Zo organiseer je een evenement
Samenvatting
Een evenement is een georganiseerde gebeurtenis voor een publiek of voor deelnemers. Om iets een
evenement te noemen moet het een bepaalde omvang hebben.
Er zijn verschillende redenen dat een evenement wordt georganiseerd;
o Het evenement kan georganiseerd worden met een commercieel doel. Mensen hebben
tegenwoordig meer vrije tijd, daarbij is een evenement een vorm van vrijetijdsbesteding. De
organisator verdient aan het evenement. Bijvoorbeeld: kermissen, woonbeurzen en
popconcerten.
o Het evenement kan georganiseerd zodat een organisatie zichzelf op de voorgrond te
plaatsen. Bijvoorbeeld: De gemeente wil door het organiseren van een evenement zichzelf op
de kaart zetten als toeristische trekpleister.
o Het evenement kan georganiseerd zijn als middel om organisaties in leven te houden.
Bijvoorbeeld: Een sportvereniging organiseert een jubileum om zo leden en oud-leden
betrokken te houden.
o Het evenement kan ook georganiseerd zijn met als doel om cultuur en kennis te verspreiden.
Bijvoorbeeld: Een museum organiseert een speciale tentoonstelling om kunst onder de
aandacht van een groot publiek te brengen.
Evenementen zijn ook op verschillende manieren in te delen;
o Doel. Bijvoorbeeld: Een kennismaking en informatieoverdracht; congressen, lezingen,
beurzen etc.
o Doelgroep. Bijvoorbeeld: Bedrijven, consumenten of medewerkers.
o Winstoogmerk; met of zonder. Bijvoorbeeld: Met winstoogmerk; een beurs voor 50-plusser
georganiseerd door een evenementenbureau. Zonder winstoogmerk; Een rommelmarkt
georganiseerd door de kerk, waarbij de opbrengst naar een goed doel gaat.
o Een interne of externe opdrachtgever. Bijvoorbeeld: Interne opdrachtgever; de directie vraagt
je een personeelsfeest te organiseren. Externe opdrachtgever; als organisatiebureau krijg je
de opdracht een open dag voor een bedrijf te organiseren.
o Een besloten of een publieksevenement. Bijvoorbeeld: Besloten evenement; een
personeelsfeest. Publieksevenement; een popconcert of beurs. Hierbij heb je ook vaak te
maken met vergunningen, politie, brandweer en beveiliging.
o Naar grootte. Bijvoorbeeld: een kleine braderie in je woonwijk of een enorm evenement als
de Olympische Spelen.
Bezoekers hebben vaak hoge verwachtingen van een evenement. Ze zoeken steeds vaker een
beleving. Het evenement moet een beleving vormen, waarbij het gaat om de innerlijke ervaring.
Deze beleving ontstaat, wanneer de zintuigen van de bezoeker op een bepaalde manier geprikkeld
worden. De bezoeker moet iets bijzonders kunnen zien, horen, proeven of ruiken. Denk bijvoorbeeld
aan The Color Run.
Een evenement met een beleving zorgt voor spanning en opwinding; de beleving zorgt voor
verbinding met de bezoeker.
Probeer te verassen, laat de bezoeker iets mee maken wat hij nog nooit heeft meegemaakt, laat een
onvergetelijke indruk achter. Zorg er wel voor dat het evenement uitvoerbaar blijft en vraag je af of
de beleving ook echt voorziet in een behoefte bij de bezoeker van je evenement. Bovendien is het
belangrijk dat het idee van je evenement in lijn ligt met de bedrijfscultuur en het gewenste imago van
de opdrachtgever van het event.
,Om een succesvol evenement te kunnen organiseren moet je over de juiste competenties
beschikken; creativiteit, methodisch werken, improvisatievermogen, samenwerken, regie houden,
inlevingsvermogen, omgaan met weerstanden, onderhandelen, financieel inzicht, ‘gevoel’ voor
publiciteit en communiceren.
De verschillende partijen die betrokken zijn bij een evenement worden ook wel stakeholders
genoemd. Een stakeholder is een persoon, een bedrijf of een groep mensen die direct of indirect
betrokken is bij je evenement.
De verschillende stakeholders die bij een evenement direct of indirect betrokken kunnen zijn;
o Opdrachtgever
o Deelnemers
o Sponsors
o Donateurs
o Overheid
o Omwonende
o Leveranciers
o Personeel locatiebeheerder
o Locatiebeheerder
o Vrijwilligers
o Bezoekers
Specifieke aandachtspunten voor een zakelijk event
Voor een zakelijk event is het van belang dat het event een bijdrage lever aan één of meer
bedrijfsdoelstellingen en aansluit bij het imago en cultuur van het bedrijf. Een opdrachtgever is zich
hiervan vaak onvoldoende bewust. Probeer dit onder de aandacht te brengen bij je opdrachtgever.
