Eenvoudige prestatemetngen betreffen prijs en leverprestate en metng van gerealiseerde
besparingen
- Inkoopstaf; operatonele en initële inkopers met relevante ervaring (vaardigheden vooral
zaken als onderhandelen en prijsanalyses
Fase 3 – Coördinate inkopen
- Rudimentaire strategische beleidsvorming gericht op interne coördinate van inkoop
- Naast prijs en kosten wordt inkoop gezien als beïnvloeder van het kwaliteitsniveau
- Leveranciersmanagement staat centraal synergievoordelen door bundelen inkoopkracht
- Gecentraliseerde inkoopafdeling
- Aandacht voor communicate en intente tot (internee samenwerking
- Geautomatseerde gescheiden systemen
- Pakket aan tools wordt steeds breder nadruk op gebruik inkoopportolio
4
, - Inkoopstaf is/wordt vakspecifiek opgeleid; analytsche vaardigheden kwaliteitsdenken en
communicate
Fase 4 – Interne integrate
- Procesoriëntate
- Naast prijs kosten en kwaliteit staat fexibiliteit centraal in inkoopfuncte
- Leveranciersmanagement aandacht naar enkele partners/leveranciers
- Structuur inkoopfuncte is centre led; operatonele inkoop verdwijnt in de lijn en wordt daar
ook aangestuurd
- Initële inkoopactviteiten vinden centraal plaats vaak cross functonele teams
- Verbeteractes richten zich op integrate inkoopproces in overige divisies nogal sterk intern-
en procesgericht
- Geautomatseerde systemen zijn geïntegreerd met andere disciplines en divisies maar nog
niet met die van leveranciers
- Metngen inkoopprestate door interne klantevredenheid/benchmark
- Inkoopstap bestaat uit inkopers met brede oriëntate en Hbo-niveau opleiding
- Vaardigheden; teambuilding conficthantering vergrotng van inzicht in specificatetraject
en visie op ondernemingsbelang op langere termijn
Fase 5 – Externe integrate
- Uitgesproken aanbestedingsstrategie met extra aandacht voor innovatviteit naast kosten
kwaliteit en fexibiliteit
- Inkoopfuncte focust extern op effecten van toeleveringsketen op alle resources
- Leveranciersmanagement is ketenmanagement geworden
- Veel aandacht voor involveren van ontwikkelpartners i.p.v. betrekken toeleveringspartners
- Verantwoordelijkheid initële inkoop bij multfunctonele teams die over verschillende
divisies en organisates heen gaan en functoneel worden aangestuurd
- Initeel inkopen niet meer op aparte afdeling maar verspreid in hele organisate
- Integrate met andere disciplines divisies en leveranciers is in volle gang om
ketenmanagement integraal aan te kunnen pakken
- Coördinate is extra sterk extern gericht
- Managementstjl is adviserend en toezichthoudend
- Cultuur inkoopfuncte is aandacht voor partcipate en democratsering
- Vaardigheden; inzicht en hanteren TCO strategisch keten denken leiderschap
- Systemen en databanken zijn geïntegreerd met partner leveranciers
Fase 6 – Integrate waardeketen
- Inkoopstrategie gebaseerd op realiseren van toegevoegde waarde uiteindelijke klant
- Oplossingen zoeken in afstemming tussen mogelijkheden op toeleveringsmarkten en
afzetmarkten
- Inkoopstrategie maakt deel uit van (of sterker nog; ise de businessstrategie
- Zowel voorwaartse als achterwaartse ketenbenadering beheersen totale waardeketen
- Toegevoegde waarde voor uiteindelijke klant vanuit totale waardeketendivisie op basis
daarvan behoefen en mogelijkheden van verschillende organisates detecteren en op elkaar
afstemmen in een zogenaamde virtual enterprise
- Verkoop- en inkoopfuncte zijn in de hele onderneming geïntegreerd en worden gebundeld
tot een virtuele afdeling functoneren is gebaseerd op gezamenlijke en gedeelde visie die
door alle organisateleden wordt gedragen
- Cultuur is intern ondernemerschap
- Vaardigheden; maken van waardeanalyses voor de hele keten men moet kennis hebben van
verkoopmarkten en in staat zijn problemen die zich op de markt voordoen op een slimme
manier op te lossen
5
1
,Inhoudsopgave
Hoofdstuk 1. Begrippenkader Inkoop................................................................................................3
Hoofdstuk 2. Publieke context en inkoopbeleid................................................................................8
Hoofdstuk 3. Inkoopbeleid en integriteit.........................................................................................10
Hoofdstuk 4. Spendanalyse..............................................................................................................12
Hoofdstuk 5. Rechtmatgheid..........................................................................................................14
Hoofdstuk 6. Portolioanalyse..........................................................................................................15
Hoofdstuk 7. Kostenmanagement...................................................................................................18
Hoofdstuk 8. Marktonderzoek.........................................................................................................20
Hoofdstuk 9. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen.....................................................................28
Hoofdstuk 10. Categorieplan en aanbestedingskalender................................................................30
Hoofdstuk 11. Contractvormen.......................................................................................................32
Hoofdstuk 12. Aanbestedingswet en opdrachtormulering.............................................................54
Hoofdstuk 13. Procedures en procedurekeuzes..............................................................................56
Hoofdstuk 14. Aanbestedingsstrategie............................................................................................63
2
,Hoofdstuk 1. Begrippenkader Inkoop
Volgens welk organisatemodel is inkoop hier ingericht? Centraal, decentraal of gecoördineerd?
