Hoofdstuk 10 Behoefte identificeren
Zonder de inkoopfunctie kom je als interne klant ook op je bestemming alleen duurt
het wat langer en kost het wat meer tijd en dus geld. Het is zaak voor de inkoper om
zijn toegevoegde waarde bij de klant duidelijk te maken en daarvoor moet je naar de
klant toe gaan.
Klantmanagement
Klantmanagement wordt ook wel accountmanagement genoemd. Van een accountmanager
in de verkoop wordt verwacht dat hij door een goede acquisitie en goed relatiebeheer een
grote omzet genereert voor het bedrijf.
Voor een inkoper geldt tegenwoordig hetzelfde, maar dan richting interne klant. Via
acquisitie en relatiebeheer probeert de inkoopmanager of inkoper inkoopvolume bij
de inkoopafdeling onder te brengen. Het is daarom zinnig om de tactieken die de
verkoper bij jou als inkoper toepast, ook voor je interne klantcontact in te zetten.
Accountplanning: nooit van gehoord!
De tegenwoordige accountmanager acteert op een hoog niveau. Een accountmanager levert
een kwantitatieve bijdrage in de vorm van bezoeken en aantallen uitgebrachte offertes. Ook
kwalitatief-inhoudelijk staat hij inmiddels zijn mannetje, omdat hij accountplanning toepast.
Dat kan een inkoper ook doen.
Wat accountplanning precies inhoudt:
- Verzamelen, opslaan en benutten van relevante interne klantinformatie
- In kaart brengen van inkoopmogelijkheden bij de betreffende interne klant op korte,
middellange en langere termijn
- Formuleren van kwantitatieve en kwalitatieve doelstellingen ten aanzien van de
interne klant
- Bepalen en prioriteitenstellen van acties en activiteiten om die doelstellingen te
realiseren
- Evalueren van de voortgang, rapporteren hierover en herzien van een accountplan of
accountstrategie
Inkoopaccountplanning is dus het op gestructureerde en doelgerichte wijze benutten van de
inkoopmogelijkheden bij een klant, waarbij je de te volgen accountstrategie en de
bijbehorende onderliggende informatie vastlegt in een inkoopaccountplan. Dit voorkomt dat
een inkoper als kip zonder kop acteert binnen zijn eigen organisatie.
Informatie vormt de basis van klantcontact
Het ‘meten is weten’ is ook hier van toepassing. Je zult eerst gegevens moeten verzamelen
en deze daarna analyseren, voordat je bij een interne klant kunt aankloppen. Doe je dit niet,
dan krijg je ze als inkoper links en rechts om de oren en wordt het een moeilijke zaak de
interne klant te overtuigen van de noodzaak om jou in te schakelen.
Bij de analyse concentreer je je op het verleden, heden en de toekomst:
- Analyse inkoopvolume (verleden)
- Analyse contractuele verplichtingen (heden)
- Analyse budgetten (toekomst)
Analyse inkoopvolume, het verleden
, Op basis van een analyse van de uitgaven van je interne klant per afdeling (spend-analyse),
wordt inzichtelijk hoe belangrijk de interne klant is voor de resultaten van de organisatie. Het
inkoopvolume bepaalt ook hoeveel aandacht je aan een klant moet besteden. Als een groot
deel van het inkoopvolume nog buiten de reikwijdte van de inkoopafdeling valt, zul je je in
eerste instantie moeten richten op het binnenhalen van dit inkoopvolume.
Wees je ervan bewust dat je de informatie over het inkoopvolume uit de
crediteurenadministratie haalt en dat deze gegevens afkomstig zijn uit het verleden. Je kunt
hiermee niet 1-op-1 conclusies trekken voor de toekomst.
Waarschijnlijk is alleen een analyse van het inkoopvolume bij de interne klant en bij diens
onderdelen niet toereikend. Je zult dieper moeten gaan: het analyseren van de product- en
dienstgroepen (inkoopsegmenten), waar de interne klant binnen zijn verschillende
onderdelen geld aan uitgeeft. Dit is een commodity-analyse.
Analyse contractuele verplichtingen, het heden
Als er sprake is van budgethouders met veel eigen verantwoordelijkheid, bestaat het risico
dat er meerdere contracten bestaan voor dezelfde producten en diensten met alle nadelige
gevolgen van dien.
