Hoofdstuk 3: Excelprincipes
Paragraaf 1: De sleutel van een Excelmodel: Linken
Een link in Excel is een verwijzing in een cel (de broncel) naar de inhoud van een andere cel (de doelcel). Een
link wordt gebruikt om het resultaat van de broncel in de doelcel of doelberekening over te nemen. Het is de
belangrijkste schakel in het bouwen van een Excelmodel.
Een relatieve link is een standaardinstelling.
Je herkent een link zo: de inhoud van een formulebalk begint met een =-teken: een link is een berekening en
vervolgens wordt – al dan niet voorafgegaan door een formule of functie – een celverwijzing toegevoegd.
Het opmaakprincipe: In een werkblad zie je niet aan niet-actieve cellen of het invoer of berekeningen betreft.
Daarom brengt de ontwerper door middel van de opmaak onderscheid aan tussen diverse functionaliteiten.
Je houdt het volgende in de gaten:
Je gebruikt stijlen niet door elkaar.
Je communiceert met de gebruiker over de betekenis van de stijlen.
Probeer bij elk model dezelfde stijlen te gebruiken.
Paragraaf 2: De vulgreep om snel gegevens te kopiëren
Twee redenen waarom je niet getallen gebruikt maar celreferenties:
Het is voor de gebruiker eenvoudiger om waarden in een cel aan te passen dan de formule in de Editmode
te plaatsen en vervolgens in de formule de waarden aan te passen. Per definitie moet een gebruiker nooit
een cel in Editmode hoeven te plaatsen.
Kopiëren is niet zonder meer mogelijk, omdat er geen linken naar cellen zijn.
Formuleprincipes: In formules gebruik je altijd een link naar een cel, nooit een getal of tekst. Gebruik je een
getal of tekst, dan levert jouw model in aan flexibiliteit.
Paragraaf 3: Een absolute verwijzing in een link, het gebruik van het $-teken
Absolute link: linken naar variabelen (bv BTW).
Je herkent een absolute verwijzing aan het dollarteken in de link. Voor Excel betekent dit dat de link aan die
verwijzing gekoppeld blijft en bij het kopiëren niet wordt aangepast.
Er zijn drie varianten:
Absoluut naar de gehele verwijzing van de cel ($A$1)
Absoluut naar de rijverwijzing (A$1)
Absoluut naar de kolomverwijzing ($A1)
Je denkt alleen na over de begrippen absolute en relatieve linken als je de doelcel met de link kopieert. Pas dan
is de variabele of vaste positie van de broncel van belang.
, Paragraaf 4: Informatie bouwen door middel van een Excelbereik
Gegevens die bij elkaar horen, plaats je bij elkaar. Daar staat geen blanco rij of blanco kolom tussen: het is een
aaneengesloten gebied. Een Excelbereik omvat altijd een rechthoek. Berekeningen plaats je nooit tussen
gegevens, maar in aparte bereiken.
Een Excelbereik bestaat uit een aaneengesloten gebied. Het bereik wordt gedefinieerd door de eerste lege regel
onder en boven de gegevens en de eerste lege kolom links en rechts naast de gegevens. Excel richt zich op
bereiken, die staan in kolommen. De bovenste regel van het bereik bevat geen gegevens, maar informatie over
de inhoud van de kolom.
Het inconsistentieprincipe bepaalt dat in een Excelbereik berekeningen met dezelfde structuur identiek zijn.
Controleer je een berekening in een bereik, dan weet je dat alle andere berekeningen in dit bereik identiek zijn.
Je maakt geen onderscheid tussen invoer en berekeningen, omdat je alleen het resultaat ziet.
Paragraaf 5: Het onderscheiden van hiërarchie
Een hiërarchie is een manier om personen, objecten of gegevens te ordenen volgens asymmetrische relaties
daartussen, waarbij meerderen met minderen worden verbonden. Deze activiteit wordt ook wel classificatie
genoemd.