Centraal = strategische en tactsche taken zijn centraal belegd bij een inkoopafdeling of (bij een
kleine organisatee een inkoper; besluitvorming inzake strategische taken ligt bij het bestuur.
Operatonele taken kunnen zowel centraal als decentraal zijn belegd (indien decentraal zal de
inkoopafdeling hiervoor doorgaans ondersteuning biedene.
Decentraal = ieder organisateonderdeel is zelf geheel verantwoordelijk voor de uitvoering van
inkooptaken. Besluitvorming kan eventueel (bij organisate breed belange wel centraal belegd
worden. Er is geen afstemming met andere onderdelen over bijvoorbeeld gezamenlijke inkoop van
vergelijkbare producten en diensten.
Gecoördineerd = strategische en tactsche taken zijn decentraal belegd tenzij centraal voordeliger
is. Zowel centraal als decentraal inkopers en/of inkoopafdelingen mogelijk. Operatonele
inkooptaken zijn decentraal belegd eventueel centraal ondersteund met bestelsysteem.
o Vrijwillige coördinate = tussen verschillende inkoopgroepen worden allerlei
leveranciersgegevens uitgewisseld. Op basis hiervan kan de vestging of werkmaatschappij
zelf beslissen al dan niet in een jaarcontract te partciperen.
o Penvoerderschap (lead buyership) = jaarcontract wordt afgesloten door de vestging of
werkmaatschappij die als grootste gebruiker kan worden aangemerkt. De penvoerder
coördineert de jaarbehoefen van verschillende werkgroepen en voert hierover
onderhandelingen met leveranciers. De werkgroepen roepen naar behoefe rechtstreeks
tegen deze contracten af.
Lijnstaforganisate = leidinggevenden worden bijgestaan door stafafdelingen met
staffunctonarissen die het lijnmanagement adviseren en informeren. De werknemer staat direct of
indirect in verband met de leidinggevende en die weer met het lijnmanagement. Structuur is vooral
voor zeer grote internatonaal opererende ondernemingen die qua actviteiten sterk verschillen.
Ook bij de overheid komt deze organisatevorm voor.
Inkoopcombinate = bundelen van inkoopkracht van een organisate met andere organisates.
Wie is verantwoordelijk voor de inkooptaken en welke rol heef de afdeling inkoop?
Verantwoordelijk Rol inkoopafdeling
Goedkeuren Gemeenteraad Adviseur
inkoopbeleid College van B&W
Actueel houden van Inkoop bewaakt dit neemt Initator
inkoopbeleid initatef tot evaluate en
herziening
Besluit nemen inzake College van B&W Adviseur
zelf doen of
uitbesteden
Goedkeuren Opdrachtgever met mandaat Opsteller van de strategie
aanbestedingsstrategie voor de verplichtng trekker van het proces om tot
strategie te komen
Goedkeuren budget Opdrachtgever op basis van Verifiëren dat de goedkeuring er
voor in te kopen procurateregeling is alvorens aanbesteding te
producten diensten starten
en/of werken
Accorderen Opdrachtgever met procurate Opsteller van het besluit op
gunningsbesluit (mandaate voor de basis van resultaten
3
, verplichtng aanbesteding /
beoordelingsteam
Tips inzake de posite van de inkoopafdeling om het inkoop- en aanbestedingsbeleid na te leven,
bijvoorbeeld inkoop betrekken bij alle uitgaven boven de 50K.