Voor het uitvoeren van goed accountmanagement, is het nodig om duidelijkheid te
krijgen over de bestaande contractuele verplichtingen en de duur hiervan. Dit
betekent heel wezenlijk dat je contracten die verspreid over de organisatie zijn
opgeslagen, op een centrale plek fysiek en digitaal verzamelt, vastlegt en analyseert.
Als je geen centrale contractregistratie hebt, vereist dit de langste doorlooptijd van het
gegevens verzamelen.
De contractuele verplichtingen bieden je het zuiverste beeld van al het analysemateriaal,
omdat het een weergave is van het heden. Je kunt in de contracten terugvinden wat er in
het verleden afgesproken is over de huidige producten of diensten en hun afname.
Analyse goedgekeurde budgetten, de toekomst
Na de analyses van inkoopvolume en contracten, richt je je op de toekomst en ga je
budgetten van de interne klant inventariseren en analyseren. Ieder najaar stellen de
afdelingen en het (financieel)management in onderling overleg de budgetten vast voor het
komende jaar.
Over het algemeen krijgt een inkoper inzage in de budgetten als ze al zijn opgesteld en kan
hij op basis daarvan vaststellen waar een interne klant het geld aan uit gaat geven. Dit geldt
zowel voor de exploitatiekosten als voor de investeringskosten. Met name de inzage in de
investeringen is voor een inkoper van belang, omdat de gevolgen van te dure investeringen
voor een langere periode van invloed zijn op het resultaat van een organisatie.
In een ideale situatie betrekt een interne klant de inkoper al bij het opstellen van de
budgetten. Je voorkomt hiermee dat je als organisatie jezelf voor de gek houdt en
besparingen of overschrijdingen gaat realiseren op budgetten die zonder deskundige
inkoopkennis zijn vastgesteld.
Intakegesprek als start voor een langdurige relatie
Nu de informatie uit de verschillende analyses beschikbaar is, kun je de regiefunctie vanuit
de inkooporganisatie verder vervullen.
De mondigheid en deskundigheid van interne klanten is op veel terreinen toegenomen
en dus ook op het gebied van inkoop. inkoop is een serieus vak en in deze tijd worden
de meeste investeringen beoordeeld op toegevoegde waarde en rendement.
Zonder de inkoopfunctie kom je als interne klant ook op je bestemming alleen duurt
het wat langer en kost het wat meer tijd en dus geld. Het is zaak voor de inkoper om
zijn toegevoegde waarde bij de klant duidelijk te maken en daarvoor moet je naar de
klant toe gaan.
Klantmanagement
Klantmanagement wordt ook wel accountmanagement genoemd. Van een accountmanager
in de verkoop wordt verwacht dat hij door een goede acquisitie en goed relatiebeheer een
grote omzet genereert voor het bedrijf.
Voor een inkoper geldt tegenwoordig hetzelfde, maar dan richting interne klant. Via
acquisitie en relatiebeheer probeert de inkoopmanager of inkoper inkoopvolume bij
de inkoopafdeling onder te brengen. Het is daarom zinnig om de tactieken die de
verkoper bij jou als inkoper toepast, ook voor je interne klantcontact in te zetten.
Accountplanning: nooit van gehoord!
De tegenwoordige accountmanager acteert op een hoog niveau. Een accountmanager levert
een kwantitatieve bijdrage in de vorm van bezoeken en aantallen uitgebrachte offertes. Ook
kwalitatief-inhoudelijk staat hij inmiddels zijn mannetje, omdat hij accountplanning toepast.
Dat kan een inkoper ook doen.
Wat accountplanning precies inhoudt:
- Verzamelen, opslaan en benutten van relevante interne klantinformatie
- In kaart brengen van inkoopmogelijkheden bij de betreffende interne klant op korte,
middellange en langere termijn
- Formuleren van kwantitatieve en kwalitatieve doelstellingen ten aanzien van de
interne klant
- Bepalen en prioriteitenstellen van acties en activiteiten om die doelstellingen te
realiseren
- Evalueren van de voortgang, rapporteren hierover en herzien van een accountplan of
accountstrategie
Inkoopaccountplanning is dus het op gestructureerde en doelgerichte wijze benutten van de
inkoopmogelijkheden bij een klant, waarbij je de te volgen accountstrategie en de
bijbehorende onderliggende informatie vastlegt in een inkoopaccountplan. Dit voorkomt dat
een inkoper als kip zonder kop acteert binnen zijn eigen organisatie.