Hiërarchie is het aanbrengen van een scheiding tussen de hoogste hiërarchie (de berekende totalen) en de
lagere hiërarchie (de details van de gegevens). De gebruiker focuste zich op de hoofdlijnen en zoom vervolgens
naar wens in op details.
Het hiërarchieprincipe betekent dat in een Excelmodel de totalen in de hoogste hiërarchie altijd op een vaste
plek in het model staan. Dit is alleen te bereiken als deze gegevens linksboven in het werkblad worden geplaatst.
Het invoegen van kolommen en rijen in de ondergelegen lage hiërarchie heeft verder geen invloed op de positie
van de resultaten.
Paragraaf 6: Redundantie (dubbele invoer) voorkomen
Redundantie betekent dat gelijke variabelen in meerdere cellen voorkomen. Bijwerken van de variabelen houdt
dus meerdere gelijke handelingen in. Redundantie sta je nooit toe in jouw Excelmodel. Naast de consequenties
voor de beheersbaarheid, is redundantie eveneens een oorzaak van inefficiënte en een potentiële bron van
fouten. Invoer kent wel redundantie.
Vuistregel is dat variabelen die de gebruiker niet mag wijzigen, geplaatst worden in een blad SysVar. Dit blad is
tijdens de levenscyclus (gebruikersfase) van het model verborgen. Variabelen die de gebruiker mag wijzigen,
plaats je in een gebruikersbladen Variabelen.
Paragraaf 7: Het compact maken van uitvoer
Het blad Uitvoer is het eerste blad dat je, in je rol als ontwerper, analyseert. In dit blad vertaal je de vraagstelling
in wat de gebruiker wil zien. Het blad Uitvoer is het laatste blad dat je, in je rol als ontwerper/bouwer, samenstelt.
Je kunt dit blad namelijk alleen samenstellen als je de berekende invoer ter beschikking hebt.
Het uitvoerprincipe is het streven om het overzicht in het blad Uitvoer zodanig compact te maken dat het past
op 1 vel A4.
Paragraaf 1: De sleutel van een Excelmodel: Linken
Een link in Excel is een verwijzing in een cel (de broncel) naar de inhoud van een andere cel (de doelcel). Een
link wordt gebruikt om het resultaat van de broncel in de doelcel of doelberekening over te nemen. Het is de
belangrijkste schakel in het bouwen van een Excelmodel.
Een relatieve link is een standaardinstelling.
Je herkent een link zo: de inhoud van een formulebalk begint met een =-teken: een link is een berekening en
vervolgens wordt – al dan niet voorafgegaan door een formule of functie – een celverwijzing toegevoegd.
Het opmaakprincipe: In een werkblad zie je niet aan niet-actieve cellen of het invoer of berekeningen betreft.
Daarom brengt de ontwerper door middel van de opmaak onderscheid aan tussen diverse functionaliteiten.
Je houdt het volgende in de gaten:
Je gebruikt stijlen niet door elkaar.
Je communiceert met de gebruiker over de betekenis van de stijlen.
Probeer bij elk model dezelfde stijlen te gebruiken.
Paragraaf 2: De vulgreep om snel gegevens te kopiëren
Twee redenen waarom je niet getallen gebruikt maar celreferenties:
Het is voor de gebruiker eenvoudiger om waarden in een cel aan te passen dan de formule in de Editmode
te plaatsen en vervolgens in de formule de waarden aan te passen. Per definitie moet een gebruiker nooit
een cel in Editmode hoeven te plaatsen.
Kopiëren is niet zonder meer mogelijk, omdat er geen linken naar cellen zijn.
Formuleprincipes: In formules gebruik je altijd een link naar een cel, nooit een getal of tekst. Gebruik je een
getal of tekst, dan levert jouw model in aan flexibiliteit.
Paragraaf 3: Een absolute verwijzing in een link, het gebruik van het $-teken
Absolute link: linken naar variabelen (bv BTW).
