Tess Veldboom
Proffesioneel Inkopen
1.1
De inkoopfunctie kan je als volgt omschrijven: het geheel van alle activiteiten die in organisaties
worden vervuld om producten van externe bronnen te betrekken. De producten moeten de juiste
kwaliteit, prijs en hoeveelheid hebben, en daarnaast op de juiste tijd geleverd worden.
In deze benadering kunnen we drie aspecten benadrukken:
- Een technisch aspect. Men moet beschikken over de juiste producten van de juiste kwaliteit.
- Een logistiek aspect. De producten moeten op de juiste tijd en plaats beschikbaar zijn.
- Een commercieel aspect. De producen moeten tegen de juiste prijs beschikbaar zijn.
Het vervullen van inkoopfuncties impliceert altijd een externe oriëntatie: inkopers moeten
nadrukkelijk oog hebben voor ontwikkelingen in de externe omgeving, zoals leveranciersmarkten.
Inkopers moeten hun externe oriëntatie altijd koppelen aan de interne oriëntatie. Professionele
inkoop vereist het zoeken naar evenwicht tussen de wensen van interne klanten en de eisen en het
belang van de organisatie als geheel.
De koopmotieven en koopdoelstellingen zijn nauw verbonden aan de bedrijfsvoering binnen de
organisatie: de goederen en diensten die men dient te kopen, moeten worden gebruikt ten behoeve
van de interne bedrijfsprocessen.
Voor belangrijkere of complexere aankopen werken inkopers altijd in teamverband. Een
koopbeslissing kan het nodige overleg en de nodige tijd vergen. De inkoper moet een specificaties
vaststellen, leveranciers onderzoeken, offertes opvragen en vergelijken, onderhandelingen voeren,
de keuze bepalen en uiteindelijk een contract opstellen.
Het belang van inkoop blijkt onder meer uit de waarde van het inkoopaandeel: de kosten van
ingekochte goederen en diensten ten opzichte van de kostprijs van de eindproducten. Inkopers zijn
van nature geïnteresseerd in kostenreductie en bezuinigingsmogelijkheden. Omdat iedere euro die
wordt bespaard, bijdraagt aan de winst.
Van Weele (2005) ziet voor de inkoopfunctie de volgende primaire taken en verantwoordelijkheden:
- Zorgen voor de continuïteit van het bedrijfsproces
- Het reduceren van inkoop gebonden kosten
- Verminderen van de strategische kwetsbaarheid op inkoopmarkten
- Het leveren van bijdragen aan technische product- en procesvernieuwing.
Moderne opvattingen over de inkoopfunctie stellen dat deze naadloos moet aansluiten op de
ondernemingsstrategie. Het belang van inkoop is dan ook gelegen in de manier waarop het bijdraagt
aan de concurrentiepositie op de eindmarkten waar de onderneming actief is.
David Burt stelt dat de inkoopfunctie van iedere organisatie kan worden geplaatst in een
vierfasenmodel.
- In de eerste fase is de inkoopfunctie niet meer dan een administratieve functie die laag
geplaatst is in de organisatie. Inkopers houden zich vooral bezig met het plaatsen en
afhandelen van orders in opdracht van gebruikers.
- In de tweede fase richt inkoop zich vooral op het sluiten van transacties. Inkoop wordt gezien
als een mechanische functie met oog voor meer commerciële aspecten.
- In de derde fase ontwikkelt inkoop zich tot een proactieve functie. Inkopers nemen
initiatieven, hebben een langetermijnvisie en nemen het voortouw in
leveranciersmanagement.
- In de vierde fase is inkoop een strategisch wapen in de concurrentiestrijd geworden, inkoop
is uit zijn schulp gekropen en veranderd in een ondernemende, extraverte bedrijfsfunctie:
een professionele strategische functie.
, Tess Veldboom
Inkopers binden zich aan strategische en operationele inkoopplannen, waarin doelstellingen,
taakstellingen en concrete activiteiten zijn geformuleerd. Volgens Burt bevinden verreweg de meeste
organisaties zich nog in het eerste of tweede stadium.
De fase waarin de inkoopfunctie zich bevindt, is mede afhankelijk van de visie van het
topmanagement. Van Weele stelt dat het management vier verschillende visies kan hebben op de
inkoopfunctie:
- Besteloriëntatie. Inkopers zijn verantwoordelijk voor het afhandelen van bestelorders. Ook
zien zij erop toe dat leveranciers tijdig leveren.