Denk hierbij aan:
o Wat is het belang van het evenement voor het bedrijf? Probeer duidelijk te maken wat de
toegevoegde waarde is van het evenement. Een zakelijk opdrachtgever wil geen evenement
organiseren dat geen (duidelijke) link heeft met de bedrijfsvoering.
o Past het evenement binnen de bedrijfsdoelstellingen van het bedrijf? Bijvoorbeeld: Bij het
organiseren van een evenement voor mensen met schuld problemen, past er geen
evenement met een heel luxe en duur diner.
o Wat is de bijdrage van het evenement aan een of meerdere bedrijfsdoelstellingen?
Bijvoorbeeld: Een organisatie wilt vijf procent meet omzet realiseren. Een evenement voor
klanten en potentiële klanten kan hier een bijdrage aan leveren.
o Past het evenement bij het gewenste imago van het bedrijf? Bijvoorbeeld: Een goed
voorbeeld hiervan is de Nieuwjaarsduik i.c.m. Unox.
o Past het evenement bij de cultuur van het bedrijf? Bijvoorbeeld: Bij een informeel bedrijf,
past geen evenement waarbij verlangt wordt chique gekleed te komen.
o Past het evenement in de marketingmix van het bedrijf? De marketingmix is de combinatie
van instrumenten die een organisatie kan gebruiken voor het invullen van haar
marketingstrategie. Onderdeel van de marketingmix is promotie. Hieronder valt de
communicatie van een bedrijf gericht op het stimuleren van de verkoop. Een evenement kan
voor een bedrijf onderdeel zijn van zijn promotiebeleid.
o Zijn de risico’s van het evenement voor de organisatie geïnventariseerd en zijn er
maatregelen genomen om deze risico’s te beheersen? Gebruik hiervoor een risicoanalyse
(komt later aan bod).
, Hybride event
Een hybride event bestaat uit twee onderdelen, een live gedeelte (het event zelf) en een online
gedeelte waarbij gasten van een afstand aan het event deelnemen. Bijvoorbeeld: Een bedrijf met
vestegingen in verschillende landen, dat een event organiseert om zijn nieuwe producten te
introduceren. Niet alle medewerkers krijgen de gelegenheid dit event bij te wonen, omdat dit te duur
is. Via een live video stream kunnen die medewerkers toch deelgenoot zijn van het event. Om echter
daadwerkelijk over een hybride vorm te kunnen spreken, moet het online gedeelte van je event meer
zijn dan alleen maar een live video stream. Er is meer interactie nodig, denk bijvoorbeeld aan het
stellen van vragen aan de spreker.
Samenvatting
Een evenement is een georganiseerde gebeurtenis voor een publiek of voor deelnemers. Om iets een
evenement te noemen moet het een bepaalde omvang hebben.
Er zijn verschillende redenen dat een evenement wordt georganiseerd;
o Het evenement kan georganiseerd worden met een commercieel doel. Mensen hebben
tegenwoordig meer vrije tijd, daarbij is een evenement een vorm van vrijetijdsbesteding. De
organisator verdient aan het evenement. Bijvoorbeeld: kermissen, woonbeurzen en
popconcerten.
o Het evenement kan georganiseerd zodat een organisatie zichzelf op de voorgrond te
plaatsen. Bijvoorbeeld: De gemeente wil door het organiseren van een evenement zichzelf op
de kaart zetten als toeristische trekpleister.
o Het evenement kan georganiseerd zijn als middel om organisaties in leven te houden.
Bijvoorbeeld: Een sportvereniging organiseert een jubileum om zo leden en oud-leden
betrokken te houden.
o Het evenement kan ook georganiseerd zijn met als doel om cultuur en kennis te verspreiden.
Bijvoorbeeld: Een museum organiseert een speciale tentoonstelling om kunst onder de
aandacht van een groot publiek te brengen.
Evenementen zijn ook op verschillende manieren in te delen;
o Doel. Bijvoorbeeld: Een kennismaking en informatieoverdracht; congressen, lezingen,
beurzen etc.
o Doelgroep. Bijvoorbeeld: Bedrijven, consumenten of medewerkers.
o Winstoogmerk; met of zonder. Bijvoorbeeld: Met winstoogmerk; een beurs voor 50-plusser
georganiseerd door een evenementenbureau. Zonder winstoogmerk; Een rommelmarkt
georganiseerd door de kerk, waarbij de opbrengst naar een goed doel gaat.
o Een interne of externe opdrachtgever. Bijvoorbeeld: Interne opdrachtgever; de directie vraagt
je een personeelsfeest te organiseren. Externe opdrachtgever; als organisatiebureau krijg je
de opdracht een open dag voor een bedrijf te organiseren.
o Een besloten of een publieksevenement. Bijvoorbeeld: Besloten evenement; een
personeelsfeest. Publieksevenement; een popconcert of beurs. Hierbij heb je ook vaak te
maken met vergunningen, politie, brandweer en beveiliging.
o Naar grootte. Bijvoorbeeld: een kleine braderie in je woonwijk of een enorm evenement als
de Olympische Spelen.
