,Voorwoord
Mijn naam is Karst en ik volg de 1-jarige NCOI-opleiding hbo-management. Ik ben sinds 2022
Werkzaam bij X waar ik begonnen ben als planner en ik sinds 2024 ben aangesteld als supervisor
voor de afdeling routegebonden vervoer. Mijn afdeling verzorgt het vervoer voor kinderen naar
speciaal onderwijs en het vervoer voor jongeren en ouderen naar dagbesteding of dagbehandeling.
Ik stuur het team aan en lever wekelijks rapportages op. Mede omdat ik van collega naar
leidinggevende ben gegaan heb ik ervoor gekozen om de één jarige opleiding HBO Management te
gaan volgen. Mijn doel is om de kennis die ik met deze opleiding op doe in te zetten om mijn team zo
goed mogelijk aan te sturen en als organisatie te groeien.
Deze moduleopdracht is ter afsluiting van een onderdeel van mijn opleiding “HBO Management”, de
module “Managementvaardigheden”. De opdracht beschrijft de implementatie van een nieuwe applicatie
voor de afdeling planning. Vervolgens wordt de opdracht afgesloten met een zelfreflectie
van mijn eigen managementvaardigheden vergeleken met de omschreven gewenste
managementvaardigheden gevolgd door een omschrijving van wat dit betekent voor mijn persoonlijke
ontwikkeling.
Deze moduleopdracht schrijf ik ook voor het management van X met als doel ter ondersteuning van
de implementatie van een nieuwe applicatie. Omdat het een doorlopend proces is heb ik gebruik
gemaakt van de PDCA-cyclus met als achterliggend doel: hoe krijgen we onze (ervaren) medewerkers
enthousiast voor het nieuwe systeem en betrokken bij de daarbij behorende nieuwe werkwijze.
,Samenvatting
X is een regiecentrale die in opdracht van 9 gemeenten en in samenwerking met een gecontracteerde
taxibedrijven (nader te noemen als vervoerders) het vervoer verzorgt voor onze kwetsbare
medemens. Het concept van een regiecentrale is als volgt: de betrokken gemeenten zijn
verantwoordelijk voor het aanleveren van een kloppende en duidelijke vervoersopdracht richting X .
Dit gebeurt op basis van de aanvraag die zij ontvangen van of namens een reizigers. X is vervolgens
verantwoordelijk voor het inplannen van de reizigers en communiceert dit met de contracteerde
vervoerder(s). X bestaat inmiddels 5 jaar en heeft als organisatie een enorm zware start gehad. Zoals
ze zeggen “vertrouwen komt te voet en gaat te paard”. Doordat er het afgelopen jaar al enorme
stappen zijn gezet op het gebied van klantgerichtheid, communicatie en systemen is er besloten om
naar een meer geautomatiseerde werkwijze te gaan.
In het eerste deel van mijn moduleopdracht omschrijf ik een praktijksituatie die op het moment in
beweging is en die concrete consequenties heeft voor mijn team. De omschreven praktijksituatie is
de implementatie van een nieuwe applicatie voor het maken van de planning. In mijn beschrijving
geef ik aan wat het probleem is dat ten grondslag ligt aan de nieuwe ontwikkeling, ik ligt de
besluitvorming toe, wat de gevolgen zijn en welke managementvaardigheden er van belang zijn. Al
deze aspecten onderbouw ik met de kennis die ik heb opgedaan tijdens de module
“managementvaardigheden”. Het probleem wat ten grondslag ligt is het mutatieproces. Hiermee
bedoeling het proces vanaf de aanmelding tot aan de uitvoering. Een proces als dit wat vanzelf zou
moeten gaan, is op dit moment nog een zeer bewerkelijk doordat er veel handmatige handelingen
verricht moeten worden. Dit is zeer foutgevoelig en daarbij gaat de informatie op dit moment over te
veel schijven.
In hoofdstuk drie neem ik u mee in het proces van de implementatie. Hierbij heb ik gebruik gemaakt
van de PDCAkwaliteitscirkel van Deming Eppink, Melker, & Tack. (2011). Bouwstenen van
management en organisatie (vierde editie). Hilversum, Nederland: Concept uitgeefgroep. De vier
punten: plan, do, check en act zijn hierin uitgewerkt. Wat is de huidige situatie en waar willen we
naartoe, wat is hiervoor nodig en hoe verloopt het geplande proces. Er is gekozen om door te
bouwen op één van de huidige systemen. Dit vanwege kostenbesparing en de ontwikkelaar was zelf
ook op zoek naar een volledig pakket met meerdere mogelijkheden. De nieuwe planmodule biedt de
mogelijkheid voor een automatische planner. Dit heeft als gevolg dat er geen data-entry fouten
voorkomen, directe communicatie met de vervoerders en gemeenten en een goede aansluiting op
het voortraject.