- Commerciële oriëntatie. Inkopers moeten aandacht besteden aan lage inkoopprijzen,
kostenreducties, kortingen, prijsonderhandelingen, enzovoort.
- Logistieke oriëntatie. Inkopers zijn verantwoordelijk voor het veiligstellen van de korte- en
lange termijn inkoopbehoeften.
- Strategische oriëntatie. Men onderkent dat inkoop bijdraagt aan de versterking van de
concurrentiepositie van de onderneming op haar eindmarkten.
De toenemende schaarste aan grondstoffen maken duidelijk dat bedrijven en overheidsorganisaties
steeds meer geconfronteerd zullen worden met de uitdagingen die zijn verbonden aan
duurzaamheid en duurzaam inkopen.
Klanten staan steeds vader kritischer tegenover fabrikanten die het niet nauw nemen met het milieu,
maar ook met de arbeidsomstandigheden van hun werknemers en de werknemers van hun
leveranciers. Duurzaam inkopen wil zeggen dat in alle fasen van het inkoopproces rekening wordt
gehouden met het milieu en sociale aspecten.
Inkopers gaan steeds meer letten op de herkomst van goederen. Het gebruik van een ecolabel wordt
gezien als een middel om het groene karakter van producten te waarborgen.
Duurzaam inkopen staat hoog op de agenda van veel bedrijven, maar ook op de beleidsagenda van
overheidsorganisaties. Door inkoop slim te combineren met taakgebieden van de lokale overheid
ontstaan verschillende mogelijkheden om duurzaam in te kopen. Budgethouders hebben geregeld
geen primaire focus op duurzaamheid, maar op financiële aspecten. Terwijl politici vooral de nadruk
leggen op externe stakeholders.
Vooral consumenten verwachten tegenwoordig van bedrijven steeds meer dat ze maatschappelijk
verantwoord ondernemen. Het imago van bedrijven kan enorm worden beschadigd als blijkt dat er
misstanden plaatsvinden bij de productie of bij de inkoop en leveranciers.
In 2002 kwamen Michael Braungart en William McDonough met Cradle to Cradle. Dit gaat verder dan
duurzaamheid, het is niet alleen recyclen. Bij recyclen wordt van tevoren geen rekening gehouden
met hergebruik. Bij C2C juist wel.
Binnen de grondstoffen kunnen we onderscheid maken tussen hernieuwbare grondstoffen (zoals
hout) en niet-hernieuwbare grondstoffen (zoals fossiele brandstoffen). De toenemende schaarste
aan grondstoffen en mineralen zal de economische ontwikkeling en welvaart sterk negatief
beïnvloeden.
Schaarste is niet alleen van een economisch probleem, maar ook een politiek probleem. Schaarse
grondstoffen en basismaterialen zijn steeds meer in handen gekomen van een beperkt aantal landen.
De fossiele brandstoffen raken op, dat is al jaren bekend. Organisaties en overheden proberen de
overstap te maken naar duurzame energievoorziening. Bedrijven moeten op zoek naar nieuwe
technologieën waarmee men minder afhankelijk is van fossiele energiedragers en schaarse
grondstoffen.
, Tess Veldboom
1.2
Binnen ieder inkoopproces kunnen we diverse fasen onderscheiden. Het procesmodel van Van
Weele is het bekendst. Dit inkoopproces onderscheidt de volgende zes hoofdfasen:
1. Specificeren
2. Selecteren (en offreren)
3. Contracteren (en onderhandelen)
4. Bestellen
5. Bewaken
6. Nazorg
Stap 1 2 en 3 horen bij tactische inkoop. De rest hoort bij operationele inkoop.
In de specificatiefase bepaalt men de behoefte. Dit gebeurt aan de hand van specificaties. We
onderscheiden zeven groepen eisen:
1. Functionele eisen. Exacte functies en gebruiksdoelen
2. Technische eisen. Kenmerken van materialen, afmetingen, gewicht.
3. Logistieke eisen. Levertijden, leverschema’s, transportwijze enzovoort.
4. Kwaliteitseisen. Normen, toleranties, inspecties, rapportages.
5. Commerciële eisen. Contractvorm, prijscondities, betalingswijze, leaseopties.
6. Milieuaspecten.
7. Sociale aspecten. Mensen- en arbeidersrechten
Het hangt van het product af, wie deze specificaties optelt. Dit is de inkoper, de verkoper of beiden in
wederzijds overleg. In deze fase kunnen ze hun professionaliteit en waarde bewijzen. Functionele en
resultaatgerichte specificaties geven meer inkoopmogelijkheden en betere inkoopresultaten.