Bezoekers hebben vaak hoge verwachtingen van een evenement. Ze zoeken steeds vaker een
beleving. Het evenement moet een beleving vormen, waarbij het gaat om de innerlijke ervaring.
Deze beleving ontstaat, wanneer de zintuigen van de bezoeker op een bepaalde manier geprikkeld
worden. De bezoeker moet iets bijzonders kunnen zien, horen, proeven of ruiken. Denk bijvoorbeeld
aan The Color Run.
Een evenement met een beleving zorgt voor spanning en opwinding; de beleving zorgt voor
verbinding met de bezoeker.
Probeer te verassen, laat de bezoeker iets mee maken wat hij nog nooit heeft meegemaakt, laat een
onvergetelijke indruk achter. Zorg er wel voor dat het evenement uitvoerbaar blijft en vraag je af of
de beleving ook echt voorziet in een behoefte bij de bezoeker van je evenement. Bovendien is het
belangrijk dat het idee van je evenement in lijn ligt met de bedrijfscultuur en het gewenste imago van
de opdrachtgever van het event.
,Om een succesvol evenement te kunnen organiseren moet je over de juiste competenties
beschikken; creativiteit, methodisch werken, improvisatievermogen, samenwerken, regie houden,
inlevingsvermogen, omgaan met weerstanden, onderhandelen, financieel inzicht, ‘gevoel’ voor
publiciteit en communiceren.
De verschillende partijen die betrokken zijn bij een evenement worden ook wel stakeholders
genoemd. Een stakeholder is een persoon, een bedrijf of een groep mensen die direct of indirect
betrokken is bij je evenement.
De verschillende stakeholders die bij een evenement direct of indirect betrokken kunnen zijn;
o Opdrachtgever
o Deelnemers
o Sponsors
o Donateurs
o Overheid
o Omwonende
o Leveranciers
o Personeel locatiebeheerder
o Locatiebeheerder
o Vrijwilligers
o Bezoekers
Specifieke aandachtspunten voor een zakelijk event
Voor een zakelijk event is het van belang dat het event een bijdrage lever aan één of meer
bedrijfsdoelstellingen en aansluit bij het imago en cultuur van het bedrijf. Een opdrachtgever is zich
hiervan vaak onvoldoende bewust. Probeer dit onder de aandacht te brengen bij je opdrachtgever.
Denk hierbij aan:
o Wat is het belang van het evenement voor het bedrijf? Probeer duidelijk te maken wat de
toegevoegde waarde is van het evenement. Een zakelijk opdrachtgever wil geen evenement
organiseren dat geen (duidelijke) link heeft met de bedrijfsvoering.
o Past het evenement binnen de bedrijfsdoelstellingen van het bedrijf? Bijvoorbeeld: Bij het
organiseren van een evenement voor mensen met schuld problemen, past er geen
evenement met een heel luxe en duur diner.
o Wat is de bijdrage van het evenement aan een of meerdere bedrijfsdoelstellingen?
Bijvoorbeeld: Een organisatie wilt vijf procent meet omzet realiseren. Een evenement voor
klanten en potentiële klanten kan hier een bijdrage aan leveren.
o Past het evenement bij het gewenste imago van het bedrijf? Bijvoorbeeld: Een goed
voorbeeld hiervan is de Nieuwjaarsduik i.c.m. Unox.
o Past het evenement bij de cultuur van het bedrijf? Bijvoorbeeld: Bij een informeel bedrijf,
past geen evenement waarbij verlangt wordt chique gekleed te komen.
o Past het evenement in de marketingmix van het bedrijf? De marketingmix is de combinatie
van instrumenten die een organisatie kan gebruiken voor het invullen van haar
marketingstrategie. Onderdeel van de marketingmix is promotie. Hieronder valt de
communicatie van een bedrijf gericht op het stimuleren van de verkoop. Een evenement kan
voor een bedrijf onderdeel zijn van zijn promotiebeleid.
o Zijn de risico’s van het evenement voor de organisatie geïnventariseerd en zijn er
maatregelen genomen om deze risico’s te beheersen? Gebruik hiervoor een risicoanalyse
(komt later aan bod).
, Hybride event
Een hybride event bestaat uit twee onderdelen, een live gedeelte (het event zelf) en een online
gedeelte waarbij gasten van een afstand aan het event deelnemen. Bijvoorbeeld: Een bedrijf met
vestegingen in verschillende landen, dat een event organiseert om zijn nieuwe producten te
introduceren. Niet alle medewerkers krijgen de gelegenheid dit event bij te wonen, omdat dit te duur
is. Via een live video stream kunnen die medewerkers toch deelgenoot zijn van het event. Om echter
daadwerkelijk over een hybride vorm te kunnen spreken, moet het online gedeelte van je event meer
zijn dan alleen maar een live video stream. Er is meer interactie nodig, denk bijvoorbeeld aan het
stellen van vragen aan de spreker.