Hoofdstuk vier beschrijft de aandachtsgebieden om managementniveau en benoemt de nodige
managementvaardigheden die van belang kunnen zijn voor een goed verloop van de implementatie.
De medewerkers zijn door hun ervaringen met de systemen binnen de organisatie en het vakgebied
deels sceptisch en terughoudend over de nieuw planmodule. Het is dus aan het management de taak
om de medewerkers klaar te stomen voor de nieuwe ontwikkelingen en ze hierin mee te nemen.
Tot slot zal ik eindigen met een kritische zelfreflectie waarin ik omschrijf wat de nodige
managementvaardigheden betekenen voor mijn persoonlijke ontwikkeling.
, Inhoud
Hoofdstuk 1 Inleiding.............................................................................................................................5
1.1 Organisatiebeschrijving................................................................................................................5
1.2 Organisatiecultuur........................................................................................................................5
Hoofdstuk 2 Implementatie nieuwe applicatie.......................................................................................6
2.1 Situatiebeschrijving.......................................................................................................................6
2.2 Mogelijke consequenties..............................................................................................................6
Hoofdstuk 3 Procesbeschrijving.............................................................................................................7
3.1 Plan (afspreken)............................................................................................................................7
3.2 Do (doen, het realiseren en registreren van de output)...............................................................7
3.3 Check (evalueren).........................................................................................................................7
3.4 Act (bijstellen, evalueren en ingrijpen).........................................................................................8
3.5 Besluitvorming..............................................................................................................................8
3.5.1 Probleemstelling....................................................................................................................8
3.5.2 Oplossingsrichting..................................................................................................................8
3.5.3 Kiezen....................................................................................................................................9
3.3 Rolverdeling..................................................................................................................................9
3.3 Communicatie aandachtspunten................................................................................................10
Hoofdstuk 4 Management aandachtspunten en vaardigheden...........................................................11
4.1 Management aandachtspunten..................................................................................................11
4.2 Managementvaardigheden........................................................................................................11
Hoofdstuk 5 Zelfreflectie......................................................................................................................12
5.1 Vergelijking managementvaardigheden.....................................................................................12
Literatuurlijst........................................................................................................................................14
Bijlage 1: Cultuurtypering Quinn en Cameron......................................................................................15
Bijlage 2: PDCA-cyclus X........................................................................................................................16
Bijlage 3: RACI model............................................................................................................................16
Bijlage 4: Big-five persoonlijkheidstest.................................................................................................17
Mijn naam is Karst en ik volg de 1-jarige NCOI-opleiding hbo-management. Ik ben sinds 2022
Werkzaam bij X waar ik begonnen ben als planner en ik sinds 2024 ben aangesteld als supervisor
voor de afdeling routegebonden vervoer. Mijn afdeling verzorgt het vervoer voor kinderen naar
speciaal onderwijs en het vervoer voor jongeren en ouderen naar dagbesteding of dagbehandeling.
Ik stuur het team aan en lever wekelijks rapportages op. Mede omdat ik van collega naar
leidinggevende ben gegaan heb ik ervoor gekozen om de één jarige opleiding HBO Management te
gaan volgen. Mijn doel is om de kennis die ik met deze opleiding op doe in te zetten om mijn team zo
goed mogelijk aan te sturen en als organisatie te groeien.
Deze moduleopdracht is ter afsluiting van een onderdeel van mijn opleiding “HBO Management”, de
module “Managementvaardigheden”. De opdracht beschrijft de implementatie van een nieuwe applicatie
voor de afdeling planning. Vervolgens wordt de opdracht afgesloten met een zelfreflectie
van mijn eigen managementvaardigheden vergeleken met de omschreven gewenste
managementvaardigheden gevolgd door een omschrijving van wat dit betekent voor mijn persoonlijke
ontwikkeling.
Deze moduleopdracht schrijf ik ook voor het management van X met als doel ter ondersteuning van
de implementatie van een nieuwe applicatie. Omdat het een doorlopend proces is heb ik gebruik
gemaakt van de PDCA-cyclus met als achterliggend doel: hoe krijgen we onze (ervaren) medewerkers
enthousiast voor het nieuwe systeem en betrokken bij de daarbij behorende nieuwe werkwijze.
,Samenvatting
X is een regiecentrale die in opdracht van 9 gemeenten en in samenwerking met een gecontracteerde
taxibedrijven (nader te noemen als vervoerders) het vervoer verzorgt voor onze kwetsbare
medemens. Het concept van een regiecentrale is als volgt: de betrokken gemeenten zijn
verantwoordelijk voor het aanleveren van een kloppende en duidelijke vervoersopdracht richting X .