Vertegenwoordigers leggen bijvoorbeeld contact met de technische dienst, dit met de bedoeling de
specificaties zodanig te beïnvloeden dat ze een betere uitgangspositie hebben dan hun
concurrenten. Dit verschijnsel staat bekend als back-door-seeling.
Als de aanbesteder een behoefte heeft waarvoor de oplossing niet goed in beeld is, dan kan de
concurrentiegerichte dialoog uitkomst bieden. De kern hiervan is dat de aanbesteder samen met
geselecteerde leveranciers tot de specificaties en de oplossing komt.
Een eenvoudige offerteaanvraag is niet meer dan een uitnodiging om een prijsopgave te doen. Naast
een offerteaanvraag is onderhandelen ook mogelijk. Beide kan ook. Veel bedrijven werken met een
voorkeurslijst van goedgekeurde leveranciers. Dit heeft de approved-vendor-list.
Prekwalificatie de eerste selectie leveranciers
Shortlist drie tot vijf leveranciers die de inkopende organisatie gaat gebruiken
Op basis van de offerte-evaluatie kan het nodig zijn om met de geselecteerde leveranciers verder te
onderhandelen over de uiteindelijke overeenkomst, prijs, enzovoort.
Het contract legt de wilsovereenstemming tussen de kopende organisatie en de leverancier zo goed
mogelijk vast. Het opstellen van contracten behoort tot de verantwoordelijkheid van de
inkoopafdeling.
Maverick buying medewerkers of afdelingen kopen in buiten de bestaande contracten om. Het
percentage dat onder contract wordt ingekocht, wordt ook wel de participatiegraad genoemd.
Contractenbeheer omvat het vastleggen, actualiseren en toegankelijk maken van
contractgegevens. Met deze gegevens kan men bepalen wanneer overleg voor een nieuw contract
kan worden gestart.
Nadat de order is geplaatst, wordt toegezien op het nakomen van de gemaakte afspraken. Belangrijk
onderdeel van de orderbewaking is het bewaken van de levertijden, de hoeveelheden en certificaten.
Proffesioneel Inkopen
1.1
De inkoopfunctie kan je als volgt omschrijven: het geheel van alle activiteiten die in organisaties
worden vervuld om producten van externe bronnen te betrekken. De producten moeten de juiste
kwaliteit, prijs en hoeveelheid hebben, en daarnaast op de juiste tijd geleverd worden.
In deze benadering kunnen we drie aspecten benadrukken:
- Een technisch aspect. Men moet beschikken over de juiste producten van de juiste kwaliteit.
- Een logistiek aspect. De producten moeten op de juiste tijd en plaats beschikbaar zijn.
- Een commercieel aspect. De producen moeten tegen de juiste prijs beschikbaar zijn.
Het vervullen van inkoopfuncties impliceert altijd een externe oriëntatie: inkopers moeten
nadrukkelijk oog hebben voor ontwikkelingen in de externe omgeving, zoals leveranciersmarkten.
Inkopers moeten hun externe oriëntatie altijd koppelen aan de interne oriëntatie. Professionele
inkoop vereist het zoeken naar evenwicht tussen de wensen van interne klanten en de eisen en het
belang van de organisatie als geheel.
De koopmotieven en koopdoelstellingen zijn nauw verbonden aan de bedrijfsvoering binnen de
organisatie: de goederen en diensten die men dient te kopen, moeten worden gebruikt ten behoeve
van de interne bedrijfsprocessen.
Voor belangrijkere of complexere aankopen werken inkopers altijd in teamverband. Een
koopbeslissing kan het nodige overleg en de nodige tijd vergen. De inkoper moet een specificaties
vaststellen, leveranciers onderzoeken, offertes opvragen en vergelijken, onderhandelingen voeren,
de keuze bepalen en uiteindelijk een contract opstellen.
Het belang van inkoop blijkt onder meer uit de waarde van het inkoopaandeel: de kosten van
ingekochte goederen en diensten ten opzichte van de kostprijs van de eindproducten. Inkopers zijn
van nature geïnteresseerd in kostenreductie en bezuinigingsmogelijkheden. Omdat iedere euro die
wordt bespaard, bijdraagt aan de winst.