Je herkent een absolute verwijzing aan het dollarteken in de link. Voor Excel betekent dit dat de link aan die
verwijzing gekoppeld blijft en bij het kopiëren niet wordt aangepast.
Er zijn drie varianten:
Absoluut naar de gehele verwijzing van de cel ($A$1)
Absoluut naar de rijverwijzing (A$1)
Absoluut naar de kolomverwijzing ($A1)
Je denkt alleen na over de begrippen absolute en relatieve linken als je de doelcel met de link kopieert. Pas dan
is de variabele of vaste positie van de broncel van belang.
, Paragraaf 4: Informatie bouwen door middel van een Excelbereik
Gegevens die bij elkaar horen, plaats je bij elkaar. Daar staat geen blanco rij of blanco kolom tussen: het is een
aaneengesloten gebied. Een Excelbereik omvat altijd een rechthoek. Berekeningen plaats je nooit tussen
gegevens, maar in aparte bereiken.
Een Excelbereik bestaat uit een aaneengesloten gebied. Het bereik wordt gedefinieerd door de eerste lege regel
onder en boven de gegevens en de eerste lege kolom links en rechts naast de gegevens. Excel richt zich op
bereiken, die staan in kolommen. De bovenste regel van het bereik bevat geen gegevens, maar informatie over
de inhoud van de kolom.
Het inconsistentieprincipe bepaalt dat in een Excelbereik berekeningen met dezelfde structuur identiek zijn.
Controleer je een berekening in een bereik, dan weet je dat alle andere berekeningen in dit bereik identiek zijn.
Je maakt geen onderscheid tussen invoer en berekeningen, omdat je alleen het resultaat ziet.
Paragraaf 5: Het onderscheiden van hiërarchie
Een hiërarchie is een manier om personen, objecten of gegevens te ordenen volgens asymmetrische relaties
daartussen, waarbij meerderen met minderen worden verbonden. Deze activiteit wordt ook wel classificatie
genoemd.
Hiërarchie is het aanbrengen van een scheiding tussen de hoogste hiërarchie (de berekende totalen) en de
lagere hiërarchie (de details van de gegevens). De gebruiker focuste zich op de hoofdlijnen en zoom vervolgens
naar wens in op details.
Het hiërarchieprincipe betekent dat in een Excelmodel de totalen in de hoogste hiërarchie altijd op een vaste
plek in het model staan. Dit is alleen te bereiken als deze gegevens linksboven in het werkblad worden geplaatst.
Het invoegen van kolommen en rijen in de ondergelegen lage hiërarchie heeft verder geen invloed op de positie
van de resultaten.
Paragraaf 6: Redundantie (dubbele invoer) voorkomen
Redundantie betekent dat gelijke variabelen in meerdere cellen voorkomen. Bijwerken van de variabelen houdt
dus meerdere gelijke handelingen in. Redundantie sta je nooit toe in jouw Excelmodel. Naast de consequenties
voor de beheersbaarheid, is redundantie eveneens een oorzaak van inefficiënte en een potentiële bron van
fouten. Invoer kent wel redundantie.
Vuistregel is dat variabelen die de gebruiker niet mag wijzigen, geplaatst worden in een blad SysVar. Dit blad is
tijdens de levenscyclus (gebruikersfase) van het model verborgen. Variabelen die de gebruiker mag wijzigen,
plaats je in een gebruikersbladen Variabelen.
Paragraaf 7: Het compact maken van uitvoer
Het blad Uitvoer is het eerste blad dat je, in je rol als ontwerper, analyseert. In dit blad vertaal je de vraagstelling
in wat de gebruiker wil zien. Het blad Uitvoer is het laatste blad dat je, in je rol als ontwerper/bouwer, samenstelt.
Je kunt dit blad namelijk alleen samenstellen als je de berekende invoer ter beschikking hebt.
Het uitvoerprincipe is het streven om het overzicht in het blad Uitvoer zodanig compact te maken dat het past
op 1 vel A4.