Dit gebeurt op basis van de aanvraag die zij ontvangen van of namens een reizigers. X is vervolgens
verantwoordelijk voor het inplannen van de reizigers en communiceert dit met de contracteerde
vervoerder(s). X bestaat inmiddels 5 jaar en heeft als organisatie een enorm zware start gehad. Zoals
ze zeggen “vertrouwen komt te voet en gaat te paard”. Doordat er het afgelopen jaar al enorme
stappen zijn gezet op het gebied van klantgerichtheid, communicatie en systemen is er besloten om
naar een meer geautomatiseerde werkwijze te gaan.
In het eerste deel van mijn moduleopdracht omschrijf ik een praktijksituatie die op het moment in
beweging is en die concrete consequenties heeft voor mijn team. De omschreven praktijksituatie is
de implementatie van een nieuwe applicatie voor het maken van de planning. In mijn beschrijving
geef ik aan wat het probleem is dat ten grondslag ligt aan de nieuwe ontwikkeling, ik ligt de
besluitvorming toe, wat de gevolgen zijn en welke managementvaardigheden er van belang zijn. Al
deze aspecten onderbouw ik met de kennis die ik heb opgedaan tijdens de module
“managementvaardigheden”. Het probleem wat ten grondslag ligt is het mutatieproces. Hiermee
bedoeling het proces vanaf de aanmelding tot aan de uitvoering. Een proces als dit wat vanzelf zou
moeten gaan, is op dit moment nog een zeer bewerkelijk doordat er veel handmatige handelingen
verricht moeten worden. Dit is zeer foutgevoelig en daarbij gaat de informatie op dit moment over te
veel schijven.
In hoofdstuk drie neem ik u mee in het proces van de implementatie. Hierbij heb ik gebruik gemaakt
van de PDCAkwaliteitscirkel van Deming Eppink, Melker, & Tack. (2011). Bouwstenen van
management en organisatie (vierde editie). Hilversum, Nederland: Concept uitgeefgroep. De vier
punten: plan, do, check en act zijn hierin uitgewerkt. Wat is de huidige situatie en waar willen we
naartoe, wat is hiervoor nodig en hoe verloopt het geplande proces. Er is gekozen om door te
bouwen op één van de huidige systemen. Dit vanwege kostenbesparing en de ontwikkelaar was zelf
ook op zoek naar een volledig pakket met meerdere mogelijkheden. De nieuwe planmodule biedt de
mogelijkheid voor een automatische planner. Dit heeft als gevolg dat er geen data-entry fouten
voorkomen, directe communicatie met de vervoerders en gemeenten en een goede aansluiting op
het voortraject.
Hoofdstuk vier beschrijft de aandachtsgebieden om managementniveau en benoemt de nodige
managementvaardigheden die van belang kunnen zijn voor een goed verloop van de implementatie.
De medewerkers zijn door hun ervaringen met de systemen binnen de organisatie en het vakgebied
deels sceptisch en terughoudend over de nieuw planmodule. Het is dus aan het management de taak
om de medewerkers klaar te stomen voor de nieuwe ontwikkelingen en ze hierin mee te nemen.
Tot slot zal ik eindigen met een kritische zelfreflectie waarin ik omschrijf wat de nodige
managementvaardigheden betekenen voor mijn persoonlijke ontwikkeling.
, Inhoud
Hoofdstuk 1 Inleiding.............................................................................................................................5
1.1 Organisatiebeschrijving................................................................................................................5
1.2 Organisatiecultuur........................................................................................................................5
Hoofdstuk 2 Implementatie nieuwe applicatie.......................................................................................6
2.1 Situatiebeschrijving.......................................................................................................................6
2.2 Mogelijke consequenties..............................................................................................................6
Hoofdstuk 3 Procesbeschrijving.............................................................................................................7
3.1 Plan (afspreken)............................................................................................................................7
3.2 Do (doen, het realiseren en registreren van de output)...............................................................7
3.3 Check (evalueren).........................................................................................................................7
3.4 Act (bijstellen, evalueren en ingrijpen).........................................................................................8
3.5 Besluitvorming..............................................................................................................................8
3.5.1 Probleemstelling....................................................................................................................8
3.5.2 Oplossingsrichting..................................................................................................................8
3.5.3 Kiezen....................................................................................................................................9
3.3 Rolverdeling..................................................................................................................................9
3.3 Communicatie aandachtspunten................................................................................................10
Hoofdstuk 4 Management aandachtspunten en vaardigheden...........................................................11
4.1 Management aandachtspunten..................................................................................................11
4.2 Managementvaardigheden........................................................................................................11
Hoofdstuk 5 Zelfreflectie......................................................................................................................12
5.1 Vergelijking managementvaardigheden.....................................................................................12
Literatuurlijst........................................................................................................................................14
Bijlage 1: Cultuurtypering Quinn en Cameron......................................................................................15
Bijlage 2: PDCA-cyclus X........................................................................................................................16
Bijlage 3: RACI model............................................................................................................................16
Bijlage 4: Big-five persoonlijkheidstest.................................................................................................17