Van Weele (2005) ziet voor de inkoopfunctie de volgende primaire taken en verantwoordelijkheden:
- Zorgen voor de continuïteit van het bedrijfsproces
- Het reduceren van inkoop gebonden kosten
- Verminderen van de strategische kwetsbaarheid op inkoopmarkten
- Het leveren van bijdragen aan technische product- en procesvernieuwing.
Moderne opvattingen over de inkoopfunctie stellen dat deze naadloos moet aansluiten op de
ondernemingsstrategie. Het belang van inkoop is dan ook gelegen in de manier waarop het bijdraagt
aan de concurrentiepositie op de eindmarkten waar de onderneming actief is.
David Burt stelt dat de inkoopfunctie van iedere organisatie kan worden geplaatst in een
vierfasenmodel.
- In de eerste fase is de inkoopfunctie niet meer dan een administratieve functie die laag
geplaatst is in de organisatie. Inkopers houden zich vooral bezig met het plaatsen en
afhandelen van orders in opdracht van gebruikers.
- In de tweede fase richt inkoop zich vooral op het sluiten van transacties. Inkoop wordt gezien
als een mechanische functie met oog voor meer commerciële aspecten.
- In de derde fase ontwikkelt inkoop zich tot een proactieve functie. Inkopers nemen
initiatieven, hebben een langetermijnvisie en nemen het voortouw in
leveranciersmanagement.
- In de vierde fase is inkoop een strategisch wapen in de concurrentiestrijd geworden, inkoop
is uit zijn schulp gekropen en veranderd in een ondernemende, extraverte bedrijfsfunctie:
een professionele strategische functie.
, Tess Veldboom
Inkopers binden zich aan strategische en operationele inkoopplannen, waarin doelstellingen,
taakstellingen en concrete activiteiten zijn geformuleerd. Volgens Burt bevinden verreweg de meeste
organisaties zich nog in het eerste of tweede stadium.
De fase waarin de inkoopfunctie zich bevindt, is mede afhankelijk van de visie van het
topmanagement. Van Weele stelt dat het management vier verschillende visies kan hebben op de
inkoopfunctie:
- Besteloriëntatie. Inkopers zijn verantwoordelijk voor het afhandelen van bestelorders. Ook
zien zij erop toe dat leveranciers tijdig leveren.
- Commerciële oriëntatie. Inkopers moeten aandacht besteden aan lage inkoopprijzen,
kostenreducties, kortingen, prijsonderhandelingen, enzovoort.
- Logistieke oriëntatie. Inkopers zijn verantwoordelijk voor het veiligstellen van de korte- en
lange termijn inkoopbehoeften.
- Strategische oriëntatie. Men onderkent dat inkoop bijdraagt aan de versterking van de
concurrentiepositie van de onderneming op haar eindmarkten.
De toenemende schaarste aan grondstoffen maken duidelijk dat bedrijven en overheidsorganisaties
steeds meer geconfronteerd zullen worden met de uitdagingen die zijn verbonden aan
duurzaamheid en duurzaam inkopen.
Klanten staan steeds vader kritischer tegenover fabrikanten die het niet nauw nemen met het milieu,
maar ook met de arbeidsomstandigheden van hun werknemers en de werknemers van hun
leveranciers. Duurzaam inkopen wil zeggen dat in alle fasen van het inkoopproces rekening wordt
gehouden met het milieu en sociale aspecten.
Inkopers gaan steeds meer letten op de herkomst van goederen. Het gebruik van een ecolabel wordt
gezien als een middel om het groene karakter van producten te waarborgen.
Duurzaam inkopen staat hoog op de agenda van veel bedrijven, maar ook op de beleidsagenda van
overheidsorganisaties. Door inkoop slim te combineren met taakgebieden van de lokale overheid
ontstaan verschillende mogelijkheden om duurzaam in te kopen. Budgethouders hebben geregeld
geen primaire focus op duurzaamheid, maar op financiële aspecten. Terwijl politici vooral de nadruk
leggen op externe stakeholders.
Vooral consumenten verwachten tegenwoordig van bedrijven steeds meer dat ze maatschappelijk
verantwoord ondernemen. Het imago van bedrijven kan enorm worden beschadigd als blijkt dat er
misstanden plaatsvinden bij de productie of bij de inkoop en leveranciers.
In 2002 kwamen Michael Braungart en William McDonough met Cradle to Cradle. Dit gaat verder dan
duurzaamheid, het is niet alleen recyclen. Bij recyclen wordt van tevoren geen rekening gehouden
met hergebruik. Bij C2C juist wel.