- Communicate over het beleid (naar stakeholderse
- Informateve pagina op intranet
- Inkoopuitgaven inzichtelijk maken door middel van een spend analyse
- Uitleggen aan stakeholders wat inkooprechtmatgheid precies inhoudt
Ontwikkelstadia Inkoopfuncte (inkoopontwikkelingsmodel)
Fase 1 – Gericht op transacte
- Strategievorming en leveranciersmanagement uiterst intuïtef
- Toegevoegde waarde inkoopfuncte is realiseren van beschikbaarheid van goederen
- Inkopen staat gelijk aan bestellen vooral operatonele inkoop (uitvoerend administratefe
Weinig tot geen specifieke scholing en sterk taak georiënteerd
- Geen inkoopprocedures en inkoopoverzicht
- Gestuurd op basis van klachten
- Systemen (indien gebruikte vooral zelf ontwikkeld en logistek ingericht
Fase 2 – Commercieel gericht
- Inkoopfuncte en leveranciersmanagement vooral gericht op prijs
- Inkoop gaat een eigen afdeling vormen en inkoopfuncte functoneel specificeren
- Contracteren wordt één van de hoofdtaken
- Management houdt zich bezig met jaarplannen en focus op besparingen
- Gebruik maken van gescheiden zelf ontwikkelde systemen met prijsinformate
- Eenvoudige prestatemetngen betreffen prijs en leverprestate en metng van gerealiseerde
besparingen
- Inkoopstaf; operatonele en initële inkopers met relevante ervaring (vaardigheden vooral
zaken als onderhandelen en prijsanalyses
Fase 3 – Coördinate inkopen
- Rudimentaire strategische beleidsvorming gericht op interne coördinate van inkoop
- Naast prijs en kosten wordt inkoop gezien als beïnvloeder van het kwaliteitsniveau
- Leveranciersmanagement staat centraal synergievoordelen door bundelen inkoopkracht
- Gecentraliseerde inkoopafdeling
- Aandacht voor communicate en intente tot (internee samenwerking
- Geautomatseerde gescheiden systemen
- Pakket aan tools wordt steeds breder nadruk op gebruik inkoopportolio
4
, - Inkoopstaf is/wordt vakspecifiek opgeleid; analytsche vaardigheden kwaliteitsdenken en
communicate
Fase 4 – Interne integrate
- Procesoriëntate
- Naast prijs kosten en kwaliteit staat fexibiliteit centraal in inkoopfuncte
- Leveranciersmanagement aandacht naar enkele partners/leveranciers
- Structuur inkoopfuncte is centre led; operatonele inkoop verdwijnt in de lijn en wordt daar
ook aangestuurd
- Initële inkoopactviteiten vinden centraal plaats vaak cross functonele teams
- Verbeteractes richten zich op integrate inkoopproces in overige divisies nogal sterk intern-
en procesgericht
- Geautomatseerde systemen zijn geïntegreerd met andere disciplines en divisies maar nog
niet met die van leveranciers
- Metngen inkoopprestate door interne klantevredenheid/benchmark
- Inkoopstap bestaat uit inkopers met brede oriëntate en Hbo-niveau opleiding
- Vaardigheden; teambuilding conficthantering vergrotng van inzicht in specificatetraject
en visie op ondernemingsbelang op langere termijn
Fase 5 – Externe integrate
- Uitgesproken aanbestedingsstrategie met extra aandacht voor innovatviteit naast kosten
kwaliteit en fexibiliteit
- Inkoopfuncte focust extern op effecten van toeleveringsketen op alle resources
- Leveranciersmanagement is ketenmanagement geworden
- Veel aandacht voor involveren van ontwikkelpartners i.p.v. betrekken toeleveringspartners
- Verantwoordelijkheid initële inkoop bij multfunctonele teams die over verschillende
divisies en organisates heen gaan en functoneel worden aangestuurd
- Initeel inkopen niet meer op aparte afdeling maar verspreid in hele organisate
- Integrate met andere disciplines divisies en leveranciers is in volle gang om
ketenmanagement integraal aan te kunnen pakken
- Coördinate is extra sterk extern gericht
- Managementstjl is adviserend en toezichthoudend
- Cultuur inkoopfuncte is aandacht voor partcipate en democratsering
- Vaardigheden; inzicht en hanteren TCO strategisch keten denken leiderschap
- Systemen en databanken zijn geïntegreerd met partner leveranciers
Fase 6 – Integrate waardeketen
- Inkoopstrategie gebaseerd op realiseren van toegevoegde waarde uiteindelijke klant
- Oplossingen zoeken in afstemming tussen mogelijkheden op toeleveringsmarkten en
afzetmarkten
- Inkoopstrategie maakt deel uit van (of sterker nog; ise de businessstrategie
- Zowel voorwaartse als achterwaartse ketenbenadering beheersen totale waardeketen
- Toegevoegde waarde voor uiteindelijke klant vanuit totale waardeketendivisie op basis
daarvan behoefen en mogelijkheden van verschillende organisates detecteren en op elkaar
afstemmen in een zogenaamde virtual enterprise
- Verkoop- en inkoopfuncte zijn in de hele onderneming geïntegreerd en worden gebundeld
tot een virtuele afdeling functoneren is gebaseerd op gezamenlijke en gedeelde visie die
door alle organisateleden wordt gedragen
- Cultuur is intern ondernemerschap
- Vaardigheden; maken van waardeanalyses voor de hele keten men moet kennis hebben van
verkoopmarkten en in staat zijn problemen die zich op de markt voordoen op een slimme
manier op te lossen
5