Informatie vormt de basis van klantcontact
Het ‘meten is weten’ is ook hier van toepassing. Je zult eerst gegevens moeten verzamelen
en deze daarna analyseren, voordat je bij een interne klant kunt aankloppen. Doe je dit niet,
dan krijg je ze als inkoper links en rechts om de oren en wordt het een moeilijke zaak de
interne klant te overtuigen van de noodzaak om jou in te schakelen.
Bij de analyse concentreer je je op het verleden, heden en de toekomst:
- Analyse inkoopvolume (verleden)
- Analyse contractuele verplichtingen (heden)
- Analyse budgetten (toekomst)
Analyse inkoopvolume, het verleden
, Op basis van een analyse van de uitgaven van je interne klant per afdeling (spend-analyse),
wordt inzichtelijk hoe belangrijk de interne klant is voor de resultaten van de organisatie. Het
inkoopvolume bepaalt ook hoeveel aandacht je aan een klant moet besteden. Als een groot
deel van het inkoopvolume nog buiten de reikwijdte van de inkoopafdeling valt, zul je je in
eerste instantie moeten richten op het binnenhalen van dit inkoopvolume.
Wees je ervan bewust dat je de informatie over het inkoopvolume uit de
crediteurenadministratie haalt en dat deze gegevens afkomstig zijn uit het verleden. Je kunt
hiermee niet 1-op-1 conclusies trekken voor de toekomst.
Waarschijnlijk is alleen een analyse van het inkoopvolume bij de interne klant en bij diens
onderdelen niet toereikend. Je zult dieper moeten gaan: het analyseren van de product- en
dienstgroepen (inkoopsegmenten), waar de interne klant binnen zijn verschillende
onderdelen geld aan uitgeeft. Dit is een commodity-analyse.
Analyse contractuele verplichtingen, het heden
Als er sprake is van budgethouders met veel eigen verantwoordelijkheid, bestaat het risico
dat er meerdere contracten bestaan voor dezelfde producten en diensten met alle nadelige
gevolgen van dien.
Voor het uitvoeren van goed accountmanagement, is het nodig om duidelijkheid te
krijgen over de bestaande contractuele verplichtingen en de duur hiervan. Dit
betekent heel wezenlijk dat je contracten die verspreid over de organisatie zijn
opgeslagen, op een centrale plek fysiek en digitaal verzamelt, vastlegt en analyseert.
Als je geen centrale contractregistratie hebt, vereist dit de langste doorlooptijd van het
gegevens verzamelen.
De contractuele verplichtingen bieden je het zuiverste beeld van al het analysemateriaal,
omdat het een weergave is van het heden. Je kunt in de contracten terugvinden wat er in
het verleden afgesproken is over de huidige producten of diensten en hun afname.
Analyse goedgekeurde budgetten, de toekomst
Na de analyses van inkoopvolume en contracten, richt je je op de toekomst en ga je
budgetten van de interne klant inventariseren en analyseren. Ieder najaar stellen de
afdelingen en het (financieel)management in onderling overleg de budgetten vast voor het
komende jaar.
Over het algemeen krijgt een inkoper inzage in de budgetten als ze al zijn opgesteld en kan
hij op basis daarvan vaststellen waar een interne klant het geld aan uit gaat geven. Dit geldt
zowel voor de exploitatiekosten als voor de investeringskosten. Met name de inzage in de
investeringen is voor een inkoper van belang, omdat de gevolgen van te dure investeringen
voor een langere periode van invloed zijn op het resultaat van een organisatie.
In een ideale situatie betrekt een interne klant de inkoper al bij het opstellen van de
budgetten. Je voorkomt hiermee dat je als organisatie jezelf voor de gek houdt en
besparingen of overschrijdingen gaat realiseren op budgetten die zonder deskundige
inkoopkennis zijn vastgesteld.
Intakegesprek als start voor een langdurige relatie
Nu de informatie uit de verschillende analyses beschikbaar is, kun je de regiefunctie vanuit
de inkooporganisatie verder vervullen.
De mondigheid en deskundigheid van interne klanten is op veel terreinen toegenomen
en dus ook op het gebied van inkoop. inkoop is een serieus vak en in deze tijd worden
de meeste investeringen beoordeeld op toegevoegde waarde en rendement.