Binnen de grondstoffen kunnen we onderscheid maken tussen hernieuwbare grondstoffen (zoals
hout) en niet-hernieuwbare grondstoffen (zoals fossiele brandstoffen). De toenemende schaarste
aan grondstoffen en mineralen zal de economische ontwikkeling en welvaart sterk negatief
beïnvloeden.
Schaarste is niet alleen van een economisch probleem, maar ook een politiek probleem. Schaarse
grondstoffen en basismaterialen zijn steeds meer in handen gekomen van een beperkt aantal landen.
De fossiele brandstoffen raken op, dat is al jaren bekend. Organisaties en overheden proberen de
overstap te maken naar duurzame energievoorziening. Bedrijven moeten op zoek naar nieuwe
technologieën waarmee men minder afhankelijk is van fossiele energiedragers en schaarse
grondstoffen.
, Tess Veldboom
1.2
Binnen ieder inkoopproces kunnen we diverse fasen onderscheiden. Het procesmodel van Van
Weele is het bekendst. Dit inkoopproces onderscheidt de volgende zes hoofdfasen:
1. Specificeren
2. Selecteren (en offreren)
3. Contracteren (en onderhandelen)
4. Bestellen
5. Bewaken
6. Nazorg
Stap 1 2 en 3 horen bij tactische inkoop. De rest hoort bij operationele inkoop.
In de specificatiefase bepaalt men de behoefte. Dit gebeurt aan de hand van specificaties. We
onderscheiden zeven groepen eisen:
1. Functionele eisen. Exacte functies en gebruiksdoelen
2. Technische eisen. Kenmerken van materialen, afmetingen, gewicht.
3. Logistieke eisen. Levertijden, leverschema’s, transportwijze enzovoort.
4. Kwaliteitseisen. Normen, toleranties, inspecties, rapportages.
5. Commerciële eisen. Contractvorm, prijscondities, betalingswijze, leaseopties.
6. Milieuaspecten.
7. Sociale aspecten. Mensen- en arbeidersrechten
Het hangt van het product af, wie deze specificaties optelt. Dit is de inkoper, de verkoper of beiden in
wederzijds overleg. In deze fase kunnen ze hun professionaliteit en waarde bewijzen. Functionele en
resultaatgerichte specificaties geven meer inkoopmogelijkheden en betere inkoopresultaten.
Vertegenwoordigers leggen bijvoorbeeld contact met de technische dienst, dit met de bedoeling de
specificaties zodanig te beïnvloeden dat ze een betere uitgangspositie hebben dan hun
concurrenten. Dit verschijnsel staat bekend als back-door-seeling.
Als de aanbesteder een behoefte heeft waarvoor de oplossing niet goed in beeld is, dan kan de
concurrentiegerichte dialoog uitkomst bieden. De kern hiervan is dat de aanbesteder samen met
geselecteerde leveranciers tot de specificaties en de oplossing komt.
Een eenvoudige offerteaanvraag is niet meer dan een uitnodiging om een prijsopgave te doen. Naast
een offerteaanvraag is onderhandelen ook mogelijk. Beide kan ook. Veel bedrijven werken met een
voorkeurslijst van goedgekeurde leveranciers. Dit heeft de approved-vendor-list.
Prekwalificatie de eerste selectie leveranciers
Shortlist drie tot vijf leveranciers die de inkopende organisatie gaat gebruiken
Op basis van de offerte-evaluatie kan het nodig zijn om met de geselecteerde leveranciers verder te
onderhandelen over de uiteindelijke overeenkomst, prijs, enzovoort.
Het contract legt de wilsovereenstemming tussen de kopende organisatie en de leverancier zo goed
mogelijk vast. Het opstellen van contracten behoort tot de verantwoordelijkheid van de
inkoopafdeling.
Maverick buying medewerkers of afdelingen kopen in buiten de bestaande contracten om. Het
percentage dat onder contract wordt ingekocht, wordt ook wel de participatiegraad genoemd.
Contractenbeheer omvat het vastleggen, actualiseren en toegankelijk maken van
contractgegevens. Met deze gegevens kan men bepalen wanneer overleg voor een nieuw contract
kan worden gestart.
Nadat de order is geplaatst, wordt toegezien op het nakomen van de gemaakte afspraken. Belangrijk
onderdeel van de orderbewaking is het bewaken van de levertijden, de hoeveelheden en certificaten.
